– Vaktmestrene sitter på en gullgruve

Men deres enestående ringperm-systemer kan skape krøll for smarte, digitale løsninger i eiendomsbransjen.

– Vaktmestrene sitter på en gullgruve
Forsker Thor Thorsrud Sporsem i SINTEF i dialog med vaktmester Esten Moum. Foto: SINTEF

Digitaliseringen av bygg- og anleggsbransjen skyter fart. Moderne bygg er spekket med teknologi som både samler og gir fra seg viktige data som er nyttige for dem som eier byggene. Og flere og flere funksjoner automatiseres, som avlesing av vann- og energiforbruk.

Nå har et lite forskningsprosjekt i regi av Angvik Utvikling og Sintef kastet et skråblikk på digitaliseringsbølgen i bransjen, med støtte fra Innovasjon Norge. Forskerne har intervjuet eiere og forvaltere av fire store nybygg i privat og offentlig sektor. De har også vært flue på veggen hos vaktmestrene som har det daglige tilsynet med bygningene.

Det forskerne fant, overrasket:

– Det vi ser, er at mange vaktmestre sitter på en gullgruve av informasjon. Flere hadde selv utviklet sine egne små datasystemer for å ha oversikt og informasjon om byggene sine lett tilgjengelig. For dem var dette en rimelig, praktisk og velfungerende ordning, forteller forsker Tor Thorsrud Sporsem.

Men de små, smarte systemene kan skape utilsiktet krøll: I dag investerer de fleste eierne av store nybygg i egne datasystemer. Dette er et viktig ledd i å effektivisere driften og ha kontroll på alt fra vedlikeholdsbehov til nøkkelsystemer. Digitalisering kan være svært lønnsomt. Men dataløsningene som eierne investerte i, ble lite brukt av vaktmestrene. Så hva er årsaken til at de datakyndige praktikerne valgte bort denne arbeidsoppgaven?

Ringpermens enestående status 

Forskerne mener at årsaken handler om den gode, gamle og lett tilgjengelige ringpermen:

– Vi så eksempler på bruk av Excel-lister, som blir et datasystem, men som ikke nødvendigvis er digitalt. Vi så også eksempler på at vaktmestre har ringpermer hvor de samler den viktigste informasjonen. Men denne informasjonen finner ikke veien inn i datasystemet. Samtidig er ringpermen lett tilgjengelig, enkel å navigere i og kontinuerlig oppdatert av vaktmesteren, sier Sporsem.

– Det kan nok hende at vaktmesteren ikke finner motivasjon til å bruke et sentralt datasystem når de kan lage egne, små systemer som fungerer like godt for deres behov, påpeker han.

Men fordelen med ringpermen blir en ulempe for dem som skal forvalte bygningsmassen, sett fra et større perspektiv: Ledere får ikke tilgang til den viktigste informasjonen om sin egen drift. Informasjonen sitter fast i vaktmesterens eget system.

Dyrt å ikke digitalisere

Ifølge forskerne kan det skape en ond sirkel: Når ledere ikke har den viktigste informasjonen, tar de svake og irrelevante beslutninger, som gjør at vaktmesteren mister respekten ytterligere og ikke gidder rapportere viktig informasjon eller overraskelser.

– Vi så eksempler på at et driftsbudsjett gikk flere millioner i underskudd fordi det oppsto noe uforutsett. Vaktmestrene tok dette uforutsette som den største selvfølge og hadde informasjon om at det kunne skje. Hadde ledere og planleggere hatt den infoen, kunne de budsjettert annerledes og sluppet å forsvare høye vedlikeholdskostnader, forteller Sintef-forskeren.

Så hva er løsningen?

Forskerne tror det finnes to løsninger på problemet med digitaliseringen. Den første handler om at disse datasystemene er lagd for ledere som skal ta beslutninger basert på dataene, det er de som oppfattes som «brukerne» av systemet (det er også de som kjøper inn systemene, noe som gjør det fristende å tilpasse det til dem). Naturligvis er det også deres behov som får utviklerens oppmerksomhet.

– Vi mener vaktmestrene må anerkjennes som brukere, og at deres behov får like høy prioritet. Slik kan vaktmesteren finne like mye nytte i datasystemet og dermed ikke trenge sine egenutviklede systemer lenger, sier Tor Sporsem.

Den andre løsningen er å gi vaktmestre opplæring og trening i bruk av datasystemene. Forskerne fant at den tekniske implementeringen av slike datasystemer får mye oppmerksomhet, men at vaktmestrene ofte står igjen alene om å lære seg å bruke det.

– Når man ikke får opplæring i et datasystem, er det vanskelig å forstå hensikten med det, og hvordan det kan være nyttig for en selv. I en travel hverdag blir det lett å nedprioritere arbeid man ikke ser nytten av, det er jo noe enhver leder ville ønske fra sin ansatte, sier Tor Sporsem.

Denne artikkelen ble først publisert på Gemini.no

Les også