Telenor har fritt setevalg - et viktig prinsipp dersom åpent kontorlandskap skal fungere, ifølge ekspertene.
Telenor har fritt setevalg - et viktig prinsipp dersom åpent kontorlandskap skal fungere, ifølge ekspertene. (Bilde: Mathias Klingenberg)
EKSTRA

Åpent kontorlandskap

Slik overlever du i åpent kontorlandskap

Fem ekspert-tips for å trives.

Hei, dette er en Ekstra-sak som noen har delt med deg.
Lyst til å lese mer? Få fri tilgang for kun 199,- i måneden.
Bli Ekstra-abonnent »

Telefonen ringer i det åpne kontorlandskapet du arbeider i. Telefonen er ikke din, men naboens. Konsentrasjonen din er likevel brutt.

Sidemannen tar telefonen, og du forsøker å blokkere ut samtalen som utspiller seg. Samtidig blir du oppmerksom på en halvveis interessant samtale mellom to andre medarbeidere.

Igjen prøver du å ikke lytte, men heller konsentrere deg om arbeidsoppgaven din. Rett som det er kan jo sjefen titte bort på deg og se at du ikke jobber med det du skal.

Kjenner du deg igjen?

– Nei, absolutt ikke. Ikke slik åpent landskap er lagt opp her, sier Åse Selfjord, tillitsvalgt i Negotia i Telenor Eiendom.

Hun står midt mellom to øyer med kontorpulter i det åpne kontorlandskapet i Telenors hovedkontor på Fornebu.

Selfjord forteller at hun har jobbet i flere forskjellige kontorlandskaper. Da hun kom til Telenor opplevde hun «hvordan det egentlig skal være».

Tillitsvalgt Åse Selfjord sier hun ikke har fått klager fra medarbeiderne på Telenors åpne kontorlandskap.
Tillitsvalgt Åse Selfjord sier hun ikke har fått klager fra medarbeiderne på Telenors åpne kontorlandskap. Foto: Mathias Klingenberg

I denne saken får du ekspertenes konkrete tips og råd om hvordan man kan få et åpent kontorlandskap til å fungere.

– Stadig mer populært

Telenor var et av de første store norske selskapene som innførte åpent kontorlandskap da de flyttet inn på Fornebu i 2001.

Tidligere konsernsjef Jon Fredrik Baksaas har overfor Harvard Business Review gitt kontorlokalene en sentral del av æren for å forbedre kommunikasjon, akselerere beslutningsprosesser og skape et «attacking mind-set» i organisasjonen.  

Selv om det ikke finnes overordnede tall på hvordan bruken av åpne kontorlandskap har utviklet seg i Norge de senere årene, er ekspertene enige om at flere og flere arbeidstakere befinner seg i åpent landskap.   

Fire tegn på at åpent landskap ikke fungerer:

Sjøvold fremhever spesielt tre tegn på at åpent kontorlandskap ikke passer bedriften:

  • Det kan virke bisart når folk sender eposter til hverandre i det åpne landskapet. Det er for å markere at man ikke vil forstyrres, og er et tydelig tegn på at åpent kontorlandskap ikke passer i bedriftskulturen.
  • Dersom folk alltid har på seg hodetelefoner på en arbeidsplass, ser du at organiseringen ikke er optimal.
  • Hvis stillerommene alltid er opptatt, tyder det på at folk har et behov som ikke er tilfredsstilt i det åpne landskapet. 

Fostervold fremhever også bruken av hodetelefoner som et tegn på at løsningen ikke fungerer.

  • Det mest alvorlige er imidlertid hvis folk slutter å komme på jobb, og heller sitter hjemme og jobber. Det er et alvorlig signal, sier Fostervold.

– Det blir stadig mer populært, sier Knut Inge Fostervold, førsteamanuensis ved Psykologisk institutt på Universitetet i Oslo (UiO), til Teknisk Ukeblad. 

– Noen ganger får jeg inntrykk av at åpent landskap innføres fordi alle andre bruker det, i stedet for at man har en direkte misjon med det. Det er feil utgangspunkt, sier Endre Sjøvold, førsteamanuensis ved Institutt for industriell økonomi og teknologiledelse ved NTNU.

Debatten rundt åpent kontorlandskap har foregått over lengre tid, og ikke alle er like positive.

