STANS. Kommunearkivar Ingerid Gjølstad måtte stanse digitaliseringen av arkivet og må lete frem papirene på manuelt vis. (Bilde: Espen Zachariassen)
KONTROLL. Ordfører Eva Kristin Andersen krever klare tall på gevinster før it-prosjektet fortsetter. (Bilde: Espen Zachariassen)
BAKLENGS. IT-minister Heidi Grande Røys anklager Fredrikstad for å gå baklengs inn i fremtiden. (Bilde: Espen Zachariassen)

Kutter elektronisk arkiv - sparer 0,1 promille

  • IT

Digital forvaltning



  • I samarbeid med Kommunenes Sentralforbund jobber regjeringen for økt bruk av informasjonsteknologi som verktøy for en mer effektiv offentlig sektor.
  • Digitale dokumenter skal gjøre saksbehandlingen smidigere.
  • Nettportalene Minside og Altinn skal gi innbyggere og næringsliv tilgang til offentlige tjenester hele døgnet.
  • Arbeidet er beskrevet i planene E-kommune og E-Norge.


FREDRIKSTAD: Østfold-byen er et regionsenter med store sosiale kostnader, som ikke veies opp av skatteinntekter og overføringer fra staten.

Derfor har bystyret vedtatt å kutte med ostehøvel i årets budsjett. Skole, kultur og sentraladministrasjon må alle tåle snauere rammer.





Gevinst

Kuttene omfatter et eget prosjekt for å etablere et fullelektronisk sentralisert arkiv. Det startet i 2006, har en ramme på drøyt 4,5 millioner kroner og skulle etter planen sluttføres i 2012.

– Målet var å få et system for å digitalisere alle papirdokumenter i pdf-format. Gevinsten av elektroniske dokumenter er i første rekke raskere tilgang på dokumenter og dermed en mer effektiv saksbehandling, sier kommunearkivar Ingerid Gjølstad.

Les også:

Manuelt

I fjor kunne Fredrikstad kommune telle opp en produksjon på 112.000 dokumenter. Snaut halvparten var innkommende brev og ulike søknader som i dag oppbevares manuelt i papirarkiv.

Så langt har kommunearkivet testet ut ulike skannere og rutiner for mest mulig effektiv digitalisering av arkivet, men nå er det stopp.





Grunnlaget svikter

Budsjettvedtaket betyr at Fredrikstad kommune fjerner hele forutsetningen for ytterligere utvikling av elektroniske tjenester, ifølge byens egen langtidsplan:

”For å imøtekomme KS og Fornyings- og administrasjonsdepartementets føringer om innføring av eKommune 2009 og Min Side er budsjettet styrket for å iverksette tiltak i forhold til dette. Dette omfatter dataverktøy, programlisenser og annet for å drifte et slikt system som Døgnåpen kommune medfører. Innføring av elektronisk arkiv er en forutsetning for dette”.





Mer arbeid

Nå er i stedet årets bevilgning på 639.000 kroner fjernet. Det tilsvarer 0,1 promille av et samlet driftsbudsjett på 2,7 milliarder kroner. Konsekvensen er at landets sjette største kommune stopper den videre utviklingen av elektroniske tjenester.

– Det betyr at vi ikke kommer videre med arbeidet der kommunen skal være døgnåpen på nett, slik at næringsliv og innbyggere kan ha fortløpende tilgang til sine søknader og prosesser med kommunen. I stedet må folk komme til rådhuset i åpningstiden, og vi må bruke tid på å lete frem dokumenter fra papirarkivet, sier organisasjonssjef Leif Johannessen i Fredrikstad kommune.