Slik lykkes du fra hjemmekontoret som nyansatt

Å sitte i videomøter dagen lang kan være slitsomt for selv den mest drevne arbeidstaker. Men hvordan er det å være nyansatt i en bedrift når man skal bli kjent med alt fra arbeidsoppgaver, til kulturen i bedriften og de andre ansatte via Google Meet, Teams eller Zoom?

– Ganske spesielt, sier Jan Christian Lohne (36) smilende over den digitale plattformen Teams.

1. september 2020 startet 36-åringen i ny jobb i Plan- og Bygningsetaten i Oslo, som senioringeniør med spesialisering innen fagområdet brann, etter å ha jobbet 11 år i konsulentselskapet Rambøll. Han ble tildelt en pc og telefon, og fikk en rundtur i lokalene første dag, men har siden kun vært innom sin nye arbeidsplass to ganger. Han har hilst på sine nærmeste ledere ute, men bare «møtt» kolleger på samme måte som han nå snakker med TU.no.

– Jeg jobber med byggetilsyn og ulovlighetsoppfølging, og mye av motivasjonen min for å ta stillingen var det å komme meg ut på flere byggeplasser. Men etter at samfunnet stengte ned har det i større grad blitt tilsyn av dokumenter herfra, forteller han.

All innføring i arbeidsoppgaver og rutiner er gjort fra hans hjemmekontor i Bærum, mens kontorplassen i Oslo står ubrukt.

– Fagområdet mitt har jeg kontroll på selv, men det å synkronisere seg med andres måte å tolke faglige utfordringer på, er litt krevende når man ikke har etablert noen personlige relasjoner, mener Lohne.

Må bygge relasjoner

Det å forstå arbeidskulturen ved en ny arbeidsplass er blitt vanskeligere i den digitale hverdagen som for tiden preger arbeidslivet, fastslår ekspertene TU.no har snakket med.

Thomas Schibbye, daglig leder i Glasspaper Recruitment AS, et byrå som spesialiserer seg på rekruttering av digital kompetanse, trekker fram at også teknologene de jobber med opplever at det å være ansatt i en heldigital tid er krevende.

– Vi har rekruttert mange medarbeidere i løpet av korona-tiden og det krever klart mer av både den nyansatte og organisasjonen for å sikre at arbeidsforholdet kommer godt ut av startblokka, sier Schibbye til TU.no.

– Det er noe høyere terskel for å ta kontakt med kollegaer, vite hvem man bør kontakte, hva som er greit å spørre om og hvor hyppig det er ok å spørre andre om råd og hjelp – såfremt ikke selskapet har lagt godt til rette for dette. Det er gjennom samhandling at relasjonene skapes. Virksomheter med ledere som legger en ekstra innsats inn i onboarding-prosessen for å skape relasjoner tidlig, er til stor nytte for den nyansatte, mener han.

Schibbye trekker frem at det er et skille mellom opplæring til konkrete arbeidsoppgaver, og onboarding av nyansatte som først og fremst skal få nye medarbeidere til å forstå de kulturelle og sosiale kodene i bedriften. Han mener spesielt at onboarding-delen er blitt mer utfordrende etter koronakrisen.

– Jeg tror det er viktig at selskapet har en klar plan for hvordan den ansatte skal få bygget relasjoner med kollegaer. Det krever oftere møtepunkter og gjerne felles digitale lunsjer. Det er lurt å sette av tid til det som ofte går mer av seg selv i et åpent kontorlandskap, sier han.

Evne til å lede seg selv

Lederen av rekrutteringsbyrået mener i tillegg å se en endring i hvilke personlighetstrekk bedrifter ønsker etter at stadig flere av oss sitter på hjemmekontor.

– Vi observerer at flere oppdragsgivere etterspør evnen til å lede seg selv. Trolig fordi arbeidsgiver i større grad er avhengig av at den ansatte selv styrer sin hverdag, tar initiativ og spør om hjelp ved behov, forteller han.

Schibbye anbefaler andre ledere å benytte seg av digitale verktøy med tidsfrister og oppgaver for å sikre en god introduksjon for nyansatte.

– I Glasspaper har vi valgt å legge ansvaret for onboarding på lederne, men vi har kunder som har valgt å legge ansvaret over på den ansatte som selv skal ta initiativ til å booke møter, melde seg på kurs etc. Begge deler kan fungere bra, såfremt selskapet har bygget gode prosesser som lederen eller den ansatte kan følge, mener han.

– Ikke vent på hjelp

Frode Hübertz Haaland, førsteamanuensis ved Høgskolen i Østfold, forsker blant annet på ledelsesutvikling og ansettelser, og er forfatter av bøkene «På randen av ledelse» og «Å knytte bånd». Han har flere råd til nyansatte som skal lære bedrifter å kjenne via skjerm og digitale møter.

– Det er i arbeidsgivers interesse å få nyansatte produktive så fort som mulig. Onboarding er i utgangspunktet arbeidsgivers nytte, glede og ansvar. Men den nyansatte må også selv ta ansvar. Dessverre er det mange som blir sittende å vente på at noe skal skje og føler at de ikke får hjelp, sier Haaland til TU.no.

– Den nyansatte må være aktiv med å spørre om informasjon, og knytte seg opp mot kolleger og ledere. Ber du om hjelp, får du ofte det. Men om du ikke spør, får du det heller ikke, sier han.

