Unngå smiley-tabbene på jobben: 5 gode råd om skriftlig kommunikasjon

Med hjemmekontorene endret kommunikasjonen vår seg. Ikke bare ble det flere videomøter, det ble også etter all sannsynlighet mer skriftlig kommunikasjon.

Vi får e-post og sms, i tillegg til at vi kommuniserer på chatteverktøy som Messenger og Slack.

Det gir noen fordeler, som mulighet for betenkningstid før du svarer, men også noen fallgruver.

Christine Calvert er en mye brukt foredragsholder, har tatt tittelen tekstdoktor og underviser høyskolestudenter i kommunikasjon.

– Det vi vanligvis ville tatt muntlig, blir oftere formidlet skriftlig, spesielt nå når mange er på hjemmekontor, sier Calvert. sier Calvert.

– Det gjelder både formell kommunikasjon og det litt mer uhøytidelige.

Hun mener det er en god del ting vi må ta hensyn til når vi kommuniserer skriftlig i jobbsammenheng. Men hun understreker at det ikke alltid er lett å gjøre alt riktig.

– Av og til driter vi på draget. Vi er ikke perfekte og kan dumme oss ut selv om vi har en ektefølt god intensjon.

1. Emojier på jobben er et minefelt

Calvert mener det er helt greit å bruke emojier i kommunikasjon på jobben, men ikke i alle sammenhenger.

– Hvis det funker for mottakeren din, så kjør på. Så lenge man bruker emojier for å tydeliggjøre et budskap, er det fint. Emojier uten en hensikt, derimot, er unødvendig.

Men hun understreker at det også kommer an på kulturen i bedriften. Og en gylden regel er:

– Er du i tvil, la det være.

Noen kan slenge et smilefjes etter en helt nøytral setning som «Jeg har gjort unna denne oppgaven :)». Det er helt innafor, mener Calvert.

Men formidler du en beskjed som er bestemt eller kritisk, synes hun et smilefjes er feilplassert. «Jeg forventer at dette ordnes med en gang. Det skulle vært fikset i går :)»

– Et smilefjes etter en streng setning virker passiv-aggressivt. Da er det bedre å være tydelig, mener Calvert.

Hvor mye smilefjes du skal bruke, er også avhengig av hvem du kommuniserer med. Ikke nødvendigvis hvor vedkommende er i hierarkiet, det er mer personavhengig, mener Calvert.

– Jeg ønsker å tilpasse meg litt til den jeg kommuniserer med, fordi jeg vil bli oppfattet som seriøs.

Men hun bruker massevis av emojier i kommunikasjonen med de hun jobber mye med.

– Der slenger jeg på hjerter og kyssemunn. Det er helt naturlig for meg. Livet er for kort til å ikke ha det gøy.

2. Språk som tar oppmerksomheten fra budskapet

Når vi kommuniserer skriftlig, kan enkelte elementer ta oppmerksomheten bort fra budskapet. Calvert trekker fram noe av det som kan forstyrre mye for mottakeren.

Skrivefeil: Mange skrivefeil i en tekst kan stå i veien for det du vil si. Det blir litt vanskeligere å forstå det du skal ha frem, mener Calvert.

I verste fall kan dårlig språk føre til misforståelser, og dessuten ser det svært uproft ut overfor kunder og andre eksterne.

- Når det er sagt - også her er det forskjell på kanal. Hamrer vi ned noe i en rask og uformell chatte-samtale, forventer vi ikke samme kvalitet på språket som i en e-post, sier hun.

Forkortelser: Forkortelser er fristende å bruke. Men ikke alle forkortelser er like vanlige i alle aldersgrupper.

FOMO, YOLO og FML er engelske forkortelser som en god del mennesker trenger hjelp fra Urban Dictonary for å forstå.

Men det heller ikke sikkert at alle forstår forkortelser som T.O., eller bransjeinterne forkortelser som i tillegg kan være en utfordring å google. TBM, liksom?

– Jeg tar meg selv i å bruke forkortelser, men hvis det ikke er en forkortelse absolutt alle kjenner, kan det virke fremmedgjørende. Jeg måtte slå opp i Urban Dictionary selv, da noen avsluttet en e-post til meg med BFF for noen år siden, sier Calvert.

Versaler: Å sette på caps lock og skrive teksten med store bokstaver er et kjent grep blant de sinteste i kommentarfeltene.

