Tror på langvarig hjemmekontor: Her er farene, rådene og løsningene ledere og ansatte bør vite om

Oppdatert 15.9.20: Nå øker bruken av hjemmekontor igjen. 1 av 3 oppgir nå at de hovedsakelig jobber hjemmefra (33 prosent), ifølge Norsk koronamonitor, som har spurt 21.000 nordmenn om bruken av hjemmekontor. I mars og april oppga 60 prosent at de hovedsakelig hadde hjemmekontor. Andelen har falt fram til august, for deretter å øke igjen nå i september.

– Vi har vært gjennom hvetebrødsdagene for pandemi og hjemmekontor. Nå begynner vi å bli lei av å sitte hjemme, men vi må nok gjøre det i mange måneder fortsatt. Jeg er spent på hvordan det går.

Den nokså dystre karakteristikken kommer fra Eivind Helgaker, sjef for teleselskapet Ice Group. Han viser til at de inngripende korona-reglene kom samtidig som dagene ble lysere og varmere. Det var lettere å krumme nakken og holde motet oppe når man kunne gå en tur med kolleger i sola.

Nå går vi mot mørkere, kaldere dager med dårligere vær. Den ufrivillige hjemmekontortilværelsen over flere måneder har tæret på dugnadsånden vår. Vi savner småpraten ved kaffemaskinen. Likevel oppfordrer helseminister Bent Høie til fortsatt hjemmekontor når det lar seg gjøre.

Hvordan skal vi best mulig takle et halvår til, eller kanskje mye lengre, med laptopen på stuebordet?

Her får du hjelp til å både identifisere farene ved langvarig hjemmekontor, samt tips om hvordan man takler den nye hverdagen best mulig.

Mange negative konsekvenser

Ice stiller godt forberedt på det hjemmebaserte arbeidslivet. De innførte frivillig hjemmekontor i 2017, med bakgrunn i at de ønsker å være Norges mest attraktive arbeidsgiver. Dermed hadde teleselskapet allerede øvd på hjemmekontorsituasjonen lenge. Det er likevel stor forskjell på frivillig hjemmekontor og den situasjonen vi fikk i mars, sier Helgaker.

– At alle må på hjemmekontor er like utfordrende som hvis ingen kan ha hjemmekontor, sier Helgaker.

Han får støtte av Kristine Nergaard, forskningskoordinator i forskningsstiftelsen Fafo.

– Frivillig hjemmekontor har lenge blitt sett på som et gode, et tegn på fleksibilitet og et tilbud for dem som har gode jobber. Pålagt hjemmekontor er noe helt annet og en mye mer krevende situasjon som stort sett bare hundene er fornøyd med, sier Nergaard.

Hun viser til at du mister den daglige, uformelle kontakten med kollegene, praten ved kaffemaskinen og kommentarene før og etter møtene.

Du har også en annen type kontakt med lederen din, i og med at du mister den fysiske kommunikasjonen.

– Den uformelle arenaen spiller en stor rolle i norsk arbeidsliv. Vi har en flat struktur og mye informasjon flyter gjennom uformelle kanaler. Disse kanalene får andre vilkår på et hjemmekontor, sier Nergaard.

– Vi får tilbakemeldinger om at våre ansatte nå savner det som kanskje var litt irriterende før: At møterommene var fullbooket, køen ved kaffemaskinen – det menneskelige aspektet ved arbeidslivet, supplerer Helgaker.

– Kreativiteten kan rammes

Håkon Johannessen, gruppeleder og forsker i Gruppe for arbeidspsykologi i Statens arbeidsmiljøinstitutts (Stami), advarer om flere ting ved langvarig hjemmekontor:

• Det sosiale miljøet vil kunne forringes, eller i alle fall ta nye former.
• Langvarig hjemmekontor kan bidra til sosial isolasjon for mennesker med svake sosiale nettverk utenfor jobben. Terskelen for å ta kontakt med leder og kolleger kan bli høyere. Ansatte kan i større grad få oppgaver som må løses på egenhånd, uten særlig mulighet til samarbeid.
• Kreativiteten og idémyldringen kan også rammes, ettersom man vil ha en høyere terskel for å diskutere og reflektere sammen når man ikke er på samme sted.
• Hjemmekontor kan også gjøre lederens jobb vanskeligere. Det kan for eksempel være vanskeligere å tildele oppgaver, følge opp resultater og gi god feedback på hjemmekontor.
• Det kan også tenkes at det blir mer krevende for ledere å utøve tillitsbasert ledelse når man ikke har mulighet til å se og følge opp de ansatte på samme måte som tidligere.

Gir hjemmet gratis til arbeidsgiver

I tillegg griper hjemmekontoret inn i nettopp hjemmet ditt: Kontoret krever plass og hjemmet er ikke lenger et fristed.