I 2014 sa kun 15 prosent av norske arbeidstakere at de blir mer effektive av å jobbe i et åpent kontorlandskap, ifølge en undersøkelse gjennomført av Infact på oppdrag fra konsulentselskapet Vivento.

Truls Gjestland i Sintef har tidligere sagt til Teknisk Ukeblad at åpne kontorlandskap aldri skulle vært laget.

Telenor har flere ulike fellesarealer. Akkurat dette arealet ble redesignet nylig.
Telenor har flere ulike fellesarealer. Akkurat dette arealet ble redesignet nylig. Foto: Mathias Klingenberg

Første tips: Organiser deg vekk fra problemene

Man hvis du nå en gang sitter der i det åpne landskapet, smått fortvilet over din bedrifts valg av kontororganisering: Hva kan du gjøre?

Ekspertene mener man i utgangspunktet ikke skal komme i situasjoner lik den som er beskrevet innledningsvis, ettersom bedriften kan organisere seg vekk fra slike situasjoner. Det er også det Telenor mener å ha gjort.

– Det viktigste man gjør er å ta utgangspunkt i de arbeidsoppgavene medarbeiderne skal gjøre, finne ut hva det er behov for av areal og teknologi, og utforme arbeidsplassen tilpasset medarbeidernes hovedoppgaver, sier Morten Hatling, seniorforsker ved Sintef Teknologi og samfunn.

– Vår forskning viser at brukerens behov kommer altfor seint inn i designprosessen. I dag eier færre bedrifter sine egne kontorbygg. Det virker som verdistigningen på bygget blir viktigere enn verdiskapningen som skjer inne i bygget, fortsetter Hatling.

Endre Sjøvold, førsteamanuensis ved Institutt for industriell økonomi og teknologiledelse ved NTNU, sier at åpent landskap slettes ikke passer alle bedrifter.

– Åpent landskap passer best når kommunikasjon er hovedoppgaven, og da gjerne i prosjekter. Arbeidsformen vokste ut fra konsulentbransjen, hvor det er meningsløst at alle har sitt egne rom fordi konsulentene skal være ute på oppdrag, sier Sjøvold.

Andre tips: Ikke faste plasser

Katrin Skjong, kommunikasjonsansvarlig i Telenor Eiendom, forteller at de tilpasser landskapet ut ifra hva slags arbeid som skal utføres.

– Et hovedprinsipp er for eksempel at ingen har faste sitteplasser, og at alle pulter skal være ryddet innen dagen er omme, sier Skjong.

– Da kan man flytte seg etter hvor stille man ønsker å ha det, supplerer Selfjord.

Katrin Skjong i Telenor Eiendom forteller at lokalene er utformet slik at de mest støyende aktivitetene skal foregå nærmest inngangsdøra.
Katrin Skjong i Telenor Eiendom forteller at lokalene er utformet slik at de mest støyende aktivitetene skal foregå nærmest inngangsdøra. Foto: Mathias Klingenberg

Her finnes det imidlertid unntak. For eksempel har advokatavdelingen egne, faste plasser, da de gjerne behandler konfidensielle opplysninger og at det er krav om at advokater skal sitte i et skjermet område.

Videre har enkelte kreative designere egne pulter, da de i større grad trenger et fast sted de kan teste ut ulike ting.

Sjovøld ved NTNU mener et åpent kontorlandskap krever at man går vekk fra alt som heter faste plasser.

– Da kan man sitte sammen med folk man jobber sammen med på et prosjekt eller en oppgave. På denne måten får man et dynamisk miljø, man kan for eksempel stikke hodet over skjermen og snakke med sidemannen når det er noe, sier han.

– Tellinger av arealutnyttelse viser at arbeidere med faste plasser sitter der i mindre enn 40 prosent av arbeidstiden. Det vil si at man er andre steder 60 prosent av tida. Da er det fornuftig å se på hvordan man kan utnytte kontorarealet bedre, supplerer Hatling ved Sintek.  

Tredje tips: Skill mellom sonene

Noen av medarbeiderne bruker en spesialfilm foran skjermen, slik at man ikke kan se hva som foregår med mindre man står i akkurat rett vinkel for filmen.
Noen av medarbeiderne bruker en spesialfilm foran skjermen, slik at man ikke kan se hva som foregår med mindre man står i akkurat rett vinkel for filmen. Foto: Mathias Klingenberg

Fostervold ved UiO sier det er enkelte grunnleggende organiseringsprinsipper som må gjelde for at et åpent kontorlandskap skal fungere.

