En evig strøm av eposter kan være en utfordring for å holde produktiviteten oppe. (Foto: Colourbox)

EPOST

Slik får du kontroll på eposten

Avbrytelser kan gjøre oss mindre produktive.

I Frankrike inngikk fagforeninger og arbeidsgivere i april en oppsiktsvekkende avtale. Arbeidsgiverne har ikke lenger lov til å sende sine ansatte epost etter arbeidstid, skriver The Guardian. Epostnekten er en del av en større avtale som skal gjøre at arbeidstakere faktisk skal få fri når de skal ha det.

I Norge finnes ingen slik avtale, men det ville nok uansett ikke løst epostutfordringene mange har i løpet av en vanlig arbeidsdag.

Teknisk Ukeblad har snakket med tre foredragsholdere som forsøker å lære nordmenn bedre tidsstyring. Alle tre løfter frem epost som en avgjørende tidstyv og et stressmoment for norske arbeidstagere.

– Det kommer for mye epost inn. Du blir sittende fast i å svare på den i stedet for å gjøre det du egentlig skulle har gjort for å gjøre en god jobb, sier Morten P. Røvik, coach og kursholder. 

Han får støtte av allmennlege og foredragsholder Jørn Kippersund.

– Folk opplever at de får for mye epost, og de opplever at de blir avbrutt hele dagen. Men de ser gjerne ikke sammenhengen mellom å være tilgjengelig for epostavbrudd og det å bli avbrutt. Å bli avbrutt gjør oss uproduktive, sier Kippersund.

Les også: Disse 7 tingene må du aldri gjøre på jobbintervjuet

Hvor ille er det?

Bemanningsbyrået Manpower gjennomførte i 2012 en undersøkelse som viste at avbrytelser er tidstyv nummer én for norske arbeidstakere. Det kan virke intuitivt at avbrytelsene gjør oss mindre produktive, men spørsmålet er om det faktisk er tilfellet.

New York Times forsøkte å kvantifisere hvor i stor grad avbrytelser som en innkommende epost faktisk forverrer arbeidet vårt. Ved hjelp av forskere ved Carnegie Mellom University delte de inn forsøkskaniner i tre grupper. En gruppe fikk jobbe uavbrutt, to andre fikk beskjed om at de ville bli avbrutt og ble det.

Resultatet var nedslående. De to gruppene som ble avbrutt, gjennomførte oppgavene 20 prosent dårligere enn de som ikke ble avbrutt.

– Vi flytter oppmerksomheten mellom ulike kontekster som vi løser oppgaver i. Lar du deg avbryte, mister du tråden og du må hente deg inn igjen for å komme deg tilbake til det du egentlig holdt på med. Dette evige frem og tilbake koster både tid og mental energi, sier Kippersund.

I en andre runde av eksperimentet ble resultatet imidlertid mer overraskende. Da fikk den tredje gruppen beskjed om at kunne bli avbrutt uten at de faktisk ble det. Denne gruppen gjorde det da best av alle, og ifølge professor Eyal Peer kan det tyde på at folk som har blitt avbrutt og forventer en ny avbrytelse, faktisk blir bedre til å hanskes med dem.

Les også: Derfor vil ikke ledere ansette folk over 50

Irrelevant blir relevant

Avdøde professor Clifford Nass ved Stanford University i California er en av dem som har gått hardt ut mot den omfattende multitaskingen som er et resultat av alle avbrytelsene. I et intervju med National Public radio hevder han at multitasking ikke bare gjør oss mindre produktive, men at det også kan gjøre at vi blir dårligere til å konsentrere oss og vi kan til og med bli mindre kreative.

Nass hevder at folk som lar seg avbryte og forsøker å gjøre flere ting samtidig, ikke er i stand til å skjelne det irrelevante fra det relevante.

Foredragsholder Cecilie Thunem-Saanum fører et lignende argument når det kommer til tidstyven epost.

– Vi bruker lang tid på epost fordi vi glemmer å prioritere. Nøkkelspørsmålet er hvilke eposter som har størst verdi. Vi begynner gjerne bare i en ende, og så går vi nedover som om det var en kø i butikken. På epost bør vi ha en køkultur som handler om prioritering. Spør deg selv hvilke eposter som får størst konsekvenser, hvis du ikke svarer raskt, sier foredragsholder Cecilie Thunem-Saanum.

Les også: Ny undersøkelse: Matematiske formler finner de beste jobbsøkerne

Prioritering og deadline

Innboksen er en kilde til stress fordi man gjerne ikke har oversikt over alt som ligger der inne, ifølge Morten P. Røvik.

– Det er en salig røre med ting som kun er til referanse og ting som kunne fint slettes sammen med eposter du faktisk burde svare på eller gjøre noe med. Og all denne røren leder til usikkerhet som stresser deg. Du vet ikke om noe eller noen kommer til å eksplodere fordi du har glemt å svare på en epost, sier han.

Å prioritere viktigheten eller relevans er den ene siden av saken, det andre er å bruke mindre tid generelt på eposter. Å definere overfor seg selv hvor lang tid som faktisk skal brukes på epost, kan være nyttig.

Mitt tips er å gi deg selv tidsavgrensninger, gi deg selv en deadline. Nå er klokka fem på halv ni, og klokken ni skal jeg være ferdig med epostøkten. Ting tar den tiden du gir det. Hvis du gir deg selv en deadline, får du også opp tempoet, sier Thunem-Saanum.

Les også: Slik unngår du å kaste bort arbeidsdagen på sosiale medier

Tipsene

Vi ba til sist de tre foredragsholderne om å liste opp sine tre beste tips for å få epostkontroll.

Morten P. Røvik:

  1. Beslutt hva som skal få slippe inn, filtrer og reforhandle bort unødig epost.
  2. Sett av tid til å behandle og organisere eposten hver morgen.
  3. Skru av varslinger slik at du ikke forstyrres mer enn nødvendig. Les epost når du har tid.

Jørn Kippersund:

  1. Se på hver epost som en oppgave, og veldig ofte er oppgaven å slette eller å arkivere.
  2. Håndter eposten i dedikerte økter, ikke la deg avbryte mens du gjør andre ting.
  3. Snakk med de andre på din arbeidsplass om hvordan du bruker epost. Kan delingsverktøy brukes i stedet?

Cecilie Thunem-Saanum:

  1. Slett, slett, slett. Vi sparer på for mye, det fører til støy for hodet vårt.
  2. Skriv korte, konkrete e-poster, og husk gode overskrifter som forteller om innholdet.
  3. Oppdra omgivelsene dine, og vær tydelig på at din svartid kan være for eksempel en hel arbeidsdag. Er de vant til at du svarer til alle døgnets tider vil folk etter hvert forvente, eller til og med kreve, det.

Les også:

Dette bør du vite om introverte ledere

Her tillater de joggebukse på jobb

Blokker Facebook-maset en gang for alle