Anne Karin Nordskag forklarer at misforståelser oppstår av mange grunner. Den ene er at man snakker før man tenker. Da kan budskapet bli veldig utydelig. (Foto: Colourbox)

MISFORSTÅELSER PÅ JOBBEN

Derfor oppstår det misforståelser på arbeidsplassen

Slik kan selgeren og ingeniøren forstå hverandre.

Anne Karin Nordskag holder kurs og foredrag om presentasjonsteknikk og kommunikasjon for teknologibedrifter. Hun sier at det er vanskelig å unngå misforståelser i arbeidslivet.

Her er hennes eksempel på feilslått kommunikasjon mellom ingeniører og selgere som ofte kan oppstå på arbeidsplassen.

Ingeniøren

Per er ingeniør. Han liker å tenke seg om før han snakker.

Når han har bestemt seg for å si det han skal si, starter han med begynnelsen og jobber seg gjennom alle detaljene før han kommer til konklusjonen.

Veldig grundig og veldig strukturert. Dessverre har de fleste falt av underveis, med unntak av en meget interessert sjel av en kollega, som jobber tett med Per.

De andre har fått glassaktige blikk mens de tenker på hva de skal gjøre senere.

Les også: Dette ser arbeidsgiver etter i et jobbintervju

Selgeren

Kari er selger og har det alltid travelt. Hun har tusen tanker som raser rundt i hodet hennes samtidig.

Hun vet hva hun vil og når hun snakker, så kommer konklusjonen først.

Når folk så ikke skjønner hvorfor hun foreslår nettopp dette, blir hun irritert og tenker at det er på tide å skifte arbeidssted. Disse idiotene orker hun ikke å forholde seg til lenger.

De gangene hun må utdype forslaget sitt, jobber hun seg baklengs, det vil si at hun tar utgangspunktet i konklusjonen og forklarer derfra hvorfor det er en god idé.

Det tar tid, særlig hvis hun bruker abstrakte og mange ord når hun blir usikker på hvor bra forslaget hennes egentlig er.

Les også: Disse statene ledes av ingeniører

Anne Karin Nordskag holder ofte foredrag i ingeniørbedrifter om bedre kommunikasjon. Krystallklart budskap/Siri Nordberg

Derfor går det galt

Nordskag forklarer at grunnen til at det går galt i kommunikasjon mellom de to, er fordi Per er en tenker hvor kvalitet må gå foran en deadline.

– Som du ser, når Kari og Per snakker sammen, så er de to en fullstendig mismatch. Når Per snakker, faller Kari av innen 30 sekunder. Hun syns deltaljer er kjedelige og begynner å tenke på andre ting. Men Per ser det og synes det han snakker om er viktig, og finner Kari sin oppførsel respektløs, sier Nordskag.

Men Kari ønsker seg raske resultater, og har for eksempel lovt en kunde en levering og blir frustrert når fristen ikke overholdes. Hun har som oftest lovet det uten å sjekke internt om leveringen er mulig.

Når Kari snakker ønsker hun raske svar, ja eller nei. Mens Per kan veldig mye om et smalt tema, er grundig og blir stresset av Kari fordi hun alltid har det travelt og snakker hele tiden.

Les også: Dette legger de som ansetter ingeniører mest vekt på

Skaper konflikt

Nordskag sier at hvis Per og Kari hadde visst litt mer om kommunikasjon, så kunne de unngått misforståelser og formidlet budskapet sitt på en overbevisende og tydelig måte.

– Misforståelser kan lede til misnøye og dårligere samarbeid, som igjen kan føre til at vi tar dårligere beslutninger. Dårligere beslutninger fører til merarbeid eller direkte økonomisk tap, som igjen fører til dårligere bunnlinje når årets regnskap skal gjøres opp, sier Nordskag.

Hun forklarer at misforståelser oppstår av mange grunner. Den ene er at man snakker før man tenker. Da kan budskapet bli utydelig.

– I tillegg har mange tilegnet seg vanen å drive med tåkeprat. For eksempel i oljebransjen hører jeg at folk snakker om «ressurser» og at de trenger mer ressurser. Når jeg spør hva de mener med «ressurser» kan det ofte bety alt fra årsverk, penger, utstyr og tid.