Det første er å ha fysiske skiller mellom der folk skal jobbe og de sosiale sonene.

– Man må unngå trafikk gjennom de stedene folk sitter og jobber, og lage gangveier som ikke forstyrrer konsentrasjonen. Disse gangveiene må utformes slik at de faktisk brukes, sier Fostervold.

Kaffemaskiner, skrivere og andre fellesfunksjoner må legges til steder som er mest mulig skjermet fra arbeidsområdene, fortsetter Fostervold.

Telenor har merket et behov for flere små møterom. Lampen over dette bordet er dekorert med setningslapper som kan inspirere. Fra venstre: Katrin Skjong og Hege Solberg.
Telenor har merket et behov for flere små møterom. Lampen over dette bordet er dekorert med setningslapper som kan inspirere. Fra venstre: Katrin Skjong og Hege Solberg. Foto: Mathias Klingenberg

– Man må også være klar over at belysning lenger borte i lokalet kan være forstyrrende for andre enn de som har slått på lampa. Lysdesignere kan tenke gjennom hvordan dette kan utformes, sier Fostervold.   

På Fornebu har Telenor ulike soner til ulike typer arbeid. I såkalte multirom kan man arbeide i sammen i mindre grupper, mens i stillesonen skal man kunne arbeide uavbrutt av lyder.

– Vi har et prinsipp om at det mest støyende arbeidet skal foregå nært inngangspartiet, før det blir stillere jo lengre inn i lokalet man kommer, sier Skjong.

Fjerde tips: Stillerom

Stillerom er helt nødvendig, ifølge ekspertene. Det holder imidlertid ikke bare å lage to-tre stillerom og si seg fornøyd med det.

– Det må være nok stillerom til de ansatte. Et stillerom er kun funksjonelt så lenge det er ledig. Det må heller ikke ligge for langt unna, men være lett tilgjengelig, sier Fostervold.

– Vi ser at stillerom ofte ikke blir brukt, fordi de er for dårlige.  Når du hører hva som foregår i rommet ved siden av stillerommet, bruker du det ikke, sier Hatling.

Skjong i Telenor Eiendom forteller at de tidligere kalte de såkalte multirommene for stillerom, men endret navnet da det viste seg at rommene ikke var stille nok.

– Derfor har vi stillesoner innerst i lokalet, i tillegg til at vi har laget enkelte, lyddempede rom med eget ventilasjonsanlegg, sier Skjong.

Reservasjonssystemet kan være en medvirkende årsak til at et stillerom ikke blir brukt, forteller Hatling ved Sintef.

– På booking-systemet kan det se ut som alle møterommene er opptatt, selv om de i realiteten er ledige. Det er fordi alle bare booker, ettersom det ikke er noen kostnader forbundet med det, sier Sintef-forskeren.

Skjong medgir at det er fritt for Telenors ansatte å holde av møterom, men at de oppfordrer til måtehold.

Flere slike sofaer står hos Telenor på Fornebu. Avbildet er Hege Solberg, kommunikasjonsmedarbeider i Telenor Eiendom.
Flere slike sofaer står hos Telenor på Fornebu. Avbildet er Hege Solberg, kommunikasjonsmedarbeider i Telenor Eiendom. Foto: Mathias Klingenberg

Femte tips: Lag kjøreregler

Forskerne er enige om at det kan være greit å ha enkelte kjøreregler for hvordan man skal oppføre seg i det åpne landskapet. Å gjennomføre telefonsamtaler på egne rom kan være en slik kjøreregel.

Telenor har laget et eget sett med kjøreregler (se faktaboks). Tillitsvalgt Selfjord forteller at de ansatte stort sett respekterer disse, selv om det kan skli litt ut iblant.

