Stor undersøkelse: De mest effektive fagfolkene har tre dominerende vaner

I en internasjonal undersøkelse med knapt 20.000 deltakere kommer det fram at de mest produktive blant oss greier å overvinne trangen til å prokastrinere, levere sluttprodukt, og fokusere på daglige prestasjoner.

Men det er bare noen av konklusjonene etter at Harvard Business Review har gjennomført en stor undersøkelse blant sine lesere på fem ulike kontinenter. Målet var å hjelpe fagfolk å lære mer om sin egen personlig produktivitet, som de definerte som vaner som man forbinder med det å oppnå mer hver dag.

Undersøkelsen fokuserte på sju vaner: Å utvikle daglige rutiner, planlegge en timeplan, håndtere meldinger, å få gjennomført mye, gjennomføre effektive møter, finpusse på egne kommunikasjonsevner og delegere oppgaver til andre.

Hele 19.957 lesere responderte, og hvorav halvparten var innbyggere i Nord-Amerika, 21 prosent kom fra Europa og 19 prosent fra Asia og de resterende 10 prosentene var innbyggere i Australia, Sør-Amerika og Afrika.

Tre generelle mønstre skilte seg ut:

• Lange arbeidsdager er ikke nødvendigvis ensbetydende med høyere personlig produktivitet. Å jobbe smartere er nøkkelen til å få gjennomført flere av de oppgavene du prioriterer hver dag
• Alder og ansiennitet henger tett sammen med personlig produktivitet. Eldre, og eldre fagpersoner, registrerte høyere score enn yngre og yngre kollegaer.
• Mannlige og kvinnelige fagfolk scoret tilnærmet likt når det kommer til samlet produktivitetspoeng, men undersøkelsen viser kjønnsforskjeller i bestemte vaner som fremmer personlig produktivitet

Da de gravde dypere i dataene, fant de at fagfolkene med flest produktivitetspoeng hadde en tendens til å gjøre det bra ved hjelp av de samme vanene. Undersøkelse oppsummerer tre dominerende vaner:

1. De planlegger arbeidet med utgangspunkt i topp-prioriteringer, og handler deretter med et bestemt mål

2. De har utviklet effektive teknikker for å håndtere store informasjonsmengder og et stort antall oppgaver

3. De forstår behovene til sine kollegaer: Korte møter, tilpasset kommunikasjon og tydelige retninger

Kjønnsforskjeller

Undersøkelsen, som hadde en kjønnsbalanse på 45 prosent kvinnelige og 55 prosent mannlige respondenter, viser minimale kjønnsforskjeller når det kommer til antall produktivitetspoeng. Likevel er det en slående forskjell i hvordan kvinner og menn greier å være produktive.

Kvinner scorer høyt når det kommer til å gjennomføre møter effektivt. De sender i større grad ut møteinnkalling med en agenda, oppgir i større grad at de klarer å begrense møter til maks 90 minutter og avslutter oftere møter med en avklaring av et forpliktende neste trinn.

Undersøkelsen viste også en større sannsynlighet for at kvinner forbereder kalenderen dagen i forveien og svarer raskt på eposter.

Mennene utmerker seg på sin side ved å håndtere høyt meldingsvolum. De rapporterer at de i større grad dropper å lese mail med lav verdi, at de fokuserer raskere på sluttproduktet og at de i større grad tenker seg grundig om før de skriver eller leser noe.

Undersøkelsen har en åpenbar svakhet ved at HBRs lesere selv tok initiativ til om de ville delta i undersøkelsen eller ikke, i tillegg til at vurderingene var selvvurdering av vaner i stedet for objektive mål på folks produktivitet. Likevel mener HBR at resultatet gir nyttig innsikt i produktivitetsvaner, og sier noe om utfordringer fagfolk står overfor.