Fra 1. mars kan arbeidsgiver bare i helt spesielle tilfeller få innsyn i ansattes e-post.

Det går fram av den reviderte personopplysningsforskriften, som nå er fastsatt av fornyings- og administrasjonsminister Heidi Grande Røys.

Grove brudd

Hovedregelen er at arbeidsgiver bare har innsyn i ansattes e-post når det er nødvendig for å ivareta virksomhetens daglige drift eller andre berettigede interesser.

Han eller hun kan også åpne innboksen når det er begrunnet mistanke om at arbeidstakeren bruker e-postkassen på en måte som innebærer grovt brudd på arbeidsforholdet.

Belastende

Arbeidsgiver må i hvert enkelt tilfelle foreta en vurdering av om innsyn er nødvendig, eller om det er mulig å ivareta bedriftens interesser på en mindre belastende måte.

– For oss har det vært viktig at de nye reglene ivaretar arbeidstakernes rettigheter på en god måte, sier Grande Røys. Forskriften har derfor regler for hvordan innsynet skal gjennomføres og at arbeidstakernes rettigheter skal bli ivaretatt når innsyn gjennomføres.

Ansatte deltar

Det handler om at den ansatte skal ha informasjon, adgang til å delta ved gjennomføring av innsynet eller til å la seg representere av en tillitsvalgt eller annen representant.

Arbeidstaker skal så langt som mulig bli varslet på forhånd om at innsyn vil bli gjennomført, og få anledning til å uttale seg.

Etterlyste regler

Personvernkommisjonen la nylig frem sin rapport og påpeker der at økt bruk av teknologi skaper nye personvernutfordringer i arbeidslivet.

Kommisjonen etterlyser i denne forbindelse blant annet regler om arbeidsgivers innsyn i ansattes e-post.

Les mer om kommisjonens rapport her: Nei til sporing

Mindre konflikt

De nye reglene skal bidra til å redusere uklarhetene og konfliktene på dette området.

– De skal skape forutsigbarhet både for arbeidstager og arbeidsgiver, sier Grande Røys.