– Epost tar mye av vår tid i hverdagen. Vi er på mange måter tatt på senga av den informajonsmengden det innebærer, og mangler gode rutiner for å håndtere det og bruke det mer effektivt, sier Jørn Kippersund til Teknisk Ukeblad.
Han holder foredrag om hvordan man skal få kontroll på epostinnboksen.
Tabbe nummer 1: Lese eposten og la den ligge
Kippersund sier at den vanligste tabben vi gjør er å lese en epost for deretter å la den ligge uten å gjøre oss helt ferdige med den.
– Vi vil da støte borti den igjen og igjen i innboksen, og med det bruke unødig tid og energi på den. I tillegg mister du da oversikten over hvilke eposter som trenger oppfølging fra deg.
Han oppfordrer til å se på hver e-post i innboksen som en egen oppgave.
– Du kan enten arkivere eller slette meldingen helst allerede fra første gangen du leser eposten. Du gjør det enda lettere for deg selv om du i tillegg bruker filter-funksjonen i epost-programmet til å holde uviktig epost som for eksempel nyhetsbrev helt utenfor innboksen, forklarer e-posteksperten.
Les også: 6 årsaker som kan forklare hvorfor du ikke fikk jobben
Tabbe nummer 2: La deg forstyrre av eposten
Den andre tabben er at vi lar eposten avbryte oss hele tiden.
– Skru av push-varselet på mobilen og datamaskinen slik at du ikke blir avbrutt i arbeidet ditt. Jeg anbefaler til og med å lukke hele epostprogrammet og heller håndtere det i dedikerte økter.
Kippersund sier at det gir muligheten til å være effektiv når man først setter av tiden til å svare på eposter.
– Håndterer du den delvis mens du egentlig gjør andre ting vil du samlet sett bruke langt mer tid på eposten og i tillegg trolig glippe på enkeltoppgaver, sier Kippersund.
Les også: Slik gjør du deg attraktiv på LinkedIn
Tabbe nummer 3: Sende til for mange
Den tredje tabben er at man ikke tenker seg godt om før man sender eposten.
– Trenger du virkelig å sende en epost, eller kan du heller benytte deg av delingsplattformer, som for eksempel intranettet, CRM-systemet eller prosjektverktøy?
Å bruke alternative plattformer kan gjøre at du kun deler informasjonen med de det er relevant for.
– Å legge mange med på kopi er ikke gratis. Mottagerne av den eposten betaler med sin oppmerksomhet. Derfor bør du heller tenke gjennom hvem er du legger til på kopi, understreker han.
Les også: Øystein (50) har CV få kan matche - blir ikke invitert på intervju
Tabbe nummer 4: Slurv med emnetittel
Kippersund sier at emnefeltet er den viktigste delen av en epost.
– Mottager bør ut fra emnefeltet alene kunne ta stilling til om resten av eposten er relevant. Skal du omtale to tema kan du like gjerne opprette to eposter. Det gjør det lettere for mottagerne å ta stilling til relevans.
Er det en felles mailtråd, og du vil komme med et nytt forslag eller bytte tema, så sørg for å bytte tittelen i emnefeltet.
– På den måten slipper alle de andre å lure på hvorfor man diskutere noe nytt, og kan heller se at den nye diskusjonen er merket med en annen tittel.
Les også: Disse 7 tingene bør du aldri si til sjefen
Sender ut færre eposter
I industribedriften Brunvoll sendes det ut litt færre eposter internt enn før. HR-direktør Marthe Outzen opplyser at de har innført et internt samhandlingsverktøy som er et alternativ til eposter.
– Vi er jo en eksportbedrift, så vi kan ikke slutte å bruke epost. Men vi bruker en intern delingsplattform til for eksempel distribusjon av presentasjoner og filer. Der deler vi også møteagenda og legger ut referater og sjekklister på hva som skal gjøres. På den måten unngår vi å sende store eposter til hverandre, sier Outzen.
Hun sier at de vurderer å gi tilgang til agenter og kunder slik at de kan jobbe på tilsvarende måte mot disse interessentene.
– Det blir også brukt til å tildele oppgaver, til faglige diskusjoner, statusoppdateringer, blogginnlegg og forbedringsforslag samlet i de forskjellige lukkede eller åpne gruppene på nettstedet.
Les også:
3 årsaker til at jobbintervjuet kan gå galt
Da bedriften skulle selges, la 25 av de ansatte sparepengene på bordet
