Arbeidsrettsadvokater: Åtte konflikt-kilder og spørsmål når ansatte skal tilbake på kontoret igjen

Dagen da alle arbeidsgivere igjen kan åpne kontorene for ansatte, nærmer seg etterhvert som stadig fler får vaksine. Og er det én fellesnevner for det mange bedrifter jobber med akkurat nå, er hvordan den store gjenåpningen skal foregå.

– Hvordan framtidens arbeidsliv skal organiseres, er et viktig tema som står høyt på agendaen til styret og ledelsen i veldig mange virksomheter nå, ikke minst hos de som har ansatte på kontor, sier arbeidsrettsadvokat Hans Jørgen Bender i advokatfirmaet Selmer.

De bedriftene som ennå ikke har begynt å forberede seg, er svært sent ute, slår han fast.

I vinter spådde Bender at spørsmålet om hjemmekontor og fleksibilitet for ansatte etter pandemien kom til å bli en av de hyppigste årsakene til arbeidskonflikter i 2021. Nå jobber advokatfirmaet med å forberede bedrifter på alle problemstillingene som dukker opp når myndighetene opphever restriksjonene og det igjen er mulig å møte opp fysisk på kontoret.

Her er punktene arbeidsrettsadvokatene diskuterer med bedrifter nå.

1. Kan arbeidsgiver kreve at ansatte jobber fra kontoret eller hjemmefra?

Svært mange ansatte ønsker å fortsette å jobbe hjemmefra i større eller mindre grad også etter pandemien. Det har gjentatte undersøkelser vist. Fra et juridisk ståsted er det imidlertid ikke så enkelt.

På arbeidsavtalen din står det mest sannsynlig beskrevet en «arbeidsadresse», som oftest bedriftens hovedadresse. Da er det dette som er avtalt, selv om du har jobbet aldri så bra og effektivt hjemmefra under pandemien.

– Arbeidsgiver kan vise til at dette er avtalen mellom partene. Man kan også snu på det og si at ansatte har rett til å jobbe fra kontoret. Noen har for eksempel skaffet seg barnehageplass i nærheten av kontoret, da er det upraktisk å kjøre til jobb for å levere i barnehagen og så dra hjem igjen for å jobbe, sier Bender.

Det betyr også at det er lite sannsynlig at arbeidsgiver kan kreve at ansatte jobber hjemmefra og spare penger på å kutte kontorareal, selv om arbeidsgiver har et visst spillerom gjennom styringsretten.

– Hvis arbeidsgiver vil pålegge ansatte å jobbe hjemmefra, må det sannsynligvis en endringsoppsigelse til, men det krever saklig begrunnelse, og det skal mye til, utdyper Bender.

2. Fra tvang til frivillig hjemmekontor

I øyeblikket må mange ansatte jobbe hjemmefra på grunn av myndighetenes restriksjoner. Det bedrifter diskuterer i disse dager, er frivillige løsninger, hvor arbeidsgiver gir ansatte mulighet til å jobbe et visst antall dager eller en stillingsprosent fra annet sted enn kontoret.

– Mange ansatte opplever at de jobber godt hjemmefra, og det er en forventning om at arbeidsgivere viderefører en viss fleksibilitet etter at restriksjonene er opphevet. Denne forventningen må adresseres av ledelsen, bedriftene kan ikke skru klokka tilbake og starte opp igjen på samme måte som før pandemien. Men arbeidsgiver må også ta stilling til hvordan et fleksibelt arbeidssted passer bedriften, sier Bender.

Hvis arbeidsgiver går inn for stor grad av fleksibilitet, er det mye å tenke på. Arbeidsgiver har for eksempel plikt til å gi veiledning og opplæring for nye ansatte og sette dem i stand til å utføre arbeidet på en god måte. Det kan være utfordrende om de fleste ansatte jobber mye hjemmefra.

Hvis bedriften derimot vil at alle ansatte jobber fra kontoret, må de tenke på at det kan påvirke hvor lett det blir å rekruttere riktig kompetanse i framtiden.

– Det kan ha en effekt på nyrekruttering, i hvert fall på sikt. Fleksibilitet er viktig for mange, og det kan være du begrenser kretsen du kan rekruttere fra, sier Bender.

