Mute-knappen har endret maktbalansen i møter

Evnen til å sette dagsorden og ha gjennomslag i det digitale møtet er det viktigste lederredskapet i koronatiden, og rett og slett måten å lede når ansatte flytter hjem til privaten.

Det er en av konklusjonene i rapporten Virtuel ledelse under corona-krisen, der forskere fra Copenhagen Business School (CBS) og Forskningscenter for arbejdsmarkeds- og organisationsstudier ved Københavns universitet (FAOS) har intervjuet 36 ledere og ansatte våren 2020 og igjen høsten 2020. 75 prosent av de spurte er gjengangere, forklarer Steen E. Navrbjerg, professor ved FAOS og en av forskerne bak studien.

– Vi kan se at ledere har blitt klar over at et møte betyr langt mer enn før koronaen, fordi det omfatter alt som har med lederskap å gjøre. Det er ikke bare et spørsmål om det er vanskelig å holde et virtuelt møte. Den faktiske ledelsesoppgaven foregår i det digitale møtet.

Bekymret for ansattes trivsel

Siden den første intervjurunden våren 2020 og til den andre om høsten, har ledernes førsteprioritet endret seg fra bekymring for fallende produktivitet til bekymring for ansattes trivsel og samhold i virksomheten.

Mens bekymringen for trivsel og produktivitet har byttet plass som henholdsvis den viktigste og den tredje viktigste prioriteten, har digital ledelse holdt seg på plassen som den nest viktigste prioriteten, viser studien.

Hver tredje leder synes det er en utfordring å mestre digital ledelse, samtidig som det digitale møtet er helt avgjørende for å komme nær de hjemsendte medarbeiderne, både for å sikre deres trivsel, opprettholde produktivitet og for å vedlikeholde selskapets samhold.

Mangler det uformelle møtet

Med hjemsendelse av de ansatte er muligheten for uformell og uforpliktende sludring borte, fordi man ikke lenger møtes tilfeldig ved kaffemaskinen eller støter på hverandre i gangen. Det gir ulemper, forklarer Navrbjerg:

– I løpet av koronaen har det blitt tydelig for mange ledere at de ikke er så tett på ansatte som de trodde, og derfor føles det ikke naturlig å ringe dem for å høre hvordan de har det. Koronaen har blitt et prisme for noen ledere til å se og tenke på ledelsen de bedriver.

Ledelsesoppgaven har med andre ord blitt vanskeligere fordi de mange uformelle møtene har forsvunnet og ikke har blitt oppfunnet på nytt i den digitale verden.

– Tidligere hadde du mange en til en-møter da du løp inn i den tillitsvalgte i gangen, eller bare kunne stikke hodet inn døren for å gi en beskjed, hvis du for eksempel hadde kommet for å uttrykke deg litt firkantet i et møte og bare ville unnskylde overfor en ansatt. De digitale møtene er langt mer formaliserte, og det er ikke den samme muligheten til å megle i en konflikt, understreker han.

De rolige får mer taletid

Forskningsprosjektet har da også utspring fra det faktum at mange ledere rapporterte at de hadde problemer med å takle de digitale møtene, fordi de opplevde at autoriteten deres forsvant, sier Navrbjerg:

– Også her har koronaen vært et prisme for å se hvordan maktforhold endrer seg med digital ledelse fordi de som har en tendens til å dominere, ikke kan gjøre det på samme måte.

Noe så enkelt som mute-knappen har bidratt til å snu maktbalansen opp ned:

– Et møte handler veldig mye om makt og er et sted hvor man markerer posisjoner, men det digitale møtet endrer måten man utøver makt på – rett og slett fordi det er en mute-knapp. Dette betyr at det ikke er så mange dumme bemerkninger som før, at man går rett på sak, og at noen roligere typer får mer taletid enn de pleier.

Forbereder seg mer

Med det digitale møtet som et sentralt styringsverktøy, skal man med andre ord tenke seg om før man velger møteform, og mange gjør det allerede, forklarer Navrbjerg:

– Vi hører fra ledere at de forbereder seg mye mer til digitale møter fordi de trenger å finne den rette måten å gjøre det på. Hvis du vil utvikle noe nytt, kan det hende at det må skje fysisk, fordi det skjer noe spesielt når folk kommer inn i samme rom. Den vanskelige samtalen bør også helst holdes fysisk, mens arbeid, operasjoner og informasjonsmøter saktens kan holdes virtuelt. Et møte er ikke bare et møte; det fysiske eller digitale oppsettet er veldig avgjørende.

Til slutt spiller det også en rolle i valg av møteformat hvor godt man kjenner hverandre på forhånd, som det står i rapporten:

«Jo større sosial kapital før en krise som koronakrisen, jo lettere blir det å kommunisere under koronakrisen.»

Lederens sjekkliste for det digitale møtet

1. Vurder møtets karakter

• Størrelse på møtet: Mange deltakere gir ikke de samme mulighetene til dialog som få deltakere.
• Møtets innhold: Følsomme emner (rekruttering, oppsigelser) samt utviklingsoppgaver er best egnet for fysiske møter, mens drift og informasjon ofte kan håndteres virtuelt.

2. Konkretiser møteledelsen

• Utarbeid en klar agenda.
• Sørg for at alle blir hørt.

3. Fordeler ved det digitale møtet

• Effektivt og mindre preget av utenomsnakk
• Mer strukturert
• Ofte kortere
• Møter kan avsløre talenter blant de stillere og mer introverte ansatte. Med andre ord kan ledere finne kompetanse og talenter som ikke kommer fram i de fysiske møtene

Den nye rapporten er en utvidelse av en rapport fra juni 2020, som var basert på 36 intervjuer med ledere og ansatte på 18 arbeidsplasser. Den nye rapporten er basert på 594 spørreskjemasvar om nedstengingen våren 2020, samt på en ny intervjurunde høsten 2020.

Denne artikkelen ble først publisert på Ingeniøren for deres abonnenter. Den er tilgjengelig på norsk for abonnenter av Ekstra gjennom vår samarbeidsavtale.