Visualisering av standarder
Uten avtalte og godt forståtte standarder, er det nærmest en utopi at alt arbeid utføres effektivt og rett fra første gang. Instruksjoner og arbeidsbeskrivelser finnes i mange forskjellige varianter og i varierende grad av nyttighet. Det er viktig at de ansatte har vært involvert i utforming og innhold i disse. Det er tross alt de som kjenner sin egen arbeidssituasjon best.
En ettpunktsleksjon (EPL) er en beskrivelse som gjerne inneholder både tekst og bilder. Den skal være lettfattelig, enkel og tilstede der jobben gjøres. Lettfattelighet oppnås gjennom at ettpunktsleksjonen bruker bilder til forklaring, og bør inneholde maksimalt 10 punkter med enkel tekst. Foto og tekst er gjort av brukerne.
Standard operasjonsblad (SOB) beskriver en arbeidsoperasjon. Dette kan være produksjon, et verktøyskifte eller lignende. Beskrivelsen er meget detaljert, og er utarbeidet av de ansatte for en konkret arbeidsoperasjon.
Maskinstatus, feil og problemer
Maskinstatus visualiseres for å illustrere hvordan maskiner, produksjonsceller og linjer går til enhver tid. Det er lett å se feil og mangler, noe som automatisk setter fokus på de største problemområdene for stopp eller havarier.
Visualiseringen gjøres gjerne med ulike metoder. Gjennom lyd og lys signal fås rask tilbakemelding når det oppstår feil i utstyret. Merking av manometer, for å kontrollere at det holder seg innenfor oppsatte normer, er en enkel måte at bli kvitt kompliserte tabeller ved manuell inspeksjon.
En annen måte å sikre en god maskinstatus, er å ha gjennomsiktige kontrollsteder på maskinene. Dette gjør at det er enkelt å få et bilde av den aktuelle situasjonen.
Meningen er at produksjonsutstyret skal bli så enkelt å inspisere at det blir ”umulig” å misforstå informasjonen. Eller på godt norsk – idiotsikker produksjon! Visualisering er derfor et verktøy for å gi alle så mye informasjon at de har mulighet til å forstå hva som er viktig i jobben – både akkurat nå, og videre inn i fremtiden.
Perfekt produksjon!
Artikkelserien ”Perfekt produksjon!” er utviklet i tett samarbeid med Ragnvald Eriksen, daglig leder i TPM Team Scandinavia AS (www.tpmteam.com). Det uavhengige konsulentselskapet tilbyr forskjellige former for tjenester innen TPM. Eriksen har bakgrunn fra næringsmiddelsindustrien før han i 1997 ble bedriftsrådgiver på heltid.
I det overinformerte samfunnet er det viktig med filtrering. Og det enkleste er det beste: et bilde sier for eksempel mer enn 1000 ord!
Visuell arbeidsplass
Vi møtes daglig av en kompleks verden. Enorme mengder informasjon slåss om vår oppmerksomhet. Dette gjelder også på våre arbeidsplasser. Det stilles store krav på å ta til seg informasjon for å klare jobben.
Men, i mange tilfeller er det nærmest umulig å ta riktige beslutninger. Årsakene kan være at informasjonen ikke er lettilgjengelig, eller ganske enkelt vanskelig å forstå. En visuell arbeidsplass, som gjør kompleks informasjon lettfattelig, er essensiell i en moderne produksjonsbedrift.
Trekk ut essensen
Med visualisering mener vi kort og godt å trekke ut den mest nødvendige delen av informasjonen, og at den kommuniseres på en måte som er lett tilgjengelig for dem eller den, som har behov for opplysningene.
Å visualiser betyr å ”vise frem, gjøre lett forståelig”. Derfor brukes visualisering innen mange områder i samfunnet. Vi møter visuell kommunikasjon hver eneste dag. Det har rett og slett blitt en del av hverdagen vår. Eksempler er trafikkskilt, hvordan vi kommer rett på flyplassen og skilting i matvarebutikken.
Forenkling av hverdagen
De senere årene har visualisering også inntatt arbeidsplassene våre i stadig større grad. Det begynte blant annet innen HMS (Helse, Miljø og Sikkerhet) og på lagre, hvor konseptet har blitt en effektiv måte å kommunisere på.
Produksjonsavdelningene ligger generelt etter med visualisering. Få operatører er satt inn i målene, status og resultatet for virksomheten. For å lære seg nye maskiner, samt effektiv drift av disse, kreves ofte et dypdykk i tykke manualer. Å kjøre maskinen utelukkende med manualen(e), ville bli som å kjøre rundt med trafikklovens ABC og bruke denne når en situasjon oppstår. I hverdagen må vi derfor ha andre hjelpemidler, som er lette å ta til seg.
Visualisert målstyring
Visualisering kan deles opp i to deler: Praktisk visualisering og visualisert målstyring. Sistnevnte omhandler alt fra kommunikasjon av bedriftens visjon, forretningsplan og mål, til den enkelte avdelings, eller produksjonslinjes, mål eller resultater. Praktisk visualisering skal minne oss på hva vi skal ta hensyn til, eller hvordan vi best skal kunne gjøre arbeidet vårt.
Målstyring er kjent i de fleste bedrifter. Mange har hengt opp visjonen og målene et eller annet sted i selskapet. Men, denne informasjonen har ofte liten interesse for dem som ikke har et forhold til den. Resultatene, som henges opp, er ofte det ledelsen ønsker å vise. Og ettersom de ansatte ikke er involvert i å definere målene, er heller ikke resultatene spesielt spennende.
Visualiser tapene
Det er derfor essensielt at visualiseringen også inkluderer hvilke aktiviteter som settes i verk for å nå disse målene, og hvilke problemer som finnes. Det er avgjørende å bli enige om størrelsen på målene, og hvilke som er viktige og nyttige. Det er også like selvfølgelig at nedbrutte produksjonsresultater vises, på lik linje med administrasjons- og ledelsesinformasjon.
Men å visualisere mål og resultater, er bare den ene siden av saken. Det er like viktig å presentere hva som hindrer oss i å nå målene. Når de ulike tapene kommer på bordet, uansett om det dreier seg om produksjonsstopp, omstilling, kvalitet, manglende ressurser etc., finnes muligheter til forbedring. Ved å visualisere tapene, og hva de medfører av problemer på en arbeidsplass, presenteres også hva operatørene har å stri med i hverdagen.
Praktisk visualisering
Den praktiske visualiseringen skal hjelpe oss til en bedre hverdag som er sikrere, ryddigere og lettere å inspisere. Den skal også bidra til å oppdage problemer på et tidligere tidspunkt, slik at de kan løses raskt, fortrinnsvis uten produksjonsstopp. Informasjonen skal være enkel, og i utgangspunktet selvinstruerende. Det er blant de viktigste områdene å visualisere:
- HMS – gjør farer i bedriften synlige
- Kompetanse – vise kompetansenivået i bedriften
- Aktiviteter – alle skal vite hva som skjer og hvorfor
- Standarder – en effektiv bedrift har en ”beste måte” å gjøre saker på (”Best Practice”)
- Maskinstatus, feil og problemer – slik at hver person kan ta riktige beslutninger
Kundefokus
Med de rette menneskene og gjennomført, systematisk visualisering, fås arbeidsplasser som er sikre, effektive og godt organiserte. Disse bedriftene har generelt høyt kundefokus (både internt og eksternt), og vil således levere riktig kvalitet, i riktig mengde, til rett tid.
For å vise hvor enkelt det kan være, viser vi to eksempler til høyre på siden, visualisering av standarder og ditto av feil og problemer.