– I realiteten gir arbeidstakeren hjemmet gratis til arbeidsgiver ved å ha hjemmekontor, forteller Nergaard ved Fafo.

– Bør man da kreve høyere lønn?

– I dagens situasjon skal vi vel heller være takknemlig for at vi i det hele tatt har en jobb, sier Nergaard.

Likevel skal arbeidsgiver sikre et forsvarlig arbeidsmiljø også på hjemmekontoret. I det legger Nergaard at arbeidsgiver bør være behjelpelig med å flytte over kontorstoler og skjermer, blant annet.

– Men hvor skal du ha utstyret? Av og til har jeg en følelse av at man glemmer at ikke alle har like god plass, sier Nergaard.

Hun viser til en spørreundersøkelse gjort for Fafo i april, hvor kun 38 prosent av de spurte hadde en tilrettelagt arbeidsplass på eget rom hjemme.

Hjemmekontor var også nylig tema for en debatt arrangert av UN Global Compact Norge, Hammer & Hanborg og Ice Group. Her trakk flere av debattantene frem at de ergonomiske forholdene ofte er dårligere på hjemmekontoret enn på kontoret. Tekniske problemer kan også skape svært negative hjemmekontoropplevelser, påpekte de.

Tipsene

Det finnes potensielt altså mange uheldige konsekvenser av langvarig hjemmekontor. Så hvordan skal vi holde ut?

Det sentrale stikkordet er kontakt, digitalt og fysisk, både faglig og rent sosialt, skal vi tro ekspertene.

– Treff hverandre, da gjerne i mindre grupper. Vær kreativ! Kan dere møtes ute, så gjør det. Kan møtet tas som en gåtur, gjør det. Gjør lunsjquizen og fredagspilsen digitalt, sier Helgaker.

Stami anbefaler å skape faste, regelmessige tidspunkter for digitale sosiale og faglige møter. Det skaper nødvendig forutsigbarhet og kan gjøres på flere nivåer, påpeker Johannessen i forskningsstiftelsen.

På arbeidsplassen har Ice blant annet popcornmøter, eksterne foredrag og andre sosiale tilstelninger. Dette gjør de nå digitalt.

– Vi har syklet hjem til ansatte med popcorn, noe de har satt stor pris på i en hverdag hvor mange nok har følt seg litt isolert, forteller han.

I tillegg oppdateres jobbplattformene (Teams og Workplace) med informasjon så ofte som mulig. Her deles alt fra video og bilder til informasjon og gjeldende retningslinjer for arbeidshverdagen.

– Man trenger ikke kun sende eposter, sier Helgaker.

En real lederutfordring

Lederne får kanskje en av de største utfordringene ved langvarig hjemmekontor, ettersom de i større grad må «se» den enkelte ansatte som befinner seg utenfor synsvidden. Det mener blant andre Helgaker i Ice, samt Kim Gabrielli, leder for UN Global Compact Norge (UNGC Norge), FNs organisasjon for bærekraftig næringsliv.

UNGC Norge har plukket ut tre prinsipper (se faktaboks) for å lykkes med hjemmekontor, basert på samtaler med noen av organisasjonens over 200 medlemsbedrifter. Tettere oppfølging av ansatte er ett av prinsippene.

Nergaard i Fafo trekker frem et annet element som gjør tett kommunikasjon mellom leder og ansatt viktig: Flere av de som sitter på hjemmekontor kan være redd for jobben sin.

– Det kan være bedriften de jobber i sliter. Da er det ekstra krevende å være på hjemmekontor og lure på om man har jobb om tre måneder, sier hun.

Helgaker i Ice understreker at folk er forskjellige – også med tanke på hvilken grad av oppfølging de har behov for – og at det er leders ansvar å fange opp hvordan folk har det og hva de trenger.

Stami anbefaler at lederne regelmessig følger opp de ansatte med en tydelig forventningsavklaring på oppgaver, produksjon og prioriteringer.

– Feedback til de ansatte på hvordan de løser sine oppgaver er særlig viktig for en leder å få til ved hjemmekontor, sier Johannessen.

Delvis tilbake på kontoret

Så hvor lenge skal vi holde ut på denne måten?

Ice-sjefen tror at vi i alle fall må belage oss på et halvt år til med stor grad av hjemmekontor mange steder, sannsynligvis mye lengre.

Nergaard i Fafo er på sin side tilfreds med å nå være tilbake på kontoret sitt. Hun syntes videomøtene på hjemmekontoret ofte ble mer informasjon enn kommunikasjon, og savnet den uformelle sosiale biten.

Ice tillater at opptil 30 prosent av de ansatte kan være på kontoret i Nydalen samtidig. De er likevel svært påpasselige med smittevernet, og de ansatte forteller at de føler seg trygge der, forteller Helgaker.

– Vi er kjemperedde for å få smitten inn hos oss, og vil mye heller ha det slik det er nå enn slik det var de seks første ukene, sier han.