Hun har kurset ingeniører i 15 år: 8 råd gjør møter mer effektive

Du lurer på hvorfor du i det hele tatt ble innkalt til dette møtet. Sjefen snakker i vei om ting som ikke angår deg, og du sier ikke et ord, men ser i bordet. I beste fall kan du sjekke mobilen i smug.

Cecilie Thunem-Saanum har holdt kurs for ingeniører i 15 i år, og vet at tid er viktig. Hun mener det er enkle grep vi kan ta for at møtene vi har skal bli bedre.

Tror du at du er den eneste som mener møtene i din avdeling trenger et effektivitetsløft? Hennes erfaring er at når noen først tør i si fra om at de ønsker seg forbedringer i den interne møtekulturen, er de fleste av kollegene enige.

Mange ønsker seg strammere struktur, klarere mål og en tydeligere mening med møtene sine.

Thunem-Saanum har følgende råd for å få det til:

1. Ikke kall inn for mange

– En av de største møtetabbene er å kalle inn flere enn du må. Det gir dvask kommunikasjon, sier Thunem-Saanum.

Jo flere som er på et møte, jo større sjanse er det for folk ikke sier noe. På et møte med tre til fem personer sier ofte samtlige noe. Når det blir flere, opp til ni personer, kan de samme personene bli stille.

Jo flere som er til stede, jo større er risikoen for at de som sier noe i mindre grupper, blir stille.

Men samtidig er ledere og mellomleder ofte redde for å ekskludere. Og det kan være vanskelig å si nei til en møteinnkalling fra sjefen.

Thunem-Saanum mener vi kan bruke to kriterier for hvem som skal bruke tiden sin på et møte:

• De som får en oppgave eller flere i løpet av møtet. Det er de som går ut av møtet med noe mer de skal gjøre enn da de gikk inn.
• De som skal uttale seg som rådgivere i kraft av sin rolle eller fagkunnskap.

Unntaket er selvfølgelig allmøter der målet er å gi informasjon.

2. Ha en helt klar agenda

En skriftlig agenda, en saksliste, strukturerer møtet.

Thunem-Saanum mener at det skaper en enda tydeligere agenda at møteleder starter med å kort si:

• hva som er formålet med møtet
• hvor lenge det varer
• og om det skal landes noen vedtak.

Det reduserer risikoen for at diskusjonene sklir ut.

Få og konkrete saker fører til gode møter, mener hun. For mange tunge saker i løpet av en time fører ikke nødvendigvis til gode beslutninger.

3. Hold tiden

Er du på møter som går over tiden, eller enda verre, møter som ikke har noe tidspunkt for slutt?

Thunem-Saanum foreslår å være litt lur, bruke litt list, og stille et spørsmål istedenfor å ta det opp som et problem. Og ikke minst, snakke i presens.

– Bare før vi går i gang, er vi ferdige klokka 11 som det står i innkallingen?

Da mener hun at møteleder vil rette seg litt i ryggen og si at ja, vi er ferdige klokka 11. Presensformuleringen er med på å lure hjernen til å forplikte seg til å gjennomføre det i større grad.

Noen definerer varigheten av hvert punkt på agendaen, men det kan vise seg å være for vanskelig å gjennomføre.

Hvis møteinnkaller ikke har skrevet når møtet er slutt, kan du spørre om det. Ja, selv om det er et foreldremøte det er snakk om. Til og med foreldremøter må ta slutt en gang.

4. Timing er om ikke alt, så i hvert fall betydningsfullt

Forskning viser at mange av oss fungerer best og har klarest hode 1,5 - 3 timer etter at vi har stått opp og spist et av dagens hovedmåltid.

Så hvilke møter skal vi legge i denne tiden?

Thunem-Saanum mener at det bør være en bevisst prioritering. Rutinemøter der man bare skal utveksle informasjon trenger ikke å oppta denne tiden.

I tillegg bør det være formiddager i løpet av uka som er helt uten møter.

Og så er det noen kaller for dødens time. Den starter klokka 14.

