Gjensidige har vokst seg såpass stort at ansatte ikke kjenner hverandre. Teknologi basert på medarbeidernes egne behov skal øke mulighetene for å utveksle kompetanse. (Bilde: Espen Zachariassen)

SAMHANDLING

Derfor kutter Gjensidige bruken av e-post

Jobber smartere med inspirasjon fra Finn.no.

Forsikringsselskapet Gjensidige innrømmer åpent at møtene på lederplan ikke alltid er blant de mest effektive sammenkomstene i konsernet.

Og hele organisasjonen har vært preget av et fenomen som rammer de fleste store virksomheter:

Folk kjenner hverandre ikke og vet ikke hva slags kompetanse som finnes på huset.

Siste telling på tampen av fjoråret viste at Gjensidige forsikring ASA hadde 3377 ansatte.

– Vi er blitt kjempestore. For store, hvis vi ser på evnen til å utnytte hverandres kompetanse. Folk kjenner ikke kolleger de møter i kantina, sier Elin Spjelkavik, leder av person- og yrkesskadeavdelingen.

Hjemmesnekret funket ikke

For noen år tilbake forsøkte konsernet å stable på beina en samhandlingsløsning i form av en ren Sharepoint-side.

Den var for det meste basert på utvikling i regi av egen it-avdeling med bidrag fra en fagavdeling.

Det fungerte dårlig.

For to år siden banket it-selskapet Itera på døren med et forslag om å prøve en gang til.

Spjelkavik, et knippe av hennes medarbeidere og kolleger i Oppgjørsavdelingen ble utnevnt til prøvekaniner. Inkludert husets egne it-folk er rundt 50 personer på tvers av fagområder involvert.

Og denne gangen ser det lysere ut.

– Utgangspunktet er en samhandlingspakke fra Microsoft, med Outlook, One note, Lync og Sharepoint, forklarer Iteras prosjektleder Niina Koskela.

I tillegg har arbeidsflaten en søkefunksjon, som kan sile informasjon på samme måte som vi kjenner fra markedsplassen Finn.no.

Sivilingeniør Niina Koskela hos Itera leder samhandlingsprosjektet hos Gjensidige. Espen Zachariassen
Les også: Første heldigitale kanal for næringslivet kutter ventetiden fra tre dager til én time

Kunnskap om kompetanse

Målet er å jobbe smartere. Middelet er å la alle bli kjent med hva den enkelte er god på.

I praksis er det en arbeidsflate på pc-skjermen, der du får frem informasjon om dine oppgaver, møter og dokumenter.

Like sentralt er søkefunksjonen. Når du søker på et tema, skal du ikke bare finne relevante dokumenter. Det dukker også opp kolleger med kompetanse på området.

For hver ansatt har en egen profil med bilde og stikkord om kompetanseområder, som mange er blitt vant med på Linkedin. Det øker sjansen for å kjenne hverandre igjen i kantina og få ny kompetanse inn på sitt arbeidsfelt.

Dropper e-post

Forskjellen fra første forsøk er at prosjektet er drevet av de ansattes behov og ikke så mye av de teknologiske mulighetene.

– Vi kartla behovene hos ulike typer medarbeidere. Nyansatte trenger helt andre ting enn veteraner i virksomheten. Og det er forskjell på behovene til yngre og eldre arbeidstakere, forklarer Spjelkavik.

Evalueringen er ikke fullført, men hun våger å påstå at det fungerer.

– En forutsetning er at vi faktisk tar i bruk de nye verktøyene, sier skadelederen. Her sikter hun spesielt til egne oppslagstavler mellom mennesker som er i et samarbeidsprosjekt.

– Her finner vi relevante dokumenter vi jobber med, og alle kan bidra med forslag til endringer. Men det krever at vi benytter denne funksjonen og lar være å sende e-post til hverandre når vi diskuterer innholdet i en sak, poengterer hun.

Les også: Slik skal vi lokkes til å bruke digital post

Finner gamle saker

Forsøksgruppen omfatter også ledere ved hovedkontoret i Oslo og filialen i København. Hun opplever at møtene er blitt såkalt "smartere" ved at deltakerne er mer klar på hva den enkelte skal følge opp med i etterkant.

– Vi kommer kjappere i mål med oppgavene og kan bruke mer tid på nyttige ting enn den rene møtevirksomheten, sier Spjelkavik.

Ute i selve produksjonsapparatet har en teamleder testet løsningen på oppfølging av sine ansatte som tar i mot nye skadesaker.

Selskapet registrerer 3000 tilfeller hvert år av arbeidslag som jobber skift.

– Her har det blitt en langt bedre arbeidsflyt. Teamlederen har bedre oversikt over blant annet status på de ulike sakene. Her er det viktig å hente frem de som er i ferd med å bli gamle, sier Spjelkavik.

I praksis handler dette om at kommunikasjonen skjer på samhandlingsløsningen. Alternativet har vært en masse e-post, som nå er kraftig redusert.

Elin Spjelkavik er prøvekanin på samhandling hos Gjensidige og ser at det kan gi effekt. Hun har vært med på å feile før. Espen Zachariassen

Rappet inspirasjon

Søkefunksjonen har vært en stor utfordring.

Teknologisk handler det om standardløsningen fra Microsoft, som er utviklet av norske Fast.

Ideen om å samle informasjon med søk kom fra Gjensidige, mens Iteras utvikler Hlynur Runarsson har snekret tilpasningen. Han lot seg inspirere av Finn.no., hvor du kan filtrere deg frem til for eksempel kun Skoda Octavia med blå lakkering og dieselmotor.

– På samme måte kan du søke dokumenter i samhandlingsløsningen og filtrere ned på «Rapport» med tema «Nysalg» i området «Sverige» og som er av dokumenttype «Excel». Da knytter man noe som de ansatte er godt kjent med fra sitt privatliv og gjenbruker dette til å skape trygghet. Det effektiviserer måten de jobber på, forklarer Runarsson.

Les også: Big data er ikke bare for de store selskapene

Stammespråk

Parallelt med den jobben, måtte data fra alle medarbeiderne i avdelingen samles og gjøres søkbar. Det ble vanskelig på grunn stammespråket i Gjensidige.

– Vi oppdaget et mylder av ord og uttrykk i saksdokumenter, der ulike ord beskrev det samme. Folk hadde problemer med å finne det de lette etter hos andre enn seg selv, sier Spjelkavik.

Mye informasjon ble også lagret slik den enkelte selv fortrakk å organisere sin mappestruktur på nettverket.

– Da vi ryddet i vår avdeling og flyttet data over i Sharepoint, fant vi saker fra min fagsjef og meg selv på ikke mindre enn tre forskjellige steder, illustrerer skadesjefen.

Først etter evalueringen denne våren blir det avklart om samhandlingsløsningen skal utvides til hele konsernet, med distriktskontorer og virksomhetene i resten av Skandinavia og Baltikum.

Les også:

Nye servere integrerer gamle systemer

«404 - side ikke funnet». Det kan snart bli historie  

Disse skal komme først i mobilkøen ved en krise