Hvorfor får du ikke ting gjort? 5 avbrytelser og distraksjoner du enkelt kan bli kvitt

Vi såkalte kunnskapsarbeidere sitter ved en PC som også er en underholdningsmaskin. Vi avbryter oss selv utallige ganger i løpet av en arbeidstime, og det kan ta lang tid å komme tilbake til oppgaven etter en avbrytelse.

Magnus Ingebrigtsen hjelper folk og organisasjoner med å legge til rette for å finne flyten. Ingebrigtsen har en master i psykologi, lederutdannelse fra Luftforsvaret, foreleser i anvendt psykologi og holder kurs for å lære folk å få det beste ut av seg selv på jobben.

Ikke gjennom å bite tennene sammen og beinhardt jobbe på, men for å finne ut når du jobber best og hvordan du kan få det til.

Vi er så lette å avbryte

Hjernen vår er laget både for å jobbe konsentrert med en oppgave, men også samtidig sjekke om det er noen farer som lurer. Derfor er vi ganske lette å distrahere, når vi får en epost, en tekstmelding, chattemelding eller bare ser at en fane er åpen i nettleseren.

– Den kontinuerlige monitoreringsfunksjonen til hjernen vår blir problemet når vi hele tiden fokuserer på det som skjer i omgivelsene våre, sier Ingebrigtsen.

Han mener vi må begrense avbrytelser fra mail, telefon, intern chattekanal og kolleger i landskap.

Av og på-knapp

Selv mener han at en god løsning er å være enten konsentrert eller sosial.

– Jeg tenker ikke at jeg isolerer meg i en boble. Jeg er enten i konsentrasjonsmodus, eller sosial. Jeg har en av- og en påbryter, sier Ingebrigtsen.

Han gir følgende råd til folk som trenger ro og konsentrasjon foran en datamaskin for å kunne gjøre jobben sin:

Forstyrrelse 1: Facebook og 40 andre faner oppe i nettleseren

Når vi skrur på pc-en og arbeidsdagen skal begynne, er det ofte noen sider vi må ha oppe for å få gjort en oppgave. Men deretter baller det på seg med mindre relevante faner, som vi kanskje ikke lukker, og som blir fristende å hoppe inn i.

Nettsider er laget for at vi skal fristes til å klikke videre. Midt i enn nettartikkel (også denne) er det lenker til en annen nettartikkel.

Sånn er ikke en bok. En bok på papir er laget for at du skal lese boka. Det mener Ingebrigtsen er et fint sted å begynne.

– Når vi jobber på en datamaskin, kan vi legge opp skrivebordet som en bok eller en nettside. Vi kan ha oppe bare de to eller tre vinduene vi trenger, eller så kan vi åpne alle muligheter med 40 faner, sier Ingebrigtsen.

Han mener at det er ulike årsaker til mange åpne faner. En årsak er at vi har lyst til å holde mulighetene åpne, bokstavelig talt. En annen er vi har funnet en side vi trenger til senere, og ikke har lyst til å glemme eller bruke tid på å finne den igjen.

Hvis det siste er tilfellet, kan du samle lenkene i et program, som Microsoft To Do, eller bare i et worddokument, under overskriften du trenger det til.

Da har du dem. Og så kan du lukke fanene.

Forstyrrelse 2: Eposten

For mange kan det føles vanskelig å lukke epost-boksen. Det kan jo hende at noen sender en viktig epost som trenger svar umiddelbart. For eksempel at noen trenger et svar fra deg for å komme videre i sitt arbeid.

Ingebrigtsen er ikke enig.

– Hvorfor skal vi være tilgjengelig hele arbeidsdagen? Det synes jeg er helt absurd, sier han.

– Er du virkelig så viktig? Nå er jeg kanskje litt krass, men selv Forsvarets spesialsoldater får 24 timers responstid. Et politihelikopter har en times varsel, sier Ingebrigtsen.

Han understreker at det gjelder folk som ikke har jobber som er styrt av epost-henvendelser fra for eksempel kunder, men folk som har andre primæroppgaver.

