Slik onboarder ulike firmaer: – Vi vil gjøre det enkelt

– Vi er skikkelig spente på å få en nyansatt og skal gjøre alt for at personen kommer inn i miljøet her, sier daglig leder Thomas Myrdal i Dråpe Entreprenør AS.

Firmaet, som jobber med miljøvennlige løsninger for varmeanlegg, leter for tiden etter en ny ingeniør. Det blir første utvidelse av staben i firmaet, som ble etablert i 2021.

– Dette er første gang vi gjør en nyansettelse av noen vi ikke kjenner veldig godt fra før i Dråpe, og vi har derfor tenkt mye på hvordan vi skal perfeksjonere det nå, sier Myrdal.

– Vi må gi en hyggelig velkomst og så besøke prosjekter så tidlig som mulig, slik at personen får se ting vi bygger, har bygget og drifter.

God onboarding

Onboarding er, med HR Norges beskrivelse, prosessen med å integrere nyansatte i organisasjonen, slik at de raskt blir produktive og trives i sin nye rolle.

Men opplæring av nyansatte gjøres veldig forskjellig i ulike bedrifter. I større firmaer er det vanlig med omfattende innføring i rutiner, verdier og arbeidskultur. Mens mindre firmaer kan sette nye medarbeidere rett i arbeid.

– I en stor virksomhet har man gjerne flashy onboarding-programmer, men det er ikke alle som er like gode. Kursene går gjerne bare over noen dager, men er på langt nær nok til å bli produktiv i en rolle, sier Sven Kinden Iversen, fagansvarlig i HR Norge.

Han viser til at 85 prosent av virksomhetene i HR Norges undersøkelse fra 2024 sier at onboardingen varte fra tre til seks måneder.

– Men vi ser at det gjennomsnittlig tar mye lenger tid å bli fullt ut produktiv i en ny jobb.

Vær nysgjerrig

Iversen råder nyansatte til å være nysgjerrige og stille alle tenkelige spørsmål den første tiden på en ny arbeidsplass.

– Regler og rutiner kan man ofte lese seg til. Men det viktigste for den ansatte er å få klarhet i hva som ligger i rollen og hvilke forventninger det stilles til deg. Vi ser at man ofte ender med å skille lag tidligere enn forventet om onboardingen ikke fungerer.

Eksperten mener onboarding krever et godt samarbeid mellom nyansatt, leder og kollegaene.

– Man skaper ikke jobben alene. Det er viktig å forstå kulturen på arbeidsplassen, og det kan man ikke lese seg til. Det å få en buddy eller mentor kan være et veldig effektivt verktøy for nyansatte.

Starter med eget hjelpeverktøy

Daglig leder i Dråpe har laget et eget innføringssystem som viser alle prosesser i firmaet. Onboardingen skal starte foran hjelpeverktøyet, sammen med en av firmaets nå syv ansatte.

– Vi bruker flere programmer i hverdagen. Noen bærer preg av å være laget for ingeniører av ingeniører – og ser gjerne ut som Windows 95. Det kan være komplisert nok for selv de som har brukt dem lenge. Derfor er vi opptatt av å gjøre det så enkelt som mulig for en ny, sier Myrdal.

– I hjelpeverktøyet kommer det frem hvilke steg vi har i forskjellige prosesser. Der har vi også testcaser med fiktive bygg for trening på dimensjonering, prising og prosjektering.

Mener nøkkelen er samarbeid

En nyansatt vil også fort bli med til prosjekter, som borettslaget der de nå jobber, på Lambertseter i Oslo.

– Vi er nok litt redde for å få inn en ny i vår gjeng, personen må være like rar som oss, humrer Myrdal.

– Men nøkkelen til å bli godt kjent er å samarbeide om noe, og så finner vi nok ut av det, legger han til.

Myrdal tror det kan være lettere å være ny i et lite firma.

– Det blir nok en god onboarding-prosess, men det er kanskje vanskeligere å flyte mellom divisjoner og finne sin rolle i et større firma. I et lite selskap er du prisgitt mottakelsen fra dem som er der. Men du har mye større mulighet til å bli kjent med hele bedriften og å finne din plass, der du trives og dermed leverer best.

Begynner før første arbeidsdag

Hos IT-giganten Tietoevry prioriterer de høyt å gi nyansatte en god start, ifølge HR-direktør Trond Vinje.

– Vi starter onboarding-prosessen allerede før første arbeidsdag, med en digital pre-onboarding. Her får nyansatte blant annet en innføring i selskapet og kulturen vår. Som en del av onboardingen har vi også en digital samling på tvers av land, og vi har egne onboardingsdager på de ulike lokasjonene våre, forteller han.

Det er særlig tre ting firmaet vektlegger ved onboardingen.

– Det er å bygge fellesskap og nettverk blant de nyansatte, å gi dem den kunnskapen og de verktøyene de trenger for å lykkes i rollene sine og å gi dem støtte og veiledning i oppstarten. For å legge til rette for det siste, får hver nyansatt blant annet sin egen buddy.

Det viktigste med onboardingen er at nyansatte føler seg velkomne og at de får den praktiske informasjonen de trenger for å gjøre en god jobb.

– Derfor legger vi mye ressurser i onboardingen vår, slik at den blir både lærerik og gøyal.

Todelt onboarding

Ved forskningsinstituttet Sintef deler de opp onboardingsprosessen i to faser. Pre-onboardingen starter ved signering av kontrakt og fortsetter med ulike oppgaver via deres HR-system.

– Målet er å skape et godt førsteinntrykk, forsterke motivasjonen og sørge for at den nye medarbeideren føler seg godt ivaretatt og klar for sin første arbeidsdag, forteller Gøril Kvernmo, som er HR-direktør i Sintefs konsernstab.

Fra første arbeidsdag til prøvetiden er over skal den nye medarbeideren bli godt kjent med Sintef, kollegene og egne faglige oppgaver.

– Nyansatte blir tildelt en fadder som veileder. De blir invitert til personlige møter med relevante kollegaer for nettverksbygging og får faglig og administrativ informasjon, forteller Kvernmo.

Obligatoriske e-læringskurs og opplæring i egen enhet inngår også i onboardingen.

– Alle nyansatte deltar også på et todagers introduksjonskurs hvor de møtes på tvers og bygger nettverk, får innsikt i ulike deler av organisasjonen, vår strategi, kultur og våre verdier.

Nye Sintef-medarbeidere skal føle seg inkludert. De skal tidlig forstå hva som kreves i rollen deres, fortsetter Kvernmo.

– Vi mener at dette bidrar til økt effektivitet, kortere opplæringstid samt skaper engasjement og motivasjon. Det igjen fører til bedre jobbprestasjoner og trivsel. Målet er at dette skal styrke muligheten for at vår nye kollega velger å bli hos oss, trives og skape resultater og utvikling for Sintef.