3. Kontroll og tillit på hjemmekontoret

Arbeidsgivere bør finne metoder for å følge opp at ansatte faktisk jobber like effektivt fra andre steder enn kontoret og ikke uten videre akseptere at effektiviteten går ned, råder Bender.

Det betyr ikke at leder skal detaljkontrollere hva ansatte gjør til enhver tid. De positive effektene av hjemmekontor forutsetter at ansatte opplever autonomi i arbeidshverdagen, derfor er det grunnleggende at arbeidsgiver har tillit til medarbeiderne.

4. Faste dager på hjemmekontor krever egen avtale

Dersom bedriften ønsker å gi ansatte fleksibilitet og forutsigbarhet, og for eksempel innvilge faste dager på hjemmekontor, krever det en egen arbeidsavtale som oppfyller kravene i hjemmekontorforskriften.

Hjemmekontorforskriften dekker ikke alle problemstillinger. Den har for eksempel ikke detaljerte regler for hvem som skal betale for kontorutstyret på hjemmekontoret. I tillegg er det flere av arbeidsmiljølovens bestemmelser som ikke gjelder.

En revidert utgave av forskriften er på høring til 23. juli.

– Det er ikke foreslått vesentlige endringer, og jeg tror alle er enige om at det er mange spørsmål forskriften ikke gir løsninger på. Derfor er en del ting partene må finne ut av seg imellom, sier Bender.

Innholdet i avtalen bør inneholde bestemmelser om kontorutstyr, drift og vedlikehold, arbeidstid, prøvetid, rett til å si opp avtalen og oppbevaring av dokumenter, blant mye annet.

– Her vil det være mange meninger, og jeg mener en slik ordning utløser en drøftingsplikt mellom arbeidsgiver og tillitsvalgte. Det vil ikke være lurt å tre løsninger ned over hodet på ansatte, påpeker Bender.

Ingeniørorganisasjonen Nito har laget et en mal for avtale om hjemmekontor, den kan du lese nederst i denne saken: Knapt noen har egen avtale for hjemmekontor. 9 punkter bør med i kontrakten

5. Arbeidstid på hjemmekontoret

Når skal de ansatte være tilgjengelig for arbeidsgiver på hjemmekontoret? Skal ansatte forholde seg til spesielle tider? Skal det være kjernetid fra 9-15, eller kan ansatte handle mat, sette på en vask, lufte hunden og trene midt på dagen og heller jobbe en økt på ettermiddag og kveld? Eller på en søndag, for den saks skyld.

Når arbeidsgiver kan forvente at du er tilgjengelig, blir en nøtt framover. Arbeidstid på hjemmekontoret er den største utfordringen hjemmekontorforskriften ikke løser, mener Bender.

– I arbeidsmiljøloven er det er krav om 11 timers hvile mellom hver arbeidsøkt. Dette gjør det utfordrende med for eksempel trening i arbeidstiden, sier Bender.

Det er flere av arbeidsmiljølovens bestemmelser som ikke gjelder i hjemmekontorforskriften, som for eksempel regler om alminnelig arbeidstid, overtid, søndagsarbeid og nattarbeid.

– Skal bedriften ha en delt løsning med noen dager på og noen borte fra kontoret, tror jeg det er fornuftig å følge de samme reglene på hjemmekontoret som på kontoret. Det kan fort bli vanskelig med ulike arbeidstidsløsninger, mener Bender.

6. Godt arbeidsmiljø også utenfor kontoret

I forslaget til ny hjemmekontorforskrift får arbeidsgiver et tydeligere ansvar for det psykososiale arbeidsmiljøet, også på hjemmekontoret. Hvordan det skal foregå i praksis, er et stort spørsmål.

– Jeg vil tro det kan bli utfordrende, men arbeidsgiver må få arbeidsmiljøet til å fungere. Det holder ikke bare å ordne det praktiske, sier Bender.

7. Permanent eller midlertidig avtale

Arbeidsrettsadvokaten fraråder bedrifter å inngå avtaler om økt fleksibilitet til ansatte uten forbehold om at avtalen kan endres. Det er mange ulike scenarier og utfordringer man ikke har svar på nå.

