Halvor Haukerud er sivilingeniør, men har de siste årene 12 årene jobbet med å holde foredrag og kurs om ledelse og organisasjonsutvikling.
Han sier at det er mye som kan gå galt både før, underveis og etter at prosjektet er ferdigstilt.
1. Ikke la de involverte skjønne målet for prosjektet
I oppstartsfasen på prosjektet kan flere ting gå galt. For eksempel at de som setter i gang prosjekt er vage om bakgrunnen og målet med prosjektet.
– Å holde kortene tett til brystet kan sette en stopper for prosjektet allerede før man er i gang. Før du starter et nytt prosjekt, så bør du ha en tydelig målsetning og formidle det godt til andre som skal være med, mener Haukerud.
– Forklar om det har skjedd en endring i rammebetingelser, er det et nytt behov i markedet. Du må tegne et virkelighetsbilde av hva og hvorfor man vil oppnå noe.
Han legger til at det av og til utlyses prosjektmidler.
– Rett som det er opprettes det da prosjekter hvor det å hente ut midlene blir målet. Det direkte utbyttet av proformaprosjektet er lite, mens derimot indirekte og uuttalte mål om økt sysselsetting og bedret bunnlinje nås.
Les også: Nå står arbeidsrettsakene i kø i oljebransjen
2. Bestemme seg for resultatet før man har satt i gang med å utvikle prosjektet
Haukerud mener at man bør være åpen for at prosjektet tar en uventet retning.
– Mange prosjekter feiler fordi de som er med har bestemt seg for hvordan sluttproduktet skal se ut før man utvikler innhold eller ser nærmere på muligheter.
3. Velge feil personer til sentrale roller
Det er viktig å finne ildsjelene som kan være med og drive et prosjekt fremover. Å forsøke å blidgjøre de som er negative til prosjektet ved å gi dem sentrale roller kan ha motsatt hensikt, mener
– Det fører til at entusiastene føler seg oversett og at du bruker mye krefter på disse energivampyrene i stedet for å lage miljø for ståpåvilje og gode ideer.
– Riktig person på feil sted er en klassiker. Prosjekter har forskjellige faser, og med kritiske kvalitetssikrere i front i en utviklingsfase - og motsatt - har du det gående!
Les også: 3 årsaker til at jobbintervjuet kan gå galt
4. Ikke gi dine ansatte mer spillerom
Har man allerede kommet i gang med prosjektet feiler mange fordi de ikke gir de ansatte mer spillerom i prosjektet.
– Når målet med prosjektet er tydelig definert og kommunisert ut, la folk finne ut av ting selv og jobbe videre med prosjektet. Det vil motivere de ansatte mer til å bidra og de vil få muligheten til å by på seg selv. Det gir anerkjennelse.
5. Unngå samarbeid på tvers av ulike grupper
Vellykkede prosjekter handler som oftest om samarbeid på tvers av grupper og organisasjoner.
Derfor er det lurt å skape gode allianser og være åpen for mer samarbeid.
6. Vær så opptatt av detaljer, kontroll og egne forventninger at du aldri ser helheten eller potensialet i prosjektet.
– Når prosjektet er fullført og skal "rulles" ut, er det fort gjort å være mer opptatt av detaljer og av at ting gjøres riktig og "i henhold til plan" enn av helheten i og hensikten med prosjektet.
– Du må være åpen for tilbakemeldinger og forbedre det hele veien. Og blir det ikke sånn du hadde tenkt, ja; så var det du hadde tenkt kanskje ikke det smarteste du hadde tenkt.
Les også: Da bedriften skulle selges, la 25 av de ansatte sparepengene på bordet
7. Lag et offentlig prosjekt
Offentlige prosjekter kan være politisk kontroversielle og får gjerne stor oppmerksomhet i media. Dette gjør at de oftere står i fare til å bli stoppet i motsetning til private prosjekter.
Han har vært sentral i utviklingen av det norske fagmiljøet innen prosjektledelse.
– Offentlige prosjekter er også en del av en politisk prosess. Det vil påvirke prosjektet i en eller annen bestemt retning, og det kan fort bli omkamp om formålet med prosjektet. For eksempel utbygging av vindturbiner. Så fort det blir politisk vedtatt, kommer det protester det fra lokalsamfunnet som bruker sin politiske innflytelse til å stoppe utbyggingsprosjektet.