– Vær oppmerksom på slik ordbruk og si rett ut hva det handler om.

Les også: Her er flest ingeniører sagt opp det siste året

Vær strukturert

Noen kan også være ustrukturerte og hoppe fra et tema til et annet. Det skaper forvirring.

– Skal du for eksempel presentere et prosjekt, så forklar når det ble startet, hvor langt det har kommet og hva som er målet. Det er en god lineær struktur, som er enkel å følge. Den inneholder kun tre punkter som er optimalt når du skal få folk til å forstå og huske det du sier.

– Tren deg på å fatte deg i korthet og skriv gjerne ut fullt manus når du har mulighet til det. Da kan du gå gjennom teksten og kutte ned slik at du er tydelig med budskapet ditt, sier Nordskag.

Les også: 5 tips til hvordan du bygger CV på nett

Ikke bruk stammespråk

Nordskag sier at du bør være oppmerksom på at forskjellig erfaring og kompetanse gjør at forståelsen for et problem blir forskjellig.

Mange tør ikke å spørre for å oppklare vanskelige ord og forkortelser, særlig hvis man er ny i bransjen.

– Jeg har fått høre at det tar cirka et år før nyansatte skjønner hva som blir sagt på møter i oljebransjen. Det er vanlig med stammespråk og forkortelser, og å ta for gitt at andre forstår.

Bruker vi abstrakte ord i tillegg, fører det til at vi ofte diskuterer forskjellige ting uten å være klar over det. Da snakker vi forbi hverandre og misforståelser kan opptå.

– Bruk enkle, dagligdagse ord, og sjekk underveis at folk henger med og forstår hva du snakker om.

Les også: Styr unna disse blemmene når du holder presentasjon

Ta høyde for følelser

Nordskag sier at vi er lite bevisste på følelsene våre.

– Vi tenker ofte ikke over at humøret vårt fargelegger budskapet. Er man for positiv og glad når man formidler et negativt budskap, vil ikke budskapet oppfattes like seriøst. Derfor må vi ta høyde for at det vi sier blir feiltolket.

– Ha respekt for at det å kommunisere er vanskelig. Vær tålmodig, lytt godt etter og prøv å forstå. Ved å skape en vennlig atmosfære hjelper man andre til å lykkes med budskapet.

Hun advarer mot å bruke ironi og sarkasme, særlig i skriftlig kommunikasjon.

Les også: 7 steg for å miste en god medarbeider

Konflikter på jobb

42,8 prosent sier at de opplever konflikter mellom ledelse og ansatte. Mens 35,5 prosent sier det er oftest konflikter mellom de ansatte, og kun 5,8 prosent sier det er oftest konflikter mellom ledere.

Det viser en landsrepresentativ undersøkelse fra Infact på vegne av Dale Carnegie Training Norway.

Grete Valseth i Dale Carnegie Training sier at konflikter ofte knyttet til lønn og sosiale ordninger er uungåelige.

– Men uenighetene mellom mennesker handler også om lederstil, arbeidsmetodikk og samarbeid dem i mellom. Disse uenighetene er det imidlertid mulig å både håndtere godt og unngå ved hjelp av kommunikasjon og bevisst ledelse. En konflikt som blir godt løst kan utløse større jobbengasjement, sier Valseth i en pressemelding.

Hun legger til at konflikt er ikke nødvendigvis en negativ ting.

– Det er også uttrykk for at folk bryr seg; de er engasjerte og villige til å argumentere for sitt ståsted og mulighet til å lykkes i jobben. Ledere trenger å involvere sine medarbeidere i situasjonen.

– Still spørsmål for å få frem de ulike synspunktene, utforsk måter å gjøre ting annerledes på, dyrk frem innovasjon og utenfor boksen-tenkning. Det vil øke engasjementet positivt.

Den landsrepresentative undersøkelsen er gjennomført av analysebyrået Infact i november 2014 med 1008 respondenter.

Les også:

7 intervjuspørsmål som avslører mer enn du tror

De neste tre årene blir det lett å få tak i kvalifiserte ingeniører

Da bedriften skulle selges, la 25 av de ansatte sparepengene på bordet