Hafslunds nettvirksomhet dekker store deler av Oslo, Akershus og Østfold. I alt 20 kommuner med nær 2 millioner innbyggere er avhengige av at energiforsyningen går mer eller mindre knirkefritt. For Hafslund er utfordringen at de har overtatt nettvirksomheten til mange mindre everk, med mange forskjellige rutiner for å håndtere feil og mangler og å anskaffe nytt utstyr.
– En av våre største utfordringer er å holde oversikten over grunneieravtaler. En annen stor utfordring er å ha oversikt over henvendelser enten fra kunder, grunneiere, kommuner eller andre i forbindelse med nettet. Samt at vi må ha kontroll på våre arbeidsordre siden en stor del av disse utføres av samarbeidspartnere. Vi setter valigvis ut modifikasjoner og nye anlegg til eksterne selskaper, forteller Dag Akselsen i Hafslund Nett.
Nytt arkiv
Tradisjonelt har all informasjon om nettet vært lagt i et papirarkiv etter bestemte arkivnøkkeler. Å holde orden i dette er en svær administrativ oppgave som kunne forbedres betydelig ved å bruke tilgjengelige dataverktøy. Hafslund Nett har i 10 år brukt IFS´ systemer til å administrere virksomheten. Derfor så de etter også andre muligheter for å bruke systemet og å utvikle en løsning som ville forenkle adminstrasjonen og hverdagen for selskapet.
– Vi har hatt et utdøende arkivsystem. Veien til et nytt gikk gjennom nettselskapet. Den løsningen vi har utviklet er gjort i samarbeid med Statnett og Energiverk Buskerud, de såkalte energikameratene eller Enkam, som vi kaller oss, sier Akselsen.
– Gjennom det nye systemet får vi enhetlig kontroll og enhetlige prosesser hele veien. Det er viktig når vi skal håndtere 20 kommuner.
Nye arkivnøkler
I stedet for å bruke arkivnøkler er hele systemet bygget opp rundt de enkelte anleggsdeler. Ved å kombinere geografisk informasjon og anleggsdelene er det enkelt å finne fram all informasjon som er tilknyttet anleggsdelen. Informasjonen her inneholder ikke kun teknisk beskrivelse, men også korrespondanse, arbeidsordre, utført arbeid, innkjøpsordre, fakturaer, grunneieravtaler, samsvarserklæringer og annen dokumentasjon som kan være aktuell for anleggsdelen.
– Vi har bygget opp dokumentasjon til den enklelte anleggsdel med en enkel mappestruktur slik de fleste kjenner fra Windows. Det forenkler hele operasjonen, forteller Dag Mork, som har hatt den daglige oppfølgingen av prosjektet.
Søkbart
Selve systemet er brukerstyrt og det er den enkelte brukers profil som styrer hvilken tilgang vedkommende har til dataene. Det er også lagt inn muligheten for fritekstsøk for enkelt å finne fram til relevante dokumenter. Hele IFS systemet er basert på en Oracle-database, hvor det enkelte dokument ligger søkbart som et element i databasen.
Hele strukturen er lagt opp etter Energi Norges standarder (EBL). Systemet har vær i bruk i åtte måneder, og Akselsen er god fornøyd med systemet. – Men for å sikre at kvaliteten på databasen er god og at den til en hver tid er oppdatert, så må vi ansette en dokument-controller for å sikre at alt er i orden, sier han.
– Systemet har en stor verdi for Hafslund og etter hvert vil våre ansatte se fordelen med systemet. Husk, vi har rundt 7000 nye dokumenter å håndtere hver måned. Alt må inn for å sikre historikk og sporbarhet, sier Dag Akselsen.