Han sier at offentlige prosjekter ofte blir gjenstand for gransking fordi man der får lettere innblikk i hva som skjer.
– Mens det er mange private prosjekter som blir til økonomiske katastrofer underveis som ikke blir offentliggjort.
8. Ikke kartlegge risikoen knyttet til prosjektet godt nok
Også uforutsett risiko som ikke har blitt kartlagt fra starten av kan stoppe et prosjekt.
– Det kan være usikkerheter eller tekniske problemer. For eksempel med Gardemobanen kom det frem en del lekkasjer om at man sparte litt for mye penger på grunnundersøkelser. Det er alltid en avveining man må ta – hvor mye som skal brukes på forberedelser. Man må akseptere at det alltid vil være en viss risiko. Spørsmålet er hvor mye penger man skal bruke på det.
Les også: Derfor oppstår det misforståelser på arbeidsplassen
9. La alle jobbe for sin egen vinning
Rolstadås nevner en annen årsak til at et prosjekt ikke kommer i gang eller at det skjer prosjektavvik - for lite integrasjon i prosjektet.
– Prosjektleder må være god til å motivere sine medarbeidere, må kunne snakke på tvers av organisasjoner og miljøer, og bør ha teknisk bakgrunn.
– De partene som bør snakke sammen gjør ikke det. Hver av dem fokuserer i stedet på sine ting og mister helhetsperspektivet.
Han sier at det ser man tydelig i byggeprosjekter.
– Der er ulike kontraktører mest opptatt av å optimalisere for sin egen vinning. Det beste er at alle samarbeidspartnere har felles incentiver for å få prosjektet gjennom, og får til et godt samarbeid.
Ormen Lange er et godt eksempel
– Har du eksempel på et godt gjennomført prosjekt?
– Ja, for eksempel Ormen Lange, som jeg har blitt godt kjent med og forsket på. Oljeindustrien i Norge har generelt tatt virkelig tak i og blitt gode på å planlegge og gjennomføre store prosjekter. Kompetansen i Norge er mye bedre sammenlignet med utlandet.
– Hva mener du med det?
– Man har mer moderne syn på hvordan prosjekter skal styres og større fokus på kompetansen rundt det. Det hjelper også at i Norge er organisasjonene mye flatere og det er lettere å få til samarbeid med mennesker.
Les også: Øystein (50) har CV få kan matche - blir ikke invitert på intervju
Prosjekter hvor mye har gått galt
Knut Samset i boka Prosjekt i tidligfasen nevner noen kjente prosjekter hvor det har gått galt.
Han er professor i prosjektledelse ved Ntnu.
- Torpedobatteriet i Malangen
– Det ble gjennomført som planlagt og innenfor vedtatte rammer, men Stortinget vedtok å stenge anlegget bare en uke etter at det ble offisielt åpnet. Det var på det tidspunktet åpenbart at konseptet var foreldet både teknisk og politisk. Dette måtte man ha visst før prosjektet ble planlagt.
- Concorde
– Det ble bygget 20 Concorde-fly som var i drift i 27 år til tross for at inntektene fra driften var svært lave i forhold til driftsutgiftene og de totale kostnadene med prosjektet.
- Vannforsyning i Zambia
– Vannforsyningsprogram ble satt i gang i Zambia på 1970-tallet. En boret brønner utstyrt med håndpumper for at landsbybefolkningen langs floden skulle få rent drikkevann. Prosjektet hadde en treg start og medførte store investeringer i infrastruktur. Senere ble prosjektet evaluert og grunnvannsnivået på elveslettene stod så høyt at det ikke var behov for prosjektet. Likevel siden det ble investert så mye bestemte de å fortsette.
Sluttevalueringen etter 25 år viser at alt var bortkastet.
Noen av årsakene til at det går galt, ifølge boka.
- Folk har en tendens til å velge den konseptuelle løsningen som blir foreslått først, og holde seg lojalt til denne
- En foretrekker inkrementelle forbedringer av en dårlig løsning, heller enn å gjøre fundamentale endringer som kanskje ville løst problemet
- Tregheten er overveldende når prosessen med å utvikle og gjennomføre et prosjekt er kommet i gang er den nesten umulig å stoppe.
Les også:
På tre uker skulle norske gründere erobre Singapore. Slik gikk det