– Mange tror at vår minst produktive tid er rett etter lunsj, men det stemmer ikke, sier Thunem-Saanum.

Så rutinemøtene bør kanskje legges til nettopp denne timen.

5. Når møtedeltakerne ikke klarer å konkludere

Noen ganger går diskusjonen litt i ring rundt et punkt på agendaen, og mange tar ordet uten at man nærmer seg en konklusjon.

Etter 18-25 minutter har ikke menneskehjernen kapasitet til å konsentrere seg like godt, med mindre vi er i flytsonen. Det er da diskusjonene begynner å gå i ring.

Da anbefaler Thunem-Saanum møteleder å si:

– Vi går videre til neste punkt. Så tar vi dette opp igjen etter punkt fire.

Å parkere diskusjonen på denne måten er ofte effektivt. Da kan folk se saken med litt friskere øyne etterpå.

6. En-til-én-kommunikasjon i møtet

Hvorfor skal ti personer høre på at en kollega snakker med sjefen? Thunem-Saanum anbefaler at dersom en møtedeltaker stiller et spørsmål til møtelederen, må alle i møtet føle seg inkludert.

– Hvis du er møteleder, kan du spørre deg selv: Hvor relevant er temaet for de andre i rommet? Det avgjør hvor lang tid svaret skal få i plenum.

Et triks for å unngå tunnelkommunikasjon, som dette kalles, er å svare den som spurte mens du jevnlig lar blikket flytte seg rundt i rommet for å inkludere de andre møtedeltakerne. Til slutt kan du se på den som stilte spørsmålet.

– Da får du en bekreftelse på at spørsmålet er besvart, sier Thunem-Saanum. Du kan få et nikk hvis vedkommende er enig eller i hvert fall anerkjenner at hen har fått et svar. Andre svar er nikking fra side til side hvis vedkommende ikke vet helt, eller du kan oppleve at kontakten er brutt og den som spurte ser ned. Da er vedkommende kanskje uenig.

7. Møteplagere og skravlebøtter

Noen møtedeltakere snakker fordi de liker å ha et publikum, mener Thunem-Saanum. Og så er det folk som spør mye fordi de faktisk bruker tid på å forstå.

Hvis noen oppleves som at de kverulerer, kan møteleder parkere spørsmålet eller kommentaren ved å si at det er litt på siden av agenda for møtet. Du kan også si at det ikke er så relevant for de andre her, så kom bort til meg etterpå.

– Jeg pleier å si: Kom bort til meg etterpå, så kan vi snakke om det, sier Thunem-Saanum.

På den måten opplever hun at hun får skilt mellom en som faktisk er interessert i et svar, og en som er ute etter å kverulere.

– En som er oppriktig interessert, kommer bort etterpå. Men en kverulant trenger et publikum, sier hun, som har opplevd begge deler.

Hun har også sagt følgende når hun har holdt kurs:

– Vi må videre for at jeg skal få gitt dere alt jeg har lovet dere.

Da får det en langt mer positiv klang.

8. Avslutte møtet med stil

Helt på slutten av møtet anbefaler Thunem-Saanum at møteleder bruker 30-60 sekunder på en helt kort evaluering av møtet.

Da skal møteleder kort og konkret si hva dere har vedtatt og hvem som skal gjøre hva. Sammen kan dere gjerne ta dere tid til å reflektere over hvordan møtet har vært.

Til slutt: De beste gjør faktisk feil

Thunem-Saanum mener at det er de beste som gjør feil. Hvis du ikke glemmer noe, hvis du ikke roter med rekkefølge, snubler i ord eller kløner på et eller annet vis, har du ikke vært til stede.

Og det er det viktigste.

– En feilfri møteleder er en korrekt person, men ikke en tilstedeværende person, sier hun.

– Vi gjør alltid feil.

Når hun skal oppsummere et møte hun har ledet, har hun valgt seg følgende kriterier:

1. Var jeg godt forberedt?

2. Gjorde jeg mitt beste?

– Hvis jeg svarer ja på det, kan jeg ha rak rygg. Da har jeg gitt folk opplevelsen av å bli tatt på alvor.