– Du kan oppfattes som forbanna hvis du bruker versaler, sier Calvert.

Bare store bokstaver gjør også teksten vanskeligere å lese. Leseren må få med seg hver enkelt bokstav, istedenfor å kjenne igjen hele ordet på en gang.

– Vi stopper opp. Hjernen må tolke hver bokstav bittelitt lenger.

Å bruke ett enkelt ord i versaler, som hvis sjefen skriver «Send det til meg hvis noe virkelig HASTER», kan også virke forstyrrende for budskapet.

– Det kan virke litt aggressivt. Det man kan risikere da, er at det faktisk er noe som haster, men som noen velger å ikke gjøre noe med fordi sjefen virker litt sint og stressa. Da kan det gå utover kvaliteten på arbeidet.

For mange ord: Ikke skriv for mye, og ikke gjenta deg selv. Ikke tenk på hva du ønsker å si, tenkt på hva mottakeren trenger å vite for det hen skal gjøre. Som den lange fortellingen om hvorfor du var forsinket til et møte, er den nødvendig?

– Du kan stille deg spørsmålet om mottaker virkelig trenger å vite det, sier Calvert.

– Vurder hvor lite du kan skrive, og likevel få frem budskapet.

3. Husk at en privat samtale ikke blir borte

Når vi «snakker» mye i ulike chattekanaler eller på epost, er det lett å glemme at det faktisk er er skrevne ord som ikke forsvinner.

Calvert mener at vi må ha den tanken i bakhodet, uansett hvor mye vi stoler på dem vi snakker med. Laila Bertheussens «jazzing med jentene» er et eksempel.

– Alt du leverer fra deg skriftlig, kan noen ta skjermbilde av og sende til andre. Vi bør være forsiktige og tenke oss om. Er det vi skriver, noe vi tåler å lese i avisen dagen etter? Det kan være et lurt kontrollspørsmål.

Hun mener det er stor forskjell på å himle med øynene av noe i kantina, og å hamre det ned i tekstform.

– Jeg har selvfølgelig falt for fristelsen å dele et eller annet gruff et eller annet sted. Men jeg tenker gjennom det jeg skriver, sier Calvert.

Hun mener at det vi skriver i jobbsammenheng må ha til hensikt å være til bedriftens beste på en eller annen måte. Som at noen presterer bedre, at feil rettes eller at folk trives.

Og skal du uttrykke noe negativt, er hennes råd å spare på kruttet.

– Ikke vær den som gnåler om alt mulig!

– Hvis du er blid, oppmerksom og positiv vanligvis, og så blir skikkelig sint for noe, da blir det lagt merke til. Det handler om autoritet og respekt. Slenger du ut sure meldinger her og der, blir reaksjonen litt mer «ja ja, du er sur igjen».

4. Husk at arbeidsgiver kan ha rett til innsyn

Dersom du bruker arbeidsgivers kommunikasjonsplattform, enten det er e-post eller en annen kanal, kan arbeidsgiver i noen få tilfeller ha rett til innsyn. Dette er regulert i en egen forskrift. Her kan du lese hva Datatilsynet skriver om det.

I 2017 gjennomførte TV2-ledelsen en annen variant, et innsyn i e-post med ansattes samtykke.

Calvert mener at det er lurt å skille mellom jobbkommunikasjon og privat kommunikasjon.

– Hvis du som ansatt er kritisk til ledelsen, og uttrykker det skriftlig i jobbens kanaler, bør du kanskje tenke på at det er noe ledelsen kan plukke opp, sier Calvert.

– For min del foretrekker jeg å skille kanalene. Jobb er jobb, og privat er privat. Det synes jeg er ryddig, sier Calvert.

5. Hold samtalen i én kanal

Calverts personlige erfaring er at en samtale om det samme temaet kan flytte seg fra en kanal til en annen. Det er med på å skape forvirring.

– Det er så mange forskjellige kommunikasjonsverktøy at jeg tror folk synes det er vanskelig å få oversikt, sier hun.

– Det er faktisk en uting at man ikke bestemmer seg for en kanal og holder seg til den. I tillegg er det lett å glemme hvor noen stilte meg et spørsmål. Var det i en sms? På Messenger? På e-post? Via LinkedIn?

Til formell og jobbrelatert kommunikasjon velger Calvert å be om å få henvendelser på e-post. Der lager hun mapper og system, har kontroll og glemmer ikke.