BRA gjort

  • ikt

Statoil har nylig gjort ferdig sitt mest ambisiøse organisasjons- og IT-prosjekt til dato. BRA-prosjektet, som er en forkortelse for bedre, raskere administrasjon, er i boks. Nå gjenstår en lang tilvennings- og videreopplæringsperiode, som omfatter alle de 17.000 ansatte i konsernet.

– BRA begynte i sin tid som en visjon hos daværende konserndirektør Roger O'Neill, sier Gunnar Myrvang, som har ledet prosjektet de siste tre årene. O'Neill så at Statoil stadig innførte nye administrative systemer, og at kostnadene ved å ha så mange ulike systemer var i ferd med å eksplodere. Ideen med BRA var å skape et enhetlig konsern på den administrative IT-siden.

Ønsket om å satse på et felles system vokste frem i 1995, godt hjulpet av daværende konserndirektør Harald Norvik. 1. september 1996 kom prosjektet offisielt i gang. Statoil hadde allerede erfaring med SAP fra Tjeldbergodden og fra Danmark. Erfaringene herfra gjorde valget enkelt. SAP ble fundamentet for BRA-prosjektet.

Stort omfang

BRA-prosjektet ble delt inn i seks områder: Drift og vedlikehold, anskaffelse og forsyning, økonomikontroll og planlegging, finans, salg og salgsadministrasjon og personal. Senere er også prosjektutvikling kommet til som et nytt område. I alt skulle det nye systemet erstatte over 120 ulike administrative systemer.

– Vi gikk grundig til verks på hvert av områdene da vi bygget opp de ulike modulene. På personalsiden tegnet vi opp statoilmedarbeiderens liv i konsernet, fra rekruttering til pensjonering, på et stort brunpapir før vi begynte programmeringen. Det samme gjorde vi for alle de andre prosessene. Naturligvis er det mye armer og bein når det skal gjennomføres et så stort prosjekt, og det er en utfordring å skape konsensus om målsetningen, forteller Myrvang.

Statoil satset fra første stund på en integrert SAP-løsning i stedet for å velge flere spesialtilpassede, noe som ville ha vært lettere å integrere. I ettertid ser det ut som flere oljeselskaper ønsker å gå den samme vegen.

Den første delen av Statoil som fikk implementert BRA, var raffineriet i Kalundborg i Danmark i juni 1998. Deretter fulgte alle de andre enhetene. Da BRA nylig ble implementert på Statfjord, som siste organisasjonsenhet, gikk det utrolig glatt i forhold til i starten. Helpdesken merket nesten ikke noe ekstra pågang, og det er en god indikasjon.

Verdifullt

BRA-prosjektet har hele tiden fokusert organisasjonen og endingsprosessene. – Vi kan snakke oss blå om organisatoriske endringer og de gevinstene som ligger i systemet, men i praksis tar det tid å hente ut full effekt. Vi mennesker har begrenset evne til å forandre oss over en kort periode, sier Myrvang.

Den viktigste effekten av BRA er den store effektiviseringen av arbeidsprosessene og at dette kan håndteres av ett enhetlig system, i stedet for et stort antall ulike programvareløsninger i de forskjellige delene av konsernet. Folk som flytter på seg i konsernet, slipper nå å bli konfrontert med stadig nye verktøy. – Totaleffekten av direkte og indirekte gevinster peker mot en årlig besparelse på 1,4 milliarder kroner i året. Det gjør at systemet betaler seg på mindre enn ett år. Prosjektet er også blitt ti prosent billigere enn budsjettert, sier Myrvang.

Statoil ville gjøre mest mulig selv, men det var ikke alltid like lett å få frigjort de folkene som kjente prosessene i selskapet. Løsningen ble å benytte eksterne konsulenter. På det meste var om lag hundre slike i arbeid. På slutten var bare 25 av dem igjen, og noen brukes ennå til driften av systemene.

Oppetiden må være så høy som mulig. I fjor klarte systemet en oppetid på 99,6 prosent utenom den planlagte nedetiden, mens målet er 99,85 prosent. Selve driften av systemene er satt bort til HP.

Statoils BRA-kompetansesenter jobber videre med å implementere det nye web-baserte grensesnittet til SAP. – Det er viktig å stake ut kursen videre for BRA, sier Myrvang, som antyder at e-handel vil være et viktig satsingsområde i fremtiden.