Studie av den høye produktiviteten hos japanske bilprodusenten Toyota er kilde til Leantankegang. Her fra en girkassefabrikk i Polen. (Bilde: Toyota)

PROSJEKTSTYRING I TEKNOLOGIBEDRIFTER

Slik kan norske bedrifter frigjøre tusenvis av arbeidstimer

Dårlig prosjektstyring stjeler av ingeniørenes tid.

Lean

  • Begrepet lean production stammer fra en MIT-studie av bilindustrien.
  • Den japanske bilprodusenten Toyota hadde høyere produktivitet, kvalitet og fleksibilitet enn konkurrentene. Deres måte å organisere ting på har vært en inspirasjon i en global, standard for høyvolumsproduksjon og Lean-tankegang.
  • Lean kjennetegnes ved utjevning av produksjon, total kvalitetsledelse, å fjerne sløsing med tid og ressurser, utstrakt samarbeid med underleverandører, jobbrotasjon, teamorganisering og forbedringsgrupper.
  • Det brukes verktøy og praksis knyttet til maskineri, logistikk og kunder.

Lean Operations

  • Prosjektet Lean Operations startet opp høsten 2011 med 24 millioner kroner i støtte fra Norges Forskningsråd.
  • Disse bedriftene deltar: Benteler, Nammo, Hydro Aluminium, Schibsted Trykk, Telenor, Storebrand, Ernst & Young, LeanLab.
  • Forskningspartnere: NTNU, Høgskolen i Gjøvik, SINTEF Raufoss Manufacturing, Arbeidsforskningsinstituttet (AFI).
  • Arbeidet ledes av NTNU ved institutt for Industriell Økonomi med Førsteamanuensis Monica Rolfsen som prosjektleder.
  • Målet med prosjektet er å bidra til å øke konkurransekraft i norsk vareproduksjon og tjenesteyting.
  • Prosjektet handler også om å bidra til spredning av kunnskap til annen industri, tjenesteyting og offentlig sektor.  

TESS-gründer Erik Jølberg uttalte nylig at man med «effektivisering kan frigjøre de 10000 ingeniørårsverkene vi mangler i Norge».

Han oppfordret bransjen til å jobbe mer strukturert med dokumentasjon og økonomistyring, og ikke kaste bort ingeniørens arbeidstid på prosjektledelse.

Nå får initiavet støtte av Monica Rolfsen, som leder Lean Operations - et forskningsprosjekt som skal bidra til at bedrifter kvitter seg med tidstyvene.

Les også: Dette blir ingeniører spurt om på jobbintervju

Den viktige planleggingen

Rolfsen sier at mange teknologibedrifter er alt for ivrige med å gyve løs på prosjekter, i stedet for å bruke mer tid til å planlegge hva de skal gjøre og hvilke prosjektverktøy de bør ta i bruk.

Hun trekker fram et opplevd eksempel:

– En bedrift måtte midtveis i sitt prosjekt justere på et produkt som de utviklet på oppdrag fra en kunde. De endret bare to millimeter på det fysiske produktet, men dette førte til 29 aktiviteter i prosjektgruppen. I tillegg oppsto flere underaktiviteter som ikke ble registrert, sier Rolfsen.

Rolfsen sier at hun har ikke tall på hvor mange ingeniører som kan bli frigjort som følge av smartere prosjektstyring, men poengterer at det er mye å ta tak i i teknologibransjen.

Les også: Her mangler 32 000 kloke hoder

Høre på kundene

Hun mener at norske bedrifter med fordel kan høre mer på sluttbrukeren før å unngå å sløse med tid.

– Man bør bruke mer tid på å fange opp kundens behov helt i begynnelsen, for å unngå å forandre på veldig mye underveis i produktutviklingsfasen. Det kan også være lurt å bringe inn all den nødvendige kompetansen  helt i startfasen av prosjektet.

De vanligste feilene er at man ikke får totaloversikten over arbeidsoppgaver og alle involverte i et prosjekt. Man bruker tid på venting og dobbelt arbeid. Det brukes ifølge Rolfsen også for lite ressurser på å sørge for at de samme feilene ikke skjer igjen og igjen.

– Noen bedrifter bruker en tavle eller en annen form for felles oversikt over alles arbeidsoppgaver. Det gir bedre oversikt over hva hver og en har ansvar for, og hvis noen er borte blir det det lettere  for andre å steppe inn.

Lære av samlebåndet

Rolfsen mener at teknologibedrifter, tjenesteytere og offentlig sektor bør lære mer om prosjektstyring fra industrien.

– De kan lære mye om effektivisering bare ved å se hvordan industrien organiserer produksjon og samhandling av arbeidsoppgaver.

Hun tror mange misforstår hva Lean-tankegang er.

– Lean handler om å forbedre flyten og frigjøre tid, som igjen kan brukes på viktigere arbeidsoppgaver. Det handler om å se saken mer helhetlig og mer fra kundens ståsted.

Les også: – Lønn er ikke viktig

100000 dokumenter

I store prosjekter blir kravene til effektiv prosjektstyring ekstra viktige:

Det norske oljeselskap blir operatør for oljefeltet Ivar Aasen med tilhørende omfattende utbyggingsprosjekt. Den første oljen planlegges i oktober 2016. Ifølge prosjektleder Asbjørn Mangerud vil operatøren håndtere mellom 50000-100000 prosjektdokumenter tilknyttet en rekke underleverandører.

Deres løsning ble å bruke en applikasjon for informasjonshåndtering og dokumentkontroll, ProArc fra Software Innovation.

– Vi hadde et stort behov for en dokumenthåndteringsløsning som kunne understøtte et prosjekt av en slik dimensjon, og som kunne knytte ansatte i Trondheim, Oslo, London, Singapore og Sardinia på en felles plattform. I utbyggingsprosessen er det ekstremt viktig å kvalitetssikre dokumentasjon som prosjekteres og koordineres med underleverandører.

Kongsberg Maritime Engineering bruker det samme systemet for å håndtere prosjektene sine. De stiller veldig strenge krav til dokumentkontroll og sikkerhet. Seksjonsleder Ole Lindseth sier at systemet likevel ikke blir effektivt før brukerne behersker det fullt ut.

– Vi glemmer at teknologien utgjør bare en bit av helheten. Det krever hardt arbeid å ta ut gevinstene, og da må man kanskje bruke mest tid på det menneskelige plan.

E-signatur sparer mange timer

Geir Remman, kommunikasjonsansvarlig i Evry, hevder at man kan spare opptil 15 prosent av arbeidstiden bare med bedre håndtering av store datamengder.

– Det skjer selvsagt ikke på en dag. Man må tålmodighet og innføre tidsbesparende teknologi og tiltak i hele selskapet.

Han legger vekt på at små endringer kan utgjøre en stor forskjell for kunder.

– For eksempel har vi utviklet elektronisk signatur for bankkunder. Det sparer kunder mange timer fordi de slipper å dra til banken for å skrive under. 

Les også:

Derfor vil de bli ingeniører

Vil gjøre det lettere å bli ingeniør  

En av fire får jobb via etablert forhold til bedriften