Penger i papir

Både NITO og NIF produserer millioner av trykksider i året. Kurskompendier, brev og rapporter strømmer ut av skrivere og hustrykkeri. Det papirløse samfunn er langt unna.

For snart fire år siden vurderte NITO om de skulle modernisere hele trykk-infrastrukturen selv, eller gå ut og kjøpe tjenesten hos andre. Resultatet ble det som på godt norsk kalles outsourcing, og NITO inngikk en kontrakt med XBS - Xerox Business Services. De overtok både NITOs laserskrivere og trykkmaskiner samt menneskene som betjente dem.

Et villnis av maskiner, kostnader og ansvarsområder ble til en enkel og oversiktlig kontrakt basert på et avtalt tjenestenivå, fakturert fire ganger i året. For et år siden ble NIF også med i denne avtalen gjennom et trekantsamarbeide NITO-NIF-XBS, hvor man trekker på felles ressursutnyttelse på enkelte områder. Dette har gitt ennå lavere kostnader for begge organisasjonene.

- Vi regner med å spare mellom 20 og 30 prosent på direkte trykkostnader gjennom avtalen. I tillegg får vi en mer rasjonell kontordrift på andre områder og en bedre oversikt over kostnadene, sier økonomidirektør i NITO, Odd Brede Gundersen.

Avtalen tar utgangspunkt i et anslått antall millioner sider og er basert på en fast pris på dette volumet og en sidepris om det skulle bli mer. Kombinasjonen av fast pris og et garantert servicenivå, gir XBS store incentiver for å drive så rasjonelt som mulig og det kommer begge parter til gode.

Omstilling

Selv om NITO nå høster store fordeler gjennom den nye avtalen, tok det tid å innarbeide rutinene i organisasjonen.

- Det er ikke lett å vri om på gamle vaner og tradisjoner, forteller Gundersen. Mange i vår organisasjon produserte trykksaker og hadde sine egne rutiner for hvordan dette skulle gjøres, men etter et halvt år fungerte det meste som forutsatt. I dag har avtalen gitt så store rasjonaliseringsgevinster i kontordriften, at vi har omdisponert personale slik at de kan drive svartjenester overfor medlemmene i stedet for å jobbe med trykking av dokumenter.

En av de største endringene kom med ny teknologi representert ved en stor Docutech digitaltrykkmaskinen. Overgangen til digitaltrykk i stedet for offset gjorde at det ikke lenger var nødvendig å trykke mer enn akkurat det som var nødvendig. Det engelske begrepet "Print On Demand" er en god beskrivelse for dette.

Ved offset kommer de største kostnadene før pressa går. Da lønner det seg å trykke så mange at man er helt sikker på at man slipper trykke et nytt opplag. Ved digitaltrykk er kostnadene lineært bundet til opplaget.

Resultatet er blitt mye mindre trykking, mindre behov for lagerplass og det er svært enkelt å revidere versjoner. I dag står Docutech-maskinen for rundt 60 prosent av all trykkingen i NITO, mens de desentrale laserskriverne gjør resten av jobben.

Jobbvariasjon

Gjennom avtalen er XBS forpliktet til å ha to personer hos NITO og en hos NIF alle arbeidsdager gjennom hele året.

- Avtalen gjør at vi alltid må stille med reservemannskap i ferier og ved sykdom, sier direktør for XBS Bjørn Huseby. Det er viktig at de er kjent med forholdene på de ulike stedene slik at de kan trå til raskt når situasjonen krever det. Det gjør også jobben til operatørene mer variert , noe som kommer alle kundene våre til gode. I tillegg driver vi et back-up apparat som kan hjelpe til når det virkelig er krise, sier Huseby.

Da NIF kom med i trekantsamarbeidet ble avtalen reforhandlet og resultatet ble nye arbeidsmetoder både hos NIF og NITO. XBS-operatørene utfører eksempelvis nå også posttjenestene hos NITO.