Frivillig eller tvungen hjemmekontor – det er stor forskjell. Slik leverer du uansett

– Ja, nå sitter vi her igjen, og forsøker å gjøre det beste ut av det, humrer en lettere oppgitt førsteamanuensis i organisasjonspsykologi og ledelse, Karoline Kopperud ved OsloMet.

Etter måneder med fleksibilitet og frivillighet, er det igjen pålagt hjemmekontor for mange som følge av nye innstramninger. Selv om mange nå har lang og bred erfaring med å jobbe hjemmefra, er det lett å føle motløshet når en nå går inn i en ny runde med pålagt hjemmekontor, som vi foreløpig ikke vet hvor lenge vil vare.

Vi har snakket med Kopperud for å friske opp hukommelsen om hva som er viktig å huske på når vi igjen sitter og jobber fra hver vår tue, og om hva forskere har lært om hjemmekontor i løpet av pandemien.

Det er nemlig en vesentlig forskjell på å jobbe hjemmefra når man selv har valgt det – og å jobbe hjemmefra fordi noen pålegger deg det.

– Den fleksible og frivillige bruken av hjemmekontor, hvor man kan jobber hjemme en dag eller to i uken, ut ifra dagsform, hva slags arbeidsoppgaver en skal løse eller hvorvidt man trenger å samarbeide med andre eller ikke, det ser vi er en god ting for de aller fleste. Det som er vanskelig nå er at vi ikke kan velge, utdyper Kopperud.

Kopperud har tidligere gått igjennom internasjonale rapporter om bruk av hjemmekontor før og under pandemien, for å se hva forskningen sier om effekten av å jobbe fra andre steder enn på kontoret.

Siden den gang har det kommet studier som sier mer om hvordan vi fungerer når vi må jobbe hjemmefra.

Konsekvenser av tvungen hjemmekontor

– Hvis vi ser på forskningen som er gjort under pandemien, hvilken effekt det har å jobbe hjemme slik vi gjør nå, så er den største utfordringen å ikke mestre balansen mellom jobb og fritid. Det kan utarte seg på mange måter.

En konsekvens kan være at hjem- og fritidsforpliktelser sklir over i arbeidstiden, eller det motsatte, at man ikke greier logge av og jobber ut over arbeidstiden.

– Man tenker ofte på fritid som noe som er veldig viktig for de med foreldreansvar. Men det viktig for alle, uavhengig av om de har barn eller ikke. Vi vet at god bruk av fritid er positivt for engasjement og prestasjon når du er på jobb, sier Kopperud.

Forskningen viser at også at krav om å utføre 100 prosent av arbeidet på hjemmekontor, øker risikoen for at ansatte opplever ensomhet. En annen konsekvens er sosial og profesjonell isolasjon, og etter hvert utmattelse.

– Vi ser at folk blir lettere emosjonelt utmattet på hjemmekontor. Da er det ikke lett å få gjort jobben på en god måte, sier Kopperud.

Kjøreregler for hjemmekontor

Så hvordan var det igjen. Hva kan man selv gjøre for å jobbet best mulig hjemmefra, selv om det butter imot? Arbeidslivsforskeren minner om kjørereglene vi har blitt prentet inn underveis pandemien:

1. Være sosial med kollegaer selv om du ikke er på kontoret

– Sørg for å ha uformelle møter med kollegaer hver dag. Dere kan spise lunsj sammen på teams, eller gå turer sammen om dere bor i nærheten av hverandre. Hvis ikke man bor i nærheten kan man avtale å møtes på et samlingssted ute, for å prøve å bevare det kollegiale fellesskapet, sier Kopperud.

2. Sørg for å ha korte digitale møter

– Det er snakket mye om Zoom fatigue, og forskningen indikerer at det er et reelt fenomen. Det er veldig fysisk krevende å sitte i lange digitale videomøter. Jeg hører om dagslange møter på Teams, det er en veldig dårlig ide. Holdt det kort, og spe heller på med å gjøre noe sosialt, som å gå en tur og snakke i telefonen, råder Kopperud.

3. Selvdisiplin med Pomodoro-metoden

For noen faller det helt naturlig å lede seg selv på en god måte når man jobber borte fra kontoret. For andre er det ikke fullt så enkelt når strukturen i jobbhverdagen forsvinner.

– Selvdisiplin er helt avgjørende for å få det til å fungere på hjemmekontoret. Det viser forskning som er gjort under pandemien, sier Kopperud.

Hvor effektivt man jobber hjemmefra kan knyttes til personlige egenskaper, og vi har tidligere fortalt om en metastudie fra 2019 som identifiserer egenskaper som øker sjansen for å jobbe effektivt:

• Selvdisiplin
• God tidsstyring
• Evnen til å jobbe selvstendig
• Evne til å motivere seg selv
• Evnen til selvledelse

Om man mangler noen av disse egenskapene, finnes det likevel råd.

– Det kan være lurt å skrive ned konkrete oppgaver man skal gjennomføre i løpet av arbeidsdagen, og huske på at det går an å dele inn tiden strengt gjennom dagen for å få ting gjort.

En konkret metode for å få ting unna er pomodoro-metoden.

– Sett en timer på 20 minutter, skru av alt av sosiale medier og la jobbmailen være, og jobb effektivt til klokken ringer. Da tar du ti minutter pause, og så fortsetter du i dette intervallet. Det er en enkel metode for selvdisiplin, sier Kopperud.

– Det viktigste er å være ærlig med seg selv for å få ting gjort.

Ledere må ha tett kontakt med medarbeidere

Kopperud stresser en ting overfor ledere: Sett av tid til og vær klar over betydningen av å ha tett kontakt med medarbeiderne.

– Det er ekstra viktig for ledere å følge opp sine ansatte tett når alle må jobbe hjemmefra. Jeg kan ikke få understreket det nok. Ta kontakt, bygg de ansatte opp med det de er gode på, og undersøk om det er noen som trenger en nærmere prat ukentlig.

Noen medarbeidere kan føle tett lederkontakt som forstyrrende, presiserer Kopperud.

– Det er ikke sikkert tett kontakt passer for alle, det viktigste er at lederen undersøker hva hver enkelt ansatt trenger og hva slags oppfølging de har behov for.