Tidsstyring for ingeniører: Slik får du kontroll på stress og avbrytelser

Thunem-Saanum har holdt foredrag og kurs i tidsbruk for tusenvis av ingeniører gjennom de siste 15 årene. Bare i den siste uka har hun vært hos arbeidsgivere og fagforeninger og kurset et par hundre i konkrete metoder for å få kontroll på tiden.

– Ingeniører er opptatt av god forankring i forskning og fakta, og at det samtidig skal være mulig å gå rett ut og teste ideene, sier Thunem-Saanum.

Mange kommer på kurs med dette på ønskelisten:

1. De har flere oppgaver og prosjekter gående samtidig og vil lære å prioritere.

2. Mange blir avbrutt svært ofte og trenger hjelp til å skjerme seg mot det, uten at de oppleves som mindre tilgjengelige.

3. Og til slutt er det mange som mener at de trenger hjelp til å unngå og avbryte seg selv.

1. Vanskelig å prioritere oppgaver

Et spørsmål som hjelper stressa prosjektledere å prioritere, er å stille følgende to spørsmål, mener Thunem-Saanum.

• Hva har størst verdi?

Utfordringen her er at verdien avhenger av hvem du spør.

– Her må man stole på at man har et felles mål i prosjektgruppa og kan se hva som har den største verdien, sier Thunem-Saanum.

Hun mener at når du har gjort en vurdering av verdien av oppgaven, kan du lettere svare på spørsmål nummer to.

• Hva er det som får størst konsekvens hvis jeg lar være å gjøre det?

Det kan være konsekvenser av samfunnsmessig betydning, for eksempel med tanke på helse og sikkerhet.

Men det er viktig at en prosjektgruppe har avklart på forhånd hva som er de viktigste verdiene, mener Thunem-Saanum, fordi prosjektmedlemmene har ulike roller og oppgaver, og derfor vekter verdier og konsekvenser fra sitt perspektiv.

– Kunsten er å få til en felles forståelse av verdier og konsekvenser, i det minste på et overordnet plan.Så gjelder det å stole på at hver enkelt i gruppen tar gode og riktige vurderinger underveis, som gagner hele prosjektet.

2. Problem: Avbrytelser fra andre

Mange ingeniører opplever et krav om stor grad av tilgjengelighet. Det betyr mange avbrytelser, også mens de holder på med oppgaver som krever konsentrasjon.

Thunem-Saanum foreslår å sette av 20 minutter to ganger om dagen der du er mindre tilgjengelig.

Tidspunktene for det kan du sette ut fra to kriterier: Når er sjansene best for å få jobbe uforstyrret i utgangspunktet? Og når på dagen du jobber jobber best med konsentrasjonsoppgaver.

– Bli bevisst på når du er mest opplagt, og hvordan ukene og dagene dine ser ut. De fleste har et mønster i arbeidshverdagen, selv om mye skjer ad hoc, sier Thunem-Saanum.

Hun tror det kan være vanskelig å skru av telefonen og lukke eposten.

– For de fleste i den målgruppen tror jeg ikke det er realistisk. Men vi overvurderer ofte kravet om å være tilgjengelig, sier hun.

Nesten utilgjengelig i 20 minutter

Hennes råd er å etablere et filter der bare noen få personer eller hendelser slipper gjennom. Det er de som må nå deg til enhver tid for at du ikke skal bli en flaskehals.

Men det innebærer også at du ikke kan skru av telefonen eller lukke epostboksen.

– Tren på å se at telefonen ringer uten å ta den, sier Thunem-Saanum.

Du må være litt modig for å tørre å gjøre deg utilgjengelig i 20 minutter, men det blir en vane hvis du bare holder ut i noen uker, lover Thunem-Saanum.

Og hvis du trenger litt hjelp til å la være å svare:

Det kan faktisk være en fordel for den som ringer at du heller ringer tilbake når du er klar og har tid.

– Du lærer omgivelsene gjennom praksis at du ringer tilbake når du er ledig og tilstedeværende. Sjansen er stor for at det går fint, sier Thunem-Saanum.

– Noen sier kanskje til og med at det løste seg mens du var utilgjengelig.

Ha et standardsvar når noen avbryter

Og når du blir avbrutt av en person som står der foran pulten din, hjelper det om du har trent inn et svar. For Thunem-Saanum er det: Jeg sitter midt i noe. Gi meg litt tid, så kommer jeg tilbake til deg om ti minutter.

Hvis vi må stoppe og tenke ut et svar, er det en stor forstyrrelse i seg selv. Da kan vi like godt ta hele avbrytelsen.

Det siste punktet er å alliere seg med kolleger for å skape en kultur for å sitte uforstyrret i korte perioder.

– Det er veldig ofte folk på kurs som sier at de skal dra tilbake til lederen og snakke om muligheten for å gi hverandre korte, uavbrutte økter innimellom, sier Thunem-Saanum.

3. Problem: Å avbryte seg selv

Når du enda en gang i løpet av formiddagen går ut av det du jobber med for å sjekke Facebook, Instagram eller en nettavis, trenger det ikke være et tegn på at du sluntrer unna.

– Kunsten er å bryte oppgaven opp i korte økter, med mindre du er i flytsonen. For det fleste er det sjelden vi kommer i flytsonen i normert arbeidstid, sier Thunem-Saanum.

Forskning viser at vi mennesker kan konsentrere oss i rundt 25 minutter før effektiviteten og presisjonen synker.

– Når du avbryter deg selv, er det hjernen som sier fra at det er på tide med en pause, sier Thunem-Saanum.

Lag korte tidsfrister bare for deg

Likevel kan du legge til rette for færre selvavbrytelser. Thunem-Saanum har erfart at det fungerer godt å lage korte tidsfrister for deg selv.

Hvis du kommer på jobb klokka åtte uten en plan, kan du bli sittende i to timer å svare på epost når det egentlig ikke er den viktigste oppgaven din.

Hvis du lager en plan for deler av dagen, kan den for eksempel se sånn ut:

Du kommer på jobb åtte, og setter av en time til mail. Klokka ni begynner du på den oppgaven, som du skal holde på med til kvart på ti. Og så videre.

– Da jobber du litt under press. Lag korte økter med tidsfrister for deg selv. Ting tar den tiden du gir den, sier Thunem-Saanum.

Gi deg selv en premie

Hun mener også det er lurt å gi deg selv en gulrot. En liten belønning fordi du har gjort en god jobb.

Det kan være å sjekke Instagram og trykke hjerte på det bildet av hunden til naboen, eller gå og ta en kaffe og slå av en prat med en kollega foran kaffeautomaten.

Og hvis du vet hvilke oppgaver du skal utføre i løpet av uka, mener hun du skal legge dem til mandag, tirsdag og onsdag. Torsdag og fredag fylles ofte opp i løpet av uka, og på den måten unngår du å bli bakpå.

Og dessuten det hun kaller en finurlig liten ting: Bruk presens:

«Denne oppgaven er ferdig om en time.» «Denne oppgaven er levert klokka 10 i morgen.»

– Da lurer du hjernen litt, sier hun.

Thunem-Saanum understreker at det er vanskelig å endre vaner, men hvis du skal gjennomføre det, må du øve. Da kan det også hende at det glipper litt av og til.

– Det tar litt tid å endre disse hverdagsvanene. Du må gi det noen uker, sier hun.