BYGGER BRO: Når IT-systemene styres av synlige og veldefinerte forretningsprosesser forenkles utfordringen med å få forretning og IT til å fungere sammen.
PROSESSFOKUS: En virksomhet kan ses på som mange prosesser som virker sammen mot et mål.

Prosesstenkning skaper IT-suksess

Sagt om BMP:

Hvis du ikke kan beskrive det du gjør som en prosess, vet du egentlig ikke hva du holder på med.

SOA

BPM kan sees på som en del av det som ofte omtales som SOA – Service Oriented Architecture eller tjenesteorientert arkitektur. I et IT-system som er bygget opp på denne måten er alle elementene, tjenestene, brutt ned i mindre kodebiter. De kan lett kobles sammen på nye måter og de kan gjenbrukes i andre systemer.

Prosessmodellene er ikke bare dokumentasjon i en BPM/SOA-verden. De er aktive programmer. Prosessene styrer, eller orkestrerer som man ofte sier, tjenestene (kodebitene) fordi det prosessen aktiviserer tjenester i den rekkefølgen prosessen er modellert, der hvert steg i prosessmodellen er aktivisering av en tjeneste (kodebit).

Det meste i næringslivet kan brytes ned i prosesser. Enten det fylles ut en reiseregning, det sendes ut en faktura, det skal hentes opp seismiske data, eller utbetales riktig trygd, handler det om prosesser. Alle bedrifter har rutiner for slikt. Jo mer avansert bedriften er, desto flere slike rutiner er implementert i programvare.

Historisk ble mange av IT-systemene bygget for å håndtere oppgaver som var basert på et sett rutiner. Og mange av dem gjorde en ypperlig oppgave på sine områder. Men på 90-tallet vokste behovet for noe som kunne spenne over alle de ulike applikasjonene, og da var det to veier å gå. Enten kunne man sørge for at de snakket sammen, eller integrere som det så fint heter.

Eller så kunne man starte på nytt å bygge store, og mest mulig standardiserte systemer, som kunne spenne over hele selskapet.





Ikke enkelt

Løsningen ble ERP – Enterprice Resource Planning, altså verktøy som kunne hente data fra en felles database og brukes på mange områder i bedriften. Regnskapssystemet snakker med personalsystemet som snakker med fakturerings- og innkjøpssystemet osv.

Ideen med ERP, og beslektede systemer som CRM – salgsstøttesystemer, SCM – Supply Chain Management, LCM – Life Cycle Management og andre er veldig god, men slike systemer har en svakhet. Det er store, tunge giganter som er kostbare å tilpasse til bedriftenes spesielle behov. Det er bare å se på markedet for SAP-konsulenter. De er vanskelig å få tak i, og de koster mye per time.

I takt med utviklingen øker behovet for rask omstilling av virksomheter i alle bransjer. Datasystemene må endres i takt med utviklingen, og det er ikke enkelt. Spesielt synlig blir det når virksomheter med ulike systemer fusjonerer.

Undersøkelser viser at i rundt 75 prosent av alle fusjoner reduserer totalverdien. Problemer med samkjøring av systemene er mye av årsaken.





Prosessene

De fleste tunge, overbyggende forretningssystemene er bygget for å automatisere og effektivisere prosesser. Derfor er de fleste slike systemer bygget opp rundt prosesser som vi finner «begravd» dypt inne i dem.

Det gjør at endringer tar tid og koster penger. Jo større systemene blir, desto vanskeligere blir de å endre på. Undersøkelser viser at 70 prosent av toppledere mener at IT-systemene er til hinder for å endre bedriften raskt nok.

Prosessmodellering er ikke av ny dato. Det nye er at leverandørene av store IT-systemer har fattet interesse for BPM – Business Process Management – administrasjon av forretningsprosesser.

Ideen er å skille ut forretningsprosessene og håndtere dem for seg selv på utsiden av de tunge systemene. På den måten er det veldig mye enklere å endre dem samt legge til nye.

Dette kan godt beskrives som at ERP-, CRM- og de andre tunge systemene hakkes opp i små moduler og prosesser som til sammen gjør det samme, men på en mer fleksibel måte.

Samtidig gjør man virksomheten mer oversiktlig. Når IT-systemene settes sammen på denne måten blir det mye lettere og endre på dem. Målet er å gjøre bedriften i stand til å endre systemene i takt med nye krav og omstillinger.





Prosessorientering

En bedrift som skal ta i bruk BPM må gå gjennom fire trinn:

Modellering

Det første er å designe og etablere modeller av de ulike prosessene som til sammen beskriver bedriftens virksomhet. Hva skal oppnås, hvem deltar, hvem skal varsles, osv. En slik jobb gir flere effekter. For det første får man brutt opp virksomheten i mindre elementer. Dette arbeidet gir stor innsikt i bedriftens virkemåte. BPM handler nemlig ikke bare om programvare. Samtidig etableres det et system som er oversiktlig og lett å endre.

Når man jobber på denne måten, er det grunn til å stille spørsmål om hvorfor man gjør et stykke arbeid i det hele tatt, hvorfor man gjør det på denne måten og eventuelt hvordan man kan gjøre det på en ny og bedre måte.





Analyse

Når systemet er modellert, er neste trinn å gjøre en analyse og teste det for å finne feil og kunne gjøre mulige forbedringer. Så langt står dette i sterk kontrast til tradisjonelle monolittiske forretningssystemer hvor det er svært vanskelig og både teste å endre på prosessnivå.





Realisering

Det neste trinnet er å overføre modellene til et samliv med de andre forretningssystemene slik at de kan gjøre nytte for seg. Modellene skal helst også styre implementering/integrering av IT-systemer som skal støtte opp prosessene.





Overvåkning

Når det nye systemet er tatt i bruk, er det mye enklere å overvåkie prosessene enn i monolittiske systemer ved å se på ytelsesindikatorer. En slik overvåking vil raskt gi informasjon som kan brukes til forbedringer. De gjennomføres ved å gå gjennom de fire trinnene på nytt igjen.





Endringsdyktig

En slik oppbygging av forretningsvirksomheten omtales av mange som «agile business», eller endringsdyktig forretningsvirksomhet. Det er enklere å oppnå en slik lett manøvrerbar virksomhet nettopp fordi modellene synliggjør hvordan den fungerer.

Samtidig er det de som styrer IT-systemene. Ved å gjøre endringer i modellene endres IT-systemene delvis eller helt automatisk. Resultatet er alle IT-sjefers drøm: IT-systemer som ikke sinker utviklingen.





Øker raskt

Markedet for BPM er et av de programvaremarkedene som vokser raskest. Det antas at dette området kommer til å tidoble seg de neste fem årene. BPM er raskt i ferd med å endre seg fra et område for spesielt interesserte til å bli et utbredt og svært viktig verktøy.





Kilder: Bjørn Erik Willoch, Willoch Management GmbH og Dr. M. Naci Akkok, sjefarkitekt i Oracle Nordics og Assoc. Prof. II ved Institutt for informatikk, UiO