Om ett år skal alle statlige etaters informasjon på internett være tilgjengelig i de åpne dokumentformatene HTML, PDF eller ODF.
Det varslet fornyingsminister Heidi Grande Røys før nyttår. I neste omgang må også alle kommuner og fylkeskommuner innfri dette kravet. Det kan koste dyrt.
Åpnere - billigere
Hensikten er at innbyggerne selv skal kunne velge hvilken programvare de vil bruke for å få tilgang til offentlig informasjon, og ikke være avhengige av lisensierte og dermed kostbare dataprogrammer fra Microsoft Office.
I tillegg er det et mål for regjeringen å slippe til andre it-aktører i konkurranse med Microsoft, som dominerer markedet.
100.000 Word-filer
Flere hundre tusen dokumenter må dermed konverteres, eller kopieres over til, de åpne standardene. Sesam/Schibsted Søk har gjort beregninger av omfanget på oppdrag for departementet.
- Ut i fra resultatene mener vi det er omtrent 100 000 word-filer publisert på offentlige nettsider som er "i bruk", sier rådgiver Lars van Marion hos departementets IT-politiske avdeling til Teknisk Ukeblad.
I tillegg publiseres det omtrent 58.000 nye word-dokumenter årlig, i tilegg til noen hundre dokumenter i formatene til presentasjonsverktøyet powerpoint og regnearket excel. De alle fleste vil bli konvertert til PDF eller HTML-formater, siden de bare skal leses.
Usikkerhet
Rambøll Management har utarbeidet en rapport om kostnader og gevinster av overgangen til de åpne alternativene samlet for stat og kommuner. Teknisk Ukeblad har fått tilgang til rapporten, og konklusjonene her er usikre.
Publisering av dokumenter på nettet beløper seg til 8,9 millioner kroner. De aktive dokumentene drar kostnadene vesentlig opp, som når en bedrift søker om skjenkebevilling eller foreldre søker om barnehageplass. Når slik utveksling av dokumenter skal over på åpne formater, er det beregnet til å koste 83,5 millioner kroner i løpet av fem år, som er fristen for å få de åpne standardene på plass.
Det meste av pengene går med til informasjon, opplæring og installasjon av konverteringsprogram.
Store sprik
Gevinsten ligger i sparte lisenskostnader hvis flere offentlige etater fristes til å droppe Microsoft Office til fordel for billigere eller gratis alternativer, som Open Office.
Det er også et spørsmål om massiv bruk av åpne standarder kan presse Microsoft til å prise lisensene lavere.
Rambøll Management er usikker på hvor mange som faktisk kommer til å gå bort fra Microsoft. Så regnestykket varierer fra en samlet gevinst på drøyt 45 millioner kroner i sparte utgifter, til drøyt 28 millioner kroner i netto økte kostnader.
Selve konverteringsjobben skal ikke by på de største utfordringene. Her er det snakk om å benytte en såkalt Rendition-server - en programvare som gjør jobben mest mulig automatisk.
