Mangel på tydelige mål er en av årsakene til at mange møter går galt, mener sivilingeniør og kursholderen Halvor Haukerud.
– Alle har en ide om hva møte skal handle om, men så fort man begynner selve møtet så sklir det ut. Det er viktig å ha struktur på møtet og holde seg til agenda, sier Haukerud.
Dårlig møteskikk
Haukerud driver selskapet Motarbeider.no, som kurser folk i hvordan deres oppførsel påvirker trivselen og effektiviteten i organisasjoner.
Han viser til flere eksempler på dårlig møteskikk:
- Hyppig endring av møtetidspunkt.
- Uklar møteagenda og mange eposter med oppdateringer.
- Sørge for at deltagerne har forskjellige forutsetninger, for eksempel ved ettersending av underlagsdokumenter. Ikke alle får det med seg.
- Gå ut av møtet fordi en "bare må ta akkurat denne telefonen". Man bruker tid på å oppdatere personen om hva som skjedde mens man var borte.
- Diskutere flere saker og faser samtidig.
- Blande rammebetingelser, tiltak, følelser og erfaringer ukritisk - og diskutere alt sammen samtidig. Det er gjerne ting du ikke får gjort noe med.
- Gå utover tidsrammen for møtet.
Les også: Slik kan norske bedrifter frigjøre tusenvis av arbeidstimer
Det må vi ta møte om
Haukerud sier at flere møter skjer fordi to mennesker snakker om et tema og bestemmer seg for å ta et møte på noe senere.
– Det er ofte to personer som diskuterer noe, og så sier man «det må vi ta et møte på». I stedenfor kan jo de to diskutere saken i ti minutter til og finne ut av det der og da, sier Haukerud.
Det blir lange møter hvis alle skal slippe til og si sin mening.
– Vi kaller det for strategisyndromet. Alle, også dem som ikke har en reell innflytelse, skal slippe til og si noe i møter. Godt skolerte møteplagere bidrar også med negative kommentarer som starter med «ikke for å være negativ, men...».
Haukerud sier at det er lurt å ikke avtale et nytt møte på et møte som man har her og nå.
– Det gjør at man bare utsetter å ta de endelige beslutningene ved å ta et møte til.
Les også: Ikke gjør disse 7 feilene når du mingler
Brukte 300.000 timer
Ukentlige styremøter i et stort amerikansk selskap hadde omfattende ringvirkninger for resten av selskapet.
Selv om selve styremøtet tok 7.000 timer fordelt på alle som deltar i løpet av året, så tok det 300.000 timer til sammen for ansatte på alle nivåer å gjøre styremedlemmene forberedt til alle møtene.
Det viser en undersøkelse fra rådgivningsselskapet Bain & Company, som analyserte kalenderne til alle ansatte i selskapet.
Les også: Dette sjekker arbeidsgiveren før du får jobben
Her er deres møteregnskap
En ukentlig styremøte betyr altså 7.000 timer fordelt på alle som deltar i møtene gjennom året. For å forberede seg til møtene må styremedlemmene ha møter med sine avdelingsledere.
Disse avdelingslederne må i sin tur oppdatere seg og ha møter med sine mellomledere, totalt 20.000 møtetimer i året.
Informasjonen fra mellomledere er resultat av møter som mellomledere har med sine ansatte og prosjektgrupper.
Det innebærer 21 gruppemøter på til sammen 63.000 timer i året. Hver av de 21 gruppene bruker 3.000 timer i året på disse møtene.
Hver av de 21 gruppene må i tillegg forberede seg til disse møtene, og bruker også å ha møter lavere i hierarkiet.
Det betyr mer enn 130 møter som hver tar 1.500 timer i året. Til sammen 210.000 timer.
Les også: – Oljearbeiderne jobber overtid tilsvarende 2000 mann
Årsaker
Michael Mankins, partner i Bain & Company og en av de som har gjennomført undersøkelsen, forklarer økt virksomhet med ny teknologi.
– Det har blitt billigere og enklere å organisere møter blant annet teknologien gjør det mulig å delta gjennom telefon, videokonferanse, delte skjermer også videre, skriver han i Harvard Business Review.
Mankins sier at i gjennomsnittet bruker avdelingsledere mer enn to dager hver uke på møter som involverer tre eller flere ansatte.
– Det er 15 prosent av organisasjonens felles tid er brukt på møter.
Det har blitt økt jevnlig hvert år siden 2008.
Les også: Denne lederstilen bidrar til sykefravær
Sender eposter under møter
Undersøkelsen viser også at mange sender eposter under møter.
– I et annet selskap som vi undersøkte brukte 22 prosent av ansatte å sende tre eller flere eposter hver halvtime, i gjennomsnitt.
Han sier at ansatte dobbelbooket møter og bestemte seg senere for hvilke de skulle gå på.
– Parallelle avtaler fører til mindre effektiv bruk av møtetid, så organisasjoner setter opp enda flere møter for å få ting gjort. Det skaper en ond sirkel av ineffektivitet.
Kan frigjøre 20 prosent
Få organisasjoner har etablert gode rutiner på hvordan man skal unngå møter som ikke er effektive. Det finnes også få som har innført klare strafferegler for møter som har vært lite produktive.
– I mange selskaper finnes det er ingen reell sammenheng mellom kostnader og forespørsel om de ansattes tid. Hvis du vil ha et møte vil en assistent sette det opp. Det er ingen som krever en formell godkjenning for å få til et møte.
Ifølge Mankins er møtevirksomhet ikke utelukkende negativt. Det er vanskelig å vite hvor mye av den tiden man bruker på møter som kan reddes.
– Men våre data viser at de fleste selskaper kan frigjøre 20 prosent av deres felles timer ved å innføre strengere møterutiner.
Les også:
Fikk E i programmering. Nå lager hun IT-løsninger for byggebransjen
