Verdianalyse gir bedre prosjekter

GJENNOM AVISENE BLIR vi nesten hver dag fôret med eksempler på prosjekter der manglende kvalitets- og kostnadsstyring fører til kostnadssprekk og dårlige produkter. Senest har vi lest at offentlige IT-sprekker beløper seg til seks milliarder kroner hvert år! Det er sjelden det dreier seg om så store tall, men regnefeilen på Gardermobanen var også på mange milliarder.

En del av de nevnte seks milliardene gjelder et nytt datasystem for Skattedirektoratet der budsjett og tidsplan har sprukket. De ansvarlige i selskapet WM-Data og i Skattedirektoratet forteller at de begge har tatt lærdom av saken, men at de ikke vil spekulere på hvorfor så mange offentlige IT-prosjekter blir dyrere enn planlagt.

På tide å spekulere

Seks milliarder i sprekk hvert år burde absolutt få noen til å spekulere på hva som er årsakene til dette og å finne ut hva som kan gjøres for å hindre at det fortsetter. Ofte vil man oppnå et akseptabelt resultat ved å overlate en oppgave eller spørsmål til en enkeltperson eller den avdeling som er best kvalifisert til å løse problemet. Ved større prosjekter, ny teknologi og strengere krav blir oppgaven så komplisert og mulighetene til løsninger så mangfoldige at man ikke kan drive på samme måten.

Det er også slik at enkeltpersoners eller firmaers innsats ofte baserer seg på løsninger fra tidligere prosjekter og at nyvinninger eller ny erkjennelse har vanskelig for å bli med i vurderingene. Situasjonen blir at man forsøker å gjennomføre et prosjekt som ikke er optimalt verken når det gjelder kvalitet eller økonomi.

Derfor er det behov for å se på prosjektet "utenfra" og verdianalyse er en prosess som er vel egnet til dette. Analysen blir utført av et team av erfarne eksperter som ellers ikke er involvert i prosjektet. Ved hjelp av verdianalyse kan man få et prosjekt som ikke bare har lavere kostnader, men som også tar bedre vare på kvalitet og funksjon.

Brukt over hele verden

Metoden er brukt i industrien over hele verden og på en rekke andre områder slik som ved utvikling av IT-programmer og systemer, innkjøpsvirksomhet og anleggsprosjekter. Det sentrale er at prosjektene analyseres av en uavhengig tverrfaglig gruppe etter en systematisk, trinnvis prosess i flere faser. Resultatet er konkrete forslag til forbedringer.

I USA er bruken av verdianalyse, etter direktiv fra finansministeren, påbudt i all offentlig virksomhet. De store etatene som Federal Highway Administration, Corps of Engineers og Bureau of Reclamation melder om økonomiske besparelser for bygg og anlegg på mer enn 5 prosent. I tillegg kommer bedre kvalitet og bedre funksjon.

I Norge har Statens vegvesen gått i spissen for bruk av verdianalyse etter at etaten i 1995 tok initiativet til det første kurset om metoden ved NTH. Dette har NTNU senere fulgt opp med etterutdanningskurs i 1999, 2000 og 2004 og som aktiv deltaker i bruk av verdianalysen på flere store veiprosjekter. Metoden er omtalt i Vegvesenets planleggingshåndbøker som et verktøy for sikring av kvaliteten på prosjektene.

Hittil har verdianalyse i regi av Statens vegvesen vært gjennomført på 23 prosjekter.

Resultatene er de samme som rapporteres fra andre land med oppnåelse av bedre kvalitet og funksjon og med økonomiske innsparinger på omkring 5 prosent. For riksveg 35, Lunner-Gardermoen oppnådde man innsparinger på ca. 9 prosent.

Skepsis vanlig

Det er viktig at verdianalyse legges inn på forhånd som en del av prosedyren i et prosjekt. Det må være noe som de involverte kjenner til og innretter seg etter når de starter på arbeidet. Til å begynne med vil det alltid være en viss skepsis hos de impliserte fordi de føler det som en overprøving av deres kompetanse, men man innser raskt fordelene.

Verdianalyse er en teknikk som motvirker svakhetene ved mer tradisjonelle arbeidsformer. Erfaringen viser at både oppdragsgiverens representanter og rådgiverne får ny innsikt og lærdom av arbeidet. Metoden er saksrettet og den har ingen plass for kritikk av personer.

Det er et stort behov for å ta verdianalyse i bruk både i privat og offentlig virksomhet for alle slags prosjekter. Prosjektets eier må ta initiativet til det, men gjennomføringen krever innsats fra et bredt spekter av eksperter. Bruk av verdianalyse kan gi bedre kvalitet, færre sprekk og lavere kostnader på prosjektene og det ervel nettopp det vi har bruk for.

Til å begynne med vil det alltid være en viss skepsis hos de impliserte fordi de føler det som en overprøving av deres kompetanse.