En normal arbeidsdag anses å være åtte timer lang for mange av oss, og stadig flere tilbringer mesteparten av dagen sittende i den samme kontorstolen. Kanskje rundt de samme kollegaene, interiøret, og i stillheten - eller mangelen på den.
De fleste arbeidsplasser er langt forbi stasjonær PC, da teknologien gjør oss mer og mer mobile. Men gjenspeiles det digitale kontoret på den fysiske arbeidsplassen?
Tenk om du kunne velge hvor, hvordan og hvem du ville jobbe med? Det er tanken bak aktivitetsbaserte arbeidsplasser, og potensielt fremtidens kontor. Det er mer enn pent interiør og en fleksibel arbeidsstasjon, og for at det skal fungere så kan du ikke gjøre det halvveis. Det krever god planlegging og tilrettelegging i valg av både utforming og løsninger.
For to og et halvt år siden planla NAV Fredrikstad å bytte lokaler, og 220 mennesker skulle få nye, men tradisjonelle arbeidsstasjoner. Stema Rådgivning og Siri Olsen ble satt som prosjektleder på saken, men ett år inn i prosessen fikk Arbeids og Velferdsdirektoratet inspirasjon til å teste noe nytt – nærmere bestemt aktivitetsbaserte arbeidsplasser.
– Når man skal bytte lokaler er det veldig viktig å ikke bare tenke over hvordan man jobber i dag, men hvordan man skal jobbe i fremtiden. Slik at lokalene er fleksible langt frem i tid, sier Siri Olsen, Prosjektleder i Stema Rådgivning.
– NAV var allerede godt i gang med endring til ny arbeidsmetodikk og digitalisering, derfor passet tidspunktet til å begynne prosessen med aktivitetsbaserte arbeidsplasser parallelt. Konseptet passet godt til måten man ønsket å arbeide på og virksomheten er ikke langt unna å ha papirfri hverdag.
Ideen bak aktivitetsbaserte arbeidsplasser er at bygget skal deles inn i ulike soner, og at teknologien er tilrettelagt for at de ansatte selv kan velge hvor de vil jobbe, alt ettersom hvilke oppgaver som skal utføres.
I NAVs tilfelle er lokalene delt inn i normal sone, med mer tradisjonelt kontorlandskap, stillesone, samarbeidssone og sosial sone. Det er rikelig med multirom og møterom av ulik størrelse. Multirommene kan ikke bookes, og man lar heller ikke utstyret stå. Alle de ansatte har derfor hvert sitt låsbare skap tilgjengelig.
– Tanken er at når de ansatte kommer på morgningen skal de tenke over hva de skal gjøre den dagen, og sette seg på den plassen som passer best til aktiviteten. Så om du skal snakke mye i telefonen, eller samarbeide med noen setter du deg ikke i stillesonen, forteller Siri.
Ved at de ansatte får tillit til å velge miljøet som er optimalt til sine arbeidsoppgaver, legges det til rette for høy trivsel og mer effektivt arbeid, og de har også enkel tilgang på kollegaers kompetanse og samarbeid.
– En gode med å jobbe på denne måten er at du blir kjent med flere og kan diskutere på tvers av avdelinger og team. Tidligere satt man låst med sin avdeling. Med aktivitetsbaserte arbeidsplasser er det lagt til rette for at alle kan kommunisere og samarbeide enklere med hverandre, sier hun.
Ledelsen har heller ikke eget kontor, og vil derfor være mer synlige og tilgjengelige for de ansatte.
Før det ble besluttet å innføre aktivitetsbaserte arbeidsplasser dro en gruppe med representanter fra ansatte og ledelsen på befaring til andre bedrifter og studerte eksempler som benyttet seg av dette. Ledelsen var veldig positive til konseptet og det ble jobbet mye internt for at den positive innstillingen skulle smitte over til resten.
– Størrelsen på de ulike sonene er ikke tilfeldig. Antall sitteplasser av ulike typer i for eksempel stille- eller samarbeidssonen er skreddersydd for behovene som er kartlagt. Før det ble bestemt hadde de spørreundersøkelser for å finne ut hvordan de ansatte jobbet, og det er viktig for å få det riktig dimensjonert, sier Siri.
