Mange bedrifter har ikke lenger noen tradisjonell, fast organisasjon – all aktivitet foregår i løsere grupper som skifter fagsammensetning fra prosjekt til prosjekt. Prosjektledelse er i ferd med å oppnå status som egen profesjon i næringslivet og alternativ karrierevei for mange ingeniører og sivilingeniører.
Samtidig øker interessen for dataverktøy for prosjektstyring. Mer brukervennlig programvare, enklere overføring av data mellom ulike systemer samt moderne nettverksløsninger har ført til at pc-en har blitt prosjektmedarbeiderens viktigste arbeidsredskap.
– Prosjektstyringsverktøy er uunnværlige i alt prosjektarbeid. Men dataverktøyene er relativt kompliserte og i seg selv ingen suksessfaktor for prosjektarbeid, sier sivilingeniør Roger Brustad, administrerende direktør i Prosjekttjenester AS i Bærum.
Han har i 15 år arbeidet med opplæring og rådgivning innen prosjektadministrasjon. Selskapet samarbeider blant annet med Norges ingeniørorganisasjon (NITO) om et opplæringsprogram som kan lede frem til tittelen “NITO-sertifisert prosjektleder”.
Mer enn rapportering
– Det verste en prosjektbedrift kan gjøre er å hoppe rett på dataverktøy, uten av organisasjonen er forberedt på det, bedyrer Brustad.
– Resultatet er gjerne at en ikke blir i stand til å utnytte mulighetene som ligger i dataverktøyene. De blir rapporteringssystemer – og ikke prosjektstyringssystemer, sier Brustad.
For hensikten med datastøtte i prosjektstyring strekker seg langt utover gode rapporteringsrutiner. Moderne dataprogrammer tilbyr muligheter til mer effektiv planlegging og oppfølging, ressursadministrasjon, håndtering av avvik, multiprosjektstyring og utveksling av data mot øvrige systemer i bedriften.
Målet er å bli bedre i stand til å disponere knappe ressurser på en rasjonell og effektiv måte. De tre grunnparametrene er tid, økonomi og kvalitet – å gjøre de riktige tingene til riktig tid på riktig måte og med riktig kvalitet.
Miljø som petroleumsbransjen, bygge- og anleggsbransjen og Forsvaret har lang erfaring og peker seg ut som profesjonelle innen prosjektadministrasjon. I enkelte andre bransjer og bedrifter er kunnskapene om prosjektadministrasjon ofte er lave, mener Roger Brustad.
Organisasjonen avgjør
Dataverktøy vil sjelden fungere i tråd med intensjonen dersom organisasjonen ikke forberedes og medarbeidernes prosjektkompetanse rustes opp.
– Det gjelder å skape en kultur og finne rutiner som passer den enkelte bedrift. Organisasjonen må bygges deretter. Medarbeiderne må gis muligheten til å lære faget. Kvalifiserte medarbeidere er bedre i stand til å kartlegge behov og spesifisere hva slags prosjektstyringsverktøy som passer nettopp sin bedrift og sine prosjekter, mener Brustad.
– Vi teknologer er ofte fokusert på systemer, rutiner, teknikk og verktøy. Oppstår problemer, søker vi gjerne løsningen i nye systemer og verktøy. Men årsakene til problemer som kan oppstå i prosjektgjennomføringen, ligger utenfor programvaren. Suksessfaktoren er å få prosjektmedarbeiderne til å fungere godt sammen. Det er prosjektlederens oppgave å legge forholdene til rette slik at medarbeiderne blir i stand til å gjøre jobben sin best mulig. Bedriftene må innse at prosjektledelse er en jobb i seg selv, og ikke noen en gjør etter klokken 16.00 – etter at de øvrige arbeidsoppgavene er fullført, sier Roger Brustad.
Samtidig er oppfølging viktig. Uten kontinuerlig bruk av slike dataprogrammer er det lett å ramle av, miste styringen og falle tilbake til gamlemåten.