Må forstå normene i bedriften

I tillegg til det å mestre egne arbeidsoppgaver er det viktig for nyansatte å forsøke å knekke koden for hvilke uformelle normer og regler som er gjeldende blant de ansatte i bedriften. Men dette er ikke bare enkelt fra hjemmekontoret, medgir Haaland.

– Spør du noen om kulturen på arbeidsplassen, får du bare de offisielle svarene. Så du må være mye mer aktivt lyttende, og lete etter informasjon fra hjemmekontoret enn du må være om du møter på arbeidsplassen daglig, sier han og fortsetter:

– På kontoret blir mange av de uformelle normene plukket opp. Kollegene ser at du sliter og tilbyr hjelp, eller du kan spørre om råd ved kaffeautomaten. Men når alle møter er digitale, må du finne en veileder, mentor eller coach som du kan lære av, oppfordrer han.

– Hvis man får tildelt mentor, er det gjerne noen som har god tid. Men de som har mye tid er kanskje ikke de beste arbeidstakerne. Arbeidsgiver må derfor være nøye med hvem de utpeker som mentor, buddy, veileder eller coach. Hvis ikke arbeidsgiver tildeler slike hjelperoller, må du selv finne ut hvem som presterer godt og be dem om råd.

Slik lykkes du på skjermen

Ledelsesforskeren råder også nyansatte til å være bevisst på hvilket førsteinntrykk de gir under digitale møter.

– Før kunne man småsnakke med andre før og under personalmøtene. Men slike møter er i økende grad blitt formalisert på digitale plattformer. Når du skal presentere deg, må du derfor tenke over hva det er viktig at kollegene vet om deg, og deretter signalisere hva du trenger fra kollegene, sier Haaland.

Det å bli kjent med folk på arbeidsplassen krever mer av nyansatte når all kontakt er digital.

– I uformelle samtaler i en kaffekrok eller over nistematen oppdager man fort når folk går lei av et tema. Men den muligheten har man ikke på Zoom eller Teams. Folk går fort lei på Zoom, og du kan ikke snakke så lenge før de detter av lasset. Du må rett og slett være mer bevisst på hvordan du kommuniserer i digitale møter. Du må begrense deg til å fortelle kollegene det de har behov for å vite, sier han.

Akkurat hvordan man skal kommunisere når alle sitter foran hver sin skjerm, er vanskelig å si, mener forskeren.

– Vi er inne i et gigantisk eksperiment med alle de digitale møtene. Men det er først og fremst et ledelsesproblem å få folk inn i en ny jobb, så ta kontakt med leder eller kolleger og be om hjelp, mener Haaland.

Han råder i tillegg nyansatte til å ha i bakhodet at det er fire læringsprosesser man må få til når man starter i ny jobb.

• Du skal lære selve jobben. Spesielt om du kommer fra et litt annet yrke, er største oppgave å fylle selve rollen.
• De sosiale læringsutfordringene. Du må finne ut hvem som er de sentrale aktørene knyttet til din rolle. Hvem betjener du eller leverer du til? Hvem er de viktigste personene som kan hjelpe deg? Du må kartlegge dette, og finne ut hvordan du knytter kontakt med disse personene.
• De kulturelle utfordringene. Hva er normene i bedriften? Det tar lang tid å bli kjent med kulturen, spesielt fra hjemmekontor. Men det er ekstra viktig å etterspørre og etterlyse dette.
• Utfordringer med å falle til ro i rollen. Når du har forstått rollen, må du finne ut om det er en rolle du liker. Hva er dine svakheter og styrker i den nye rollen? Er dine tidligere styrker viktig i den nye rollen?

Digitalt dytt

Jan Christian Lohne ved Plan- og bygningsetaten kjenner seg igjen i beskrivelsene til både rekruttereren og forskeren. Senioringeniøren må selv melde fra når han er klar for flere arbeidsoppgaver, og er enig i at evnen til å lede seg selv er viktig som nyansatt på hjemmekontor.

– Det er høyere terskel for å ta kontakt med kolleger. Man ser ikke om noen tar en pause, men må gå inn i kalenderen deres for å se om de har ledig tid til en prat. Fremdriften kan også gå litt treigere når man må koordinere alt digitalt, mener han.

Lohne ser derimot også fordeler ved at all jobbing foregår online.

– Jeg tror Oslo kommune har fått en digital dytt etter koronakrisa, sier 36-åringen som også er positiv til det å sitte på hjemmekontor.

– Jeg er ganske introvert i utgangspunktet, så jeg liker å sitte i min lille boble og jobbe med mitt. Men som nyansatt savner jeg det å være del av en større organisasjon og skape personlige relasjoner, forteller han.

– Alt blir så formelt på Teams eller Zoom. Kommunikasjonen blir fort jobbrelatert, mer konkret og effektiv – både på godt og vondt. Kommunikasjonen blir litt kunstig.

Plan og bygningsetaten i Oslo hadde før koronakrisa inntraff et omfattende program for nyansatte, men siden mars i fjor er all jobbintroduksjon gjort digitalt. Jan Christian Lohne mener introprogrammet og det at han har fått en fadder, har gjort hverdagen på hjemmekontoret overkommelig.

– Jeg har ennå ikke sittet på arbeidsplassen min og kun vært på kontoret for å hente ting. Det er et litt spesielt utgangspunkt, men situasjonen ville ikke vært annerledes et annet sted.