Email (Bilde: Colourbox)

HVORDAN SKRIVE EPOST

Slik får du raskere svar på epost

Lær av topplederne.

Toppledere skriver gjerne korte eposter, ifølge David Shipley, som har skrevet bok om e-postkommunikasjon.

– Korte eposter viser respekt for mottagernes tid.

– Måten vi håndterer epost har endret seg, derfor bør hvordan vi skriver eposter endre seg også. Det henger med at før skrev vi eposter på en stasjonær PC, mens nå bruker man mye bærbare enheter som mobiltelefon og nettbrett, sier Shipley til Huffington Post.

Raskere svar

Han forklarer at en lengre epost er vanskeligere og mer tidkrevende å lese på bærbare enheter, og at det kan innebære mye skrolling.

De som tar hensyn til dette, får en liten bonus:

Korte eposter fører til raskere svar, ifølge Shipley.

Huffington Post har funnet fram til eposter som en rekke toppledere har skrevet, blant andre Steve Jobs.

Jobs hadde lenge sin epost-adresse åpen på nettsidene, og svarte innimellom på eposter fra kundene. Han var kjent for å skrive korte og ærlige svar på henvendelser.

Les også: Unngå denne fellen hvis du vil ha matteflinke barn

Eksempel på en epost som Steve Jobs svarte på til en av sine kunder. huffington post

Ikke kast bort tid

Shipley anbefaler å ikke kaste bort tiden til den man skriver til.

– I mange eposttjenester er for eksempel temalinjen synlig. Hvorfor ikke skrive «Middag på tirsdag» i stedet for «Hei», slik at mottageren får en ide om hva eposten handler om og velger å svare raskt på det?

Han sier at mange ikke har behov for mye bakgrunnsinformasjon når de mottar en epost. Det holder å komme til poenget raskt, så mottageren eventuelt kan stille spørsmål om konkrete ting han eller hun lurer på.

Det siste rådet hans er å være høflig.

– Selv om man skriver korte eposter, så er ikke det ensbetydende med at du kan være uhøflig. Det finnes alltid en måte å sette inn en positiv og vennlig tone på eposten. ikke glem det.

Les også: 7 intervjuspørsmål som avslører mer enn du tror

Kontekstavhengig

Forsker Karine Skovholt har doktorgrad i epostkommunikasjon. Hun sier at hun kan forstå hvorfor korte eposter fører til raskere svar.

– Jeg kan ikke dokumentere med forskning at det er slik, men jeg tror det er generelt vanskelig å få svar på omstendelige og lange eposter. Det er klart kontekstavhengig, sier Skovholt.

Hun legger til at i noen yrker hvor kommunikasjonen foregår på epost om jobbrelaterte emner, blir epostene lange og omstendelige.

Skovholt sier at det er nødvendig med retningslinjer for å skape god epostkultur.

– Da jeg forsket på epostkommunikasjon i en stor teleorganisasjon for snart ti år siden, var det flere medieforskere som mente at eposten snart ville bli utdatert og forsvinne til fordel for synkrone medier som MSN-chat og Facebook. I dag er eposten fremdeles det dominerende kommunikasjonsmediet i arbeidslivet - på godt og vondt, sier Skovholt.

Les også: Dette ser ikke bra ut på CV-en

11 råd om epost

Skovholt har utarbeidet en rekke retningslinjer for hvordan man skal håndtere mengden av epost hver dag.

  1. Ikke send epost til flere enn de du mener informasjonen er relevant for.
  2. Fatt deg i korthet. Formuler en kort og presis overskrift i emnefeltet. La det være tydelig hva ærendet ditt er og kom raskt til saken.
  3. Eposter til en gruppe mottakere blir sjelden besvart. Forventer du svar på e-posten, gjør det tydelig hva som skal besvares og hvem du vil ha svar fra.
  4. Hvis du er borte fra pc-en, eller av andre grunner ikke kan svare på epost, generer automatisk svar der du skriver når avsender kan forvente svar.
  5. Begrens mengden kopier.
  6. Når du sender kopier, adresser mottakerne eksplisitt og angi e-postens relevans, angi eventuelt hva de skal foreta seg. 
  7. Vær forsiktig med å sende kopier til tredjeparter i sensitive saker.
  8. Unngå å sende kopier for å kritisere noen. Gi ros foran tilhørere, men ris på tomannshånd.
  9. Vær bevisst på din språklige stil. Tilpass stilen til din profesjonelle rolle.
  10. Skriftlige meldinger kan lagres for lang ettertid. Unngå veldig ekspressive og følelsesladde e-poster.
  11. Vær bevisst på den sosiale relasjonen: Hvis du skal diskutere komplekse og sensitive spørsmål, bruk telefonen, stikk innom kontoret til vedkommende, eller innkall til et møte ansikt-til-ansikt

Les også:

Dette sjekker arbeidsgiveren før du får jobben  

Fikk 40.000 i lønnshopp og 360.000 i bonus for å bli i jobben

Her kan du hyre programmerere for 50 kroner timen