De ansatte svarte da på mange ulike spørsmål, blant annet hvor ofte de samarbeidet med andre, trengte ro eller møterom, så ble det planlagt løsninger ut i fra svarene de fikk. Det var også diskusjoner rundt hvordan man jobbet, og hvordan man skulle og ville jobbe i fremtiden.
– Etter en befaring i Gøteborg ble ledelsen inspirert av et bygg, der det var stor åpning med trapp mellom etasjene. De ble imponert over hvor godt dette fungerte, og ville implementere det i egne lokaler, nettopp for å oppnå åpenhet og god kommunikasjon. På denne måten kan man lett bevege seg mellom de ulike arealene, se hverandre og være lett tilgjengelige, sier hun.
Siri mener det er en viktig del av prosessen å dra på befaring til bedrifter som har gjennomført aktivitetsbaserte arbeidsplasser på en skikkelig måte. Både for inspirasjon og for å se hvordan det fungerer i praksis.
– Det finnes etter hvert mange bedrifter som har innført aktivitetsbaserte arbeidsplasser, men ikke alle er like vellykkede. Man hører om arealer som er for trange, at det ikke er nok stillerom for konsentrasjonsarbeid, og medarbeidere som heller ville hatt sin gamle faste plass.
– Å gå over til aktivitetsbaserte arbeidsplasser er i seg selv en endringsprosess, og som i alt annet har vi alle ulike preferanser. Men med god planlegging og en åpen innstilling kommer man langt.
En av suksessfaktorene til NAV kan være den gode prosessen. Og nå er det NAV som selv får interesserte på befaring.
– Konseptet skal ikke brukes kun for å redusere totalarealet. Det ligger mye mer bak enn at de ansatte bare veksler mellom hvor de sitter. I dette tilfellet hadde bygget i utgangspunktet plass til 220 bord, og de ansatte skal ikke måtte lete etter et sted å sitte, sier hun.
Aktivitetsbaserte arbeidsplasser handler om å få mest mulig utbytte av plassen man har tilgjengelig. Det er derfor ikke bare størrelsen på de ulike sonene som er viktig, interiøret er nøye planlagt, og skal ikke bare være pent, men funksjonelt.
– Mye av interiøret er basert på gjenbruk og alle arbeidsbordene og kontorstolene er med fra de gamle lokalene. Det er også en rød tråd med bevisste valg av farger og materialer, slik at de ansatte kan velge sone etter stemning og behov for inspirasjon, sier hun.
Den røde tråden er et resultat av at de ansatte fikk være med på å prege lokalene, noe som skapte entusiasme for bygget og konseptet. Etter at behovet for de ulike sonene var kartlagt, ble det utført workshop for å finne navn og temaer til de ulike sonene. Da ble det brukt lokale navn som var typisk for området og Fredrikstad.
– Hele bygget henger sammen. Du har for eksempel gangene som heter Glomma, og du har skjærgården, eller møterom som heter "hællæ" og "Prækæs". Denne tematikken ble så videreført i interiøret.
– Som prosjektleder må en koordinere mange interesser for å få til et godt sluttprodukt. Målet er å sy sammen et bygg som fungerer godt til de som skal være der. Det har vært mye entusiasme og et godt samarbeidsklima i prosjektet der alle har jobbet for en felles målsetning. Og uten god innsats fra utbygger, arkitekt og interiørarkitekt hadde vi ikke vært der vi er i dag.
Uavhengig om man vil sitte på skjærgården med duse farger, eller i stillesonen som er inspirert av – og oppkalt etter marka, skal det være et inspirerende sted å arbeide.
Stema legger til rette for at lokalene dine skal fungere, ikke bare i dag men i fremtiden.
Les mer her»
NAV Fredrikstad er bare et av mange steder hvor Stema Rådgivning har utført prosjekter.
Se løsninger »
Et frittstående konsulentfirma innen prosjektadministrative tjenester og takseringstjenester.
Les mer her »
