DEBATT: Prosjektstyring – kostnadsoverskridelser

Fare på ferde! Her er fem råd for ikke å gå i fella når du planlegger fremtiden

Vi er inne i en tid med store ambisjoner for fremtiden på teknologisk utvikling, grønt skifte og bedre infrastruktur.

Kronikkforfatteren advarer mot kostnadsoverskridelser ved store byggeprosjekter fordi ledelsen er for optimistisk når det gjelder muligheter for å holde budsjettet.
Kronikkforfatteren advarer mot kostnadsoverskridelser ved store byggeprosjekter fordi ledelsen er for optimistisk når det gjelder muligheter for å holde budsjettet. (Foto: Jan Arne Wold / Woldcam / Equinor)

Vi er inne i en tid med store ambisjoner for fremtiden på teknologisk utvikling, grønt skifte og bedre infrastruktur.

  • Debatt

Dette debattinnlegget gir uttrykk for skribentens meninger. Debattinnlegg kan sendes til nettdesk@tu.no

Det fare på ferde, fordi vi lærer ikke av historien og går i fremtidsfella. Det er utallig eksempler på prosjekter som har gått over budsjett, tatt lengre tid og ikke nådd de målene som planlagt.

I de siste kjenner vi til stortingsgarasjen, Nye Holmenkollen og Martin Linge-prosjektet. Sistnevnte blir nesten 8 milliarder dyrere enn antatt, skal vi tro statsbudsjettet 2020. Martin Linge sprekker med over 25 milliarder. Stortinget begynte å pusse opp Prinsens gate 26. Det skulle koste 70 millioner. Prosjektet har vokst og nærmer seg 1,8 milliarder, 2500 prosents økning. Hvordan er det mulig? Det er mange årsaker, og psykologisk forskning har vist at det er feller vi går i når vi tenker om fremtiden.

Felle #1 Overoptimisme

Vi har en ekstrem tendens til å tenke at fremtiden skal bli bedre enn nåtiden, og vi kan mer enn det vi faktisk klarer. Vi tror vi er Pippi Langstrømpe uten å være det. Vi overestimerer hva vi kan prestere innenfor en gitt tid. Vi tror vi kan gjøre det bedre enn andre.

80 prosent av befolkningen er bedre enn 50 prosent til å kjøre bil. Det kalles over-gjennomsnittseffekten. I en anbudsprosess fører det til at pris og tid drives ned, og kvalitet opp, i troen men ikke i praksis og c) vi har en overdreven tro på nøyaktighet i våre vurderinger. Hvor lang tid tar det å bygge et nytt regjeringsbygg? Hvor sikker er du på din vurdering fra 0–100 prosent? Skråsikkerheten er akseptert, mens pessimismen er tabu i styrerom og ledergrupper.

Atferdsøkonomen Ulrike Malmendier har vist at overoptimisme hos CEO fører til økt risiko i investeringer som fusjoner og prosjekter som ikke blir så vellykket som antatt. Fremtiden er usikker, men vi ser ut til å fylle usikkerheten med en overdreven tro på oss selv og hva vi klarer. Det fører til beslutninger som ikke ville blitt tatt, hvis vi hadde vært mer realistiske, på godt og vondt.

Felle #2 Planleggingsfella

Vi har en tendens til å fokusere på det generelle mer enn det spesifikke når vi planlegger fremtiden. Det fører til at vi tror vi har mer dybdekunnskap enn det vi faktisk har i prosjekter. Det kalles dybdeillusjonen. Når vi går fra det generelle til det spesifikke blir vi møtt med realismen, og planleggingsfella blir tydelig. Planleggingsfella handler om at vi undervurderer tid, kost og resultatet vi skal få til i et fremtidig prosjekt, på tross av at vi har kunnskap om lignende prosjekter i fortiden. Det er med andre ord en felle vi ikke hadde trengt å gå i, men vi gjør det likevel, gang på gang.

Selv om det er umulig å ha full oversikt over et prosjekt, kan analyser fra lignende prosjekter bedre predikere fremtiden enn egne planer. Planleggingsforskeren Bent Flyvbjerg har studert hundrevis av megaprosjekter i ulike sektorer. Han har vist at jernbaneprosjekter generelt koster 45 prosent mer, veier koster 20 prosent mer enn planlagt og broer og tunneler koster 34 prosent mer enn planlagt. Det er flere årsaker til disse estimatene, men fra et psykologisk ståsted handler det om en forutsigbar overoptimisme drevet av et sterkt ønske om å lykkes og konkurranse for å vinne anbudsprosesser. Dette fører til overdreven tro på egne planer, og en undervurdering av fallgruvene.

Slik kan du redusere planleggingsfella

Kostnadsoverskridelsene er så store at Flyvbjerg kaller planene nærmest løgnaktige, hvis løgn handler om å skjule sannhet og lure andre. Jeg tror også det er selvbedrag. Det er ikke en løgn, hvis du faktisk tror at planen er fantastisk.

For dem som ikke ønsker å lure seg selv og andre – hva kan de gjøre for å redusere planleggingsfella, overdreven positivitet og selvtillit om i prosjektplanlegging?

  1. La andre, som ikke er så motivert og som er skeptiske, vurdere planene. Oppsøk de som er uenige, og tillatt pessimisme.
  2. Evaluer tidligere prosjekter internt og eksternt og vurder hvordan de gikk. Det gir en referanseramme som har vist seg å være blant de mest effektive metodene for sikre mer realisme. Fortiden predikerer fremtiden bedre enn din motivasjon og ønsketenkning.
  3. Når man skal estimere fremtiden, la folk komme med estimater individuelt i prosent og spør hvorfor man har satt akkurat disse estimatene. Be folk tenke at det første estimatet var helt feil. Gjør et nytt estimat og be folk si hvorfor man har valgt det nye estimatet. Velg et estimat mellom de to estimatene. Det øker treffsikkerheten i spådommene.
  4. Vær forsiktig med «best practice» sammenligning. Det fører fokuset til de unike og beste prosjektene og ikke til normalen. Da mister du verdifull informasjon. Det er bare én mester. Å havne bak en mester er rimelig sannsynlig.
  5. Bruk pre-mortem metoden før beslutninger tas. Spør individuelt og uavhengig av hverandre i gruppen: Hvis dette prosjektet skulle mislykkes. Hvorfor mislykkes det?

Jeg tror ikke prosjekter blir bedre planlagt i fremtiden, men det er mulig. Nå er jeg ferdig med artikkelen. To timer bak tiden jeg hadde planlagt å bruke. Det er 50 prosent mer tid enn planlagt.

Les også

Kommentarer (9)

Kommentarer (9)

Eksklusivt for digitale abonnenter

På forsiden nå