Telenors spilleregler i åpent kontorlandskap

  • Telefonbruk: Snakk lavt, ha lav ringelyd, viktige og private samtaler tas på stillerom eller «på gangen».
  • Arbeidsplassen: «Free seating» i dedikert sone. Clean desk om du har møter lenger enn tre timer, og etter endt arbeidsdag. Det er lov å snakke i telefonen på arbeidsplassen.
  • Stillerom/multirom: Skal ikke benyttes som «eget kontor», men til telefonmøter, viktige samtaler, diskusjonsgrupper. Det er ikke anledning til å booke stillerom/multirom.
  • Arbeidsro: Diskusjoner / lange samtaler foregår i stillerom/multirom/sosiale soner. Bruk høretelefoner ved bruk av radio/PC med lyd. Alle er tilgjengelige og kan snakkes til, men vurder om ved­kommende virker opptatt. Det er lov å si «vent litt» hvis noen henvender seg og man er opptatt.
  • Sikkerhet/Konfidensialitet: Konfidensielle samtaler gjennomføres i stillerom eller møterom. Konfi­densielle papirer makuleres og behandles iht. Telenors regler. Lås PC-skjerm når du forlater plassen. Vær obs på hva du sier i åpent landskap.

– Jeg har ikke fått tilbakemelding om at folk er misfornøyd med reglene, eller hvordan de håndheves, sier hun.

Det viktigste med slike regler er at de ansatte har forståelse for dem, ifølge ekspertene.

– Man må lage slike systemer sammen med de ansatte. Det er liten vits i å lage regler som ikke blir fulgt, sier Fostervold.

– Ofte lager man kjøreregler, men glemmer å følge dem opp med de ansatte. Dette må trenes på, sier Hatling.

Både Hatling ved Sintef og Sjøvold ved NTNU presiserer at de er motstandere av rigide regler. Sjøvold sier slike regler kan virke mot en del av hensikten ved åpne kontorlandskap.

– Åpent kontorlandskap er per definisjon laget for at folk skal ha kontakt. De skal snakke, ikke sitte og jobbe konsentrert, sier han.

Hodetelefoner = nederlag

Hodetelefoner, gjerne med aktiv støydemping, er blitt et populært tiltak for å stenge støyen ute. Både Fostervold og Sjøvold ser imidlertid på bruk av hodetelefoner som et nederlag.

– Hvis man er nødt til å utstyre de ansatte med hodetelefoner, fungerer ikke lokalet man har, sier Fostervold.

– Argumentet for åpent landskap er at folk skal snakke mer sammen. Men studier viser at folk snakker mindre sammen, ettersom man sitter med hodetelefoner. Dette blir respektert i mye høyere grad enn å banke på en kontordør, sier Sjøvold.

Selv om det ikke er mange hodetelefoner i bruk når Teknisk Ukeblad besøker Telenor på Fornebu, forteller Skjong at enkelte ansatte konsentrerer seg bedre med musikk på ørene.

Fellesarealet hos Telenor skal brukes til uformell utveksling av tanker og ideer. Fra venstre: Hege Solberg og Katrin Skjong.
Fellesarealet hos Telenor skal brukes til uformell utveksling av tanker og ideer. Fra venstre: Hege Solberg og Katrin Skjong. Foto: Mathias Klingenberg

– Støy er ikke noe du skal tåle

Tilbake til vår fiktive, frustrerte medarbeider i det bråkete, åpne kontorlandskapet.

– Hva skal man gjøre dersom man plages av støy i det åpne kontorlandskapet?

– Da må du slutte. Hvis det er innført et åpent landskap, og du ikke passer, er det bare å finne seg noe annet å gjøre. Man kan alltids prøve å forbedre ting, men fundamentale ting som fysiske strukturer er vanskelig å gjøre noe med. Det er veldig sjelden det klinger godt i andres ører når du sier at de skal oppføre seg annerledes, sier Sjøvold ved NTNU.

Fostervold ved UiO er ikke fullt så negativ på vår fiktive medarbeiders vegne:

– Støy er ikke noe du skal tåle. Ta kontakt med nærmeste overordnede eller fagforeningen. Be om å få tilpasninger, det kan være å flyttes til et annet sted, eller andre støyregulerende tiltak.

Tillitsvalgt Selfjord tror det også har en del med innstilling å gjøre.

– Hvis du er innadvendt og negativt innstilt fra starten av, kan du sikkert oppleve det som noe herk. Men dersom du går inn med et åpent sinn, vil du oppleve at det er mye hyggeligere enn å sitte alene på et kontor, sier Selfjord.

Kommentarer (16)

Kommentarer (16)