– Vi har holdt tidsplan, budsjett og roen. Slik gikk det da det svenske konsernet oppgraderte ERP-systemet

Automatisering, logistikk og produksjon er blant oppgavene IFS Cloud brukes til Foto: ROL

Produksjon, automatisering og logistikk er noen få eksempler på de områdene der ROL bruker IFS Cloud.

Med fire fabrikker i ulike verdensdeler, rundt 900 ansatte og kontor i åtte land, sier det seg selv at svenske ROL har mye å holde kontroll på.

ROL har 40 års historie bak seg, og består i dag av to forretningsområder. Det ene jobber med høydejusterbare skrivebord, det andre med butikkinnredning. En veldig viktig del som holder sammen virksomheten er ERP-systemet IFS, som gjennomsyrer stort sett alt ROL foretar seg.

I det siste har bedriften gjennomført en omfattende migrering til IFS Cloud, slik at hele ERP-løsningen nå er så moderne som mulig.

Nye behov og nye teknologier

Martin Odqvist.

Martin Odqvist er CFO i ROL Group, og forklarer gladelig mer om prosessen bak, sammen med kollega Stefan Brengdahl, Director of ERP:

– Vi har vært fornøyde brukere av IFS ERP siden 2005. Vi ser på systemet som en svært viktig muliggjører. Det er en vital del av vår suksess. Vi trives veldig godt med IFS og investerer løpende i kompetanseutvikling, sier Martin.

– Vi har en høy grad av automatisering, og også der spiller IFS en viktig rolle, der den kan kommunisere med robotceller og førerløse trucker. Vi har kommet veldig langt i automatiseringen takket være IFS ERP, forteller Stefan.

Med stadig høyere krav til produksjon og effektivitet, bestemte ROL seg altså for å oppgradere til IFS Cloud.

– Dette var en stor endring for oss. Vi stod ovenfor valget å bytte ERP-system eller migrere til skyen, men vi var klare på at vi var fornøyde brukere av IFS-systemet og ønsket å fortsette med det.

– Det andre spørsmålet var hvem som skulle hjelpe oss med prosessen. Og også der hadde vi et godt fungerende samarbeid med Addovation, som vi ønsket å gå videre med.

Stefan forklarer at hele prosessen tok ni måneder å gjennomføre, og har hatt rundt 10-15 personer direkte involvert, og enda flere indirekte involvert. Samtidig byttet de teknisk miljø og driftspartner, som også nå er Addovation.

Alt gikk etter planen

ROL Group er svært fornøyd med samarbeidet med Addovation gjennom ti år.

Martin Odqvist oppsummerer hele migreringen på en enkel måte:

– Vi har holdt tidsplanen, vi har holdt budsjettet, og vi har ikke hatt noen alvorlige problemer ved overgangen. Så det er de tre faktorene jeg pleier å bruke for å oppsummere vår suksesshistorie, sier han.

For å tydeliggjøre: Han forteller at når folk dro hjem fra jobb på fredag før migreringen, kunne sette i gang på mandagen nesten som om ingenting hadde skjedd. Selv om det var noen saker å håndtere, men helheten fungerte veldig bra. Av totalt 900 ansatte er det rundt 800 som er direkte berørt av oppdateringen, og de kan være trygge på at alt fungerer som det skal, forklarer Martin.

– Jeg har sett bedrifter som gjorde tilsvarende oppgraderinger som de måtte avbryte fordi prosessen ikke fungerte som den skulle. De mistet store kontrakter på grunn av det.

IFS Cloud åpner for stadig nye muligheter for å gjøre produksjonen mer effektiv.

Stefan vil også fremheve hvor viktig et velfungerende system er for ROL Group:

– Vi kjører IFS-systemet på de fleste av prosessene våre. Vi bruker det i økonomi/finans, innkjøp, produksjon, lager, HR, prosjekt. Så det påvirker egentlig alt og alle. De aller fleste her bruker IFS daglig. Det er hovedsystemet vårt. Vi tillater ingen andre systemer med mindre det gir en åpenbar konkurransefordel.

Alltid oppdatert og klar for nye muligheter

Stefan Brengdahl.

Nå som IFS Cloud er på plass og gjennomtestet, kan Martin og Stefan konkludere med tydelige resultater.

– For oss er IFS Cloud den riktige plattformen å vokse på. Det er en investering. Nå kan vi koble på kunstig intelligens. Nå er vi en del av et større felleskap av en mengde selskaper som har samme agenda og som kan utveksle erfaringer, sier Stefan.

– Så er det dette med evergreen-funksjonalitet. Før vi migrerte fra versjon 10 til Cloud, ville vi måttet oppdatere versjon kanskje hvert tredje eller fjerde år. Selv om det skulle finnes utfordringer, kjenner vi at det uansett er den beste løsningen for oss. Og vi føler at vi har bare såvidt begynt å se på alle mulighetene som åpner seg, om det er AI-funksjoner, integrasjoner med andre verktøy, og så mye mer, forteller han.

ROL er også Engage-kunde og ser på Addovation som en strategisk partner videre i sin digitaliseringsreise. Gjennom Addovation Engage får de et dedikert team og en dedikert kundekontakt som jobber tett med dem over tid, med klare mål og en felles retning. Dette gir kontinuerlig støtte, legger til rette for innovasjon og effektivisering, og sikrer at de får maksimalt ut av sine forretningssystemer.

Både Martin og Stefan oppsummerer samstemt at Addovation har vært en uvurderlig partner å ha med på reisen.

– Vi synes det har vært ekstremt verdifullt å ha en partner gjennom ti år, som skjønner hva vi driver med, som kjenner oss og våre særheter. Vi kjenner hverandre så godt at vi kan spille hverandre gode. Og vi kommer alltid i mål, avslutter Martin Odqvist.