Det kan gjelde ansatte som «sluntrer unna» eller som jobber for mye og ikke greier å skille mellom jobb og fritid hjemme. Det kan være nyansatte som får mangelfull opplæring og ikke kommer inn i bedriftskulturen, fordi mange ansatte sitter hjemme og jobber.

– Det er fornuftig å innføre ordningen som en prøveperiode og at arbeidsgiver tar forbehold om retten til å endre avtalen, sier Bender.

Én løsning er å evaluere ordningen etter en viss tid. Bedrifter kan innføre interne retningslinjer for ansatte som jobber hjemmefra, som justeres etter hvert som man finner gode fellesløsninger på ulike problemstillinger.

– Ingen kan i dag si at de sitter med fasiten i hånda. Det er veldig individuelt hvordan de ulike bedriftene samhandler og hva slags behov de har for fysiske møteplasser. Det blir rett og slett veldig spennende framover, vi kommer til å få mye erfaringer de neste seks til tolv månedene, sier Bender.

8. Vaksine og registrering

Kan arbeidsgiver kreve at ansatte vaksinerer seg før de kommer tilbake på kontoret? Kan sjefen kreve at noen arbeidsoppgaver bare utføres av vaksinerte eller at det føres et register over hvem som er vaksinert og ikke? Dette er eksempler på spørsmål Selmer får henvendelser om. Svaret er: Neppe.

– Vi får ganske mange spørsmål om bedriftene kan kreve vaksinering eller innhente informasjon om ansatte er vaksinert eller ikke. Spesielt fra bedrifter i globale konsern hvor moderselskapet, for eksempel i USA, har innført dette som krav, og så lurer de på om dette kravet er lovlig i Norge, sier Lange.

Arbeidsgiver kan oppfordre ansatte til å ta vaksine, men det finnes ikke hjemmel i regelverket som gir bedrifter rett til å kreve vaksinering. Eller å forskjellsbehandle ansatte ut fra vaksinestatus.

Å be ansatte rapportere om de er vaksinert eller ikke, vil være det samme som å innhente helseopplysninger, men både arbeidsmiljøloven om kontrolltiltak og personopplysningsloven begrenser adgangen til å innhente slik informasjon.

Må ha dokumentert behov

Når bedrifter ansetter nye medarbeidere, kan de bare hente inn helseopplysninger dersom det er helt nødvendig med tanke på oppgavene i stillingen. For å behandle helseopplysninger må arbeidsgiver begrunne med at det er nødvendig for at bedriften skal kunne oppfylle sine rettigheter og plikter som arbeidsgiver. I så fall må bedriften kunne dokumentere at den oppfyller strenge krav for å falle inn under unntakene i regelverket, og det må drøftes med tillitsvalgte.

– Det er nok få arbeidsgivere som lovlig kan innhente ansattes vaksinestatus, bortsett fra i helsesektoren. Så lenge det ikke er større risiko for smittespredning på arbeidsplassen enn andre steder i samfunnet, har ikke arbeidsgiver hjemmel til å be om vaksinestatus. Det må gjøres en konkret vurdering av arbeidets art, utdyper Lange.

Da ordningen med vaksinesertifikat nylig var på høring, var organisasjoner både på arbeidstager- og arbeidsgiversiden negative til at sertifikatet skulle brukes i arbeidslivet. Helse- og omsorgsdepartementet mener også det er lite aktuelt å bruke sertifikatet i arbeidslivet.

– Det kan komme tydeligere retningslinjer om personopplysningsloven og lovverket for koronasertifikat etter hvert. Det har vært mye rettsutvikling på området, og det er krevende for arbeidsgiver å forholde seg til det, forteller Lange.

Frivillig registrering?

– Hva når ansatte selv opplyser til arbeidsgiver at de enten har tatt eller ikke ønsker å ta vaksine, kan bedriften lage en oversikt og oppbevare den på et sikkert sted?

– Nei, som utgangspunkt kan ikke arbeidsgiver det, selv om den ansatte gir dette frivillig. Men det kan tenkes at det vil være unntakstilfeller ut fra den aktuelle situasjonen, for eksempel i forbindelse med tilrettelegging for den enkelte ansatte, sier Lange.