Aker Solutions har klart å halvere dokumentasjonsmengden med 50 prosent på enkelte prosjekter. På ett av prosjektene fjernet de 500 sider uten at noe relevant informasjon gikk tapt. (Bilde: Aker Solutions)

DOKUMENTASJON I OLJEBRANSJEN

Skulle installere brannpumper: Måtte ha 1000 sider dokumentasjon

Aker Solutions fjernet nesten 500 sider uten at relevant info gikk tapt.

Har du lignende historier? Send inn i skjemaet nederst i saken.

Gjennom mange år med høyt aktivitetsnivå opparbeidet oljebransjen seg et digert kostnadsproblem. Særlig gikk det svært mye tid til å dokumentere hver minste ting i de forskjellige prosjektene.

Ingeniørgiganten Aker Solutions er ett av selskapene som har kjent på de omfattende dokumentasjonskravene i industrien. Selskapet mener at kravene etter hvert gikk for langt.

– I mange tilfeller har dokumentasjonskravene vokst ut av proporsjoner. Dette har skjedd over en årrekke hvor det har vært høyt tempo i bransjen, kombinert med høyt fokus på kvalitet og sikkerhet, sier leder for engineering i Aker Solutions Norge, Astrid Skarheim Onsum.

Fjernet nesten 500 sider

Aker Solutions sier at de har tatt tak i denne kostbare utfordringen, uten å redusere kravene til sikkerhet.

– Dette gjør vi i samarbeid med kundene våre. Statoil har for eksempel også dette høyt på sin forbedringsagenda. Vi har allerede lykkes med å redusere dokumentasjonsbunken med opp til 50 prosent på enkelte prosjekter, ifølge Skarheim Onsum.

– Dette gir en betydelig forenkling og tilhørende kostnadskutt som kan være et viktig bidrag til å skape fremdrift i prosjekter.

Hun viser til ett konkret prosjekt der det skulle installeres brannpumper, i og for seg en relativt liten del av et prosjekt.

Her viste det seg at halvparten av de opprinnelige dokumentasjonskravene var overflødige. Og det var ikke snakk om småtteri på dokumentasjonskravene.

– Kravene til dokumentasjon utgjorde i utgangspunktet nesten 1000 sider med krav som leverandøren måtte sette seg inn i. Vi fikk antallet ned til 500 sider uten å fjerne noe relevant informasjon, med et forenklet brukergrensesnitt og eliminasjon av kryssreferanser og krav som ikke var relevante for pumpene, ifølge engineering-lederen.

– Dette er en generisk øvelse som gir mer nøyaktig innhold og som kan videreføres til andre prosjekter, legger hun til.

Vanskelig og tidkrevende

De voldsomme dokumentasjonskravene i oljeindustrien har bakgrunn i én av hovedprosessene i store utbyggingsprosjekter: Anskaffelse av materiell og teknisk utstyr. Når materiell eller utstyr er bestilt fra eksterne leverandører, omfatter denne anskaffelsespakken en rekke dokumenter med tekniske krav.

Kravene for hele produksjonsanlegget videreføres til leverandøren for å sikre hele anleggets integritet.

Ifølge Aker Solutions har forventningene til dokumentasjonen gradvis økt. I tillegg oppfattes kravene ofte som omfattende og komplekse.

– Feltoperatører ber til tider også om mer dokumentasjon fra underleverandører enn det som faktisk blir brukt. Vi har erfart at kravene til dokumentasjon har vært vanskelig å forstå, noe som har resultert i tidkrevende avklaringer mellom kunde, entreprenør og leverandør.

– Dette førte igjen til økt risiko for feil og endringer. I tillegg var det kostnadsdrivende, ifølge selskapet.

Fra A til Å

I forbindelse med eskaleringen av dokumentasjonskravene og det samtidige behovet for å få ned kostnader, har Aker Solutions derfor begynt å gå igjennom arbeidsprosessene knyttet til dokumentasjon fra A til Å.

– Dette gjør vi sammen med kunder og leverandører for å finne ut hva som er overflødig og hva som er kritisk. Så har vi tett dialog med utstyrsleverandørene om hva de må sende oss og hva de kan lagre hos seg.

– Vi vurderer hele veien andre måter å formidle nødvendig grensesnittinformasjon på enn å sende dokumenter frem og tilbake. Her finner vi stadig forbedrede og smartere løsninger, sier Skarheim Onsum.  

Kan fort være død kunnskap

For Aker Solutions del er én av de viktige aspektene nå å bli bedre kjent med oljeselskapenes reelle behov og å være med i diskusjonene i en tidligere fase.

– Da kan vi utfordre konstruktivt på hva slags kunnskap som faktisk er nødvendig og forberede anskaffelsesløpet og prosjektplanene for det. Samtidig unngår kunden å bli sittende med en massiv informasjonsbunke som fort kan være død kunnskap, ifølge Skarheim Onsum.

Hun mener dette kan ha flere positive bieffekter.

– På denne måten gjør vi situasjonen til underleverandørene enklere, og vi reduserer kostnadene til kunden både i utbyggings- og driftsfasen, sier hun.

Send inn din historie

Teknisk Ukeblad har tidligere fortalt om andre saker der spesifikke krav har ført til fordyrende situasjoner. Blant annet var subsealeverandøren FMC nødt til å ha et titalls forskjellige gulfarger på lager, for å tilfredsstille alle de forskjellige prosjektspesifikke kravene.

Egentlig hadde det holdt med én gulfarge.

Har du historier om voldsomme dokumentasjonskrav, spesifikasjoner eller arbeid som du mener har fordyret prosjekter på en meningsløs måte? Send inn dine historier i skjemaet under.

Kommentarer (3)

Kommentarer (3)