– Eposten er ofte andres agenda, også hvis du må drive brannslukking for andre. Det er ikke mitt problem at du har planlagt ditt prosjekt så dårlig at du må ha svar med en gang, sier Ingebrigtsen litt spøkefullt.

– Selvsagt skal vi gjøre vårt ytterste for å hjelpe kolleger, men det må være lov til å ha perioder med uavbrutt fokus også.

Hvis det haster å nå deg, kan folk ringe, mener han.

Selv åpner han eposten på begynnelsen av arbeidsdagen, setter av cirka 20 minutter, og lukker den igjen. Så kan han sjekke den noen ganger i løpet av dagen for å se om det er noe som haster, men ikke når han er midt i en oppgave.

Forstyrrelse 3: Telefonen

En telefon som ringer er en garantert avbrytelse. Den forstyrrer selv om du velger å ikke ta den. En tekstmelding har også en egen evne til å avbryte andre oppgaver.

Hvis du har en telefon du kan sette i ikke forstyrr-modus, slipper du å bli avbrutt, men kan heller ta kontakt senere. Noen telefoner tillater favorittkontakter å komme gjennom ikke forstyrr-modus.

Ingebrigtsen har ikke overraskende skrudd av mesteparten av varsler på forskjellige apper.

Forstyrrelse 4: Jobbchatteverktøy som Slack og Teams

Skrivebordsvarsler fra Slack og Teams spretter opp på skrivebordet og kan utgjøre en mengde avbrytelser hver dag.

Du trenger ikke ha på varsler fra jobbens chatteprogram, mener Ingebrigtsen. Han har skrudd dem helt av på sin jobb. Det vet kollegene hans.

– Vi har tatt en prat om hva som er forventningene, og jeg har sagt tydelig fra til de andre at jeg ikke har på varsler, men jeg sjekker vanligvis i begge ender av arbeidsdagen.

Han mener også at mange en-til-en-samtaler foregår i gruppechatter, og at de bør flyttes ut så det ikke forstyrrer andre.

Forstyrrelse 5: Kontorlandskap

Fordi vi har et ønske om å følge med på alt rundt oss, er det ikke bare det som skjer på datamaskinen som forstyrrer.

Det er også kolleger som snakker og beveger seg i landskapet samtidig som vi skal konsentrere oss.

En rekke undersøkelser, blant annet denne fra Analyse Danmark, viser at kontorlandskap er stressende for mange fordi vi ofte blir forstyrret av støy. Hele 60 prosent av de spurte svarer at støy forstyrrer dem.

For å kunne jobbe effektivt i landskap, trenger du en del selvkontroll. Og rett og slett noe å holde lyden ute med.

– Øretelefoner med lyddemping er en veldig god investering for arbeidsgiver, sier Ingebrigtsen.

Å være sosial med kollegaer

Men hvis du ikke tar telefonen, sjekker mailen, svarer på chattemeldinger og i tillegg sitter med headset når kollegene småprater – da kan mange fort føle at de er effektive, samtidig som det kanskje gnager litt at man ikke bidrar så mye til det sosiale miljøet.

Ingebrigtsen mener at en god løsning på det er å snakke om forventninger.

– Ta en dialog, åpen og ærlig, med de nærmeste kollegene. Snakk om hva som er dine behov og forventninger til miljøet, sier Ingebrigtsen.

Det har han gjort selv, og han har hjulpet bedrifter med akkurat det: Hva folk mener om prating i landskap, svar på epost, kontakt på kveldstid og i helger.

– Spørsmålet jeg har gitt folk er: Hvordan får vi lagt til rette for perioder med dyp konsentrasjon, og samtidig ivareta den trivelige sosiale settingen som vi vil ha.

Innføre perioder med arbeidsro

Han mener at arbeidsro er noe en hel avdeling eller organisasjon kan prøve å kultivere, for eksempel gjennom å ha perioder i løpet av uka der man tilrettelegger for fokus ved å ikke ha møter eller andre forstyrrelser.

Da kan man kanskje se at ting blir bedre eller mer effektivt gjort. Og kanskje også få gjort noen andre oppgaver enn de som vanligvis blir gjort.

– Ofte føler folk at det er de store og viktige tingene man skyver på, for å ta unna de som maser mest, sier Ingebrigtsen.