IKKE HELT I RUTE: Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) kjemper en "tofrontskrig" i Norge og i Europa for å fremme utbredelsen av e-handel og eFaktura. (Bilde: Leif Hamnes)
IKKE HELT I RUTE: Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) og direktør Hans Christian Holte kjemper en "tofrontskrig" i Norge og i Europa for å fremme utbredelsen av e-handel og eFaktura. (Bilde: Leif Hamnes)

Mange glapp eFaktura-fristen

  • IT

De nye reglene for mottak av elektronisk faktura

  • En e-faktura er per definisjon en faktura som overføres elektronisk fra selger til kjøper, og ikke på papir.
  • Totalt mottar offentlig sektor rundt 20 millioner fakturaer per år. Fylkeskommuner og kommuner står for 15 millioner av disse.

  • Innen 1. juli 2011 skal alle statlige etater og helseforetak være i stand til å motta fakturaer elektronisk på standard format.
  • Innen 1. juli 2012 er målet at alle offentlige virksomheter – også kommunal sektor – skal kunne motta e-faktura på standard format.

  • På samme tidspunkt skal også næringsvirksomheter pålegges å sende elektronisk faktura.
  • Regelendringen skal ifølge Fornyingsdepartementet (FAD) medføre en samlet besparelse for staten på over 1,1 milliarder kroner over en tiårsperiode.
  • I tillegg kommer muligheten for å kutte kostnader for leverandørene – anslått av FAD til en samlet besparelse på 178 millioner kroner på ti år.

Peppol

  • Peppol er en forkortelse for «Pan-European Public Procurement Online» og er et storskala pilotprosjekt om grenseløs europeisk e-handel koordinert av Norge – ved nettopp Difi.
  • Peppol startet i 2008 med 14 offentlige deltakere fra åtte land, med et totalbudsjett på 19,6 millioner euro.
  • Fra 1. november 2009 ble prosjektet utvidet med fire deltakerland og ytterligere 11,2 millioner euro.
  • Et såkalt «aksesspunkt» i Peppol kan bruke Peppol-infrastrukturen til å ta i mot og videresende fakturaer og andre typer handelsmeldinger på en standardisert måte.

Se også Peppol-faktaside fra Difi.no.

EU-tilpasser formatene

Til de av våre lesere som ikke melder seg helt ut når de leser referanser til ymse forkortelser, formater og standarder:

I avsnittene under kan dere gjenkjenne Difis også langsiktige strategi om å slå to fluer i ett smekk når det gjelder Peppol og norsk e-handel:

  • Difi har nemlig tidligere døpt om ehandel. no-formatet til «Elektronisk handelsformat» eller EHF.
  • EHF er basert på UBL 2.0 (det tidligere nevnte NESUBL-formatet er basert på UBL 1.0) samt arbeidet Peppol har gjort i standardiseringsorganet CEN BII.
  • EHF er dermed kort og godt Peppol-standarden – bare med norske tilpasninger for å følge norsk bokføringslov. Peppol-formatet og EHF skal kunne benyttes på tvers av landegrenser uten tilpasninger.
  • I tillegg til e-faktura omfatter EHF kreditnota og purring, og etter hvert også ordre- og katalogmeldinger.
  • På direktoratets verktøykasse for e-handel kan bedrifter og organisasjoner teste om fakturaer, kreditnotaer og purringer er i henhold til kravene i EHF.

1. juli er passert – dagen da alle statlige etater og helseforetak i Norge skulle være i stand til å motta faktura elektronisk på standard format (det såkalte NESUBL-formatet, som underveis har skiftet navn til Elektronisk handelsformat (EHF), se fakta helt nederst).

280 statlige etater og helseforetak plikter å følge de nye reglene, men slett ikke alle sjekket kalenderen i tide.

Varsellampene blinket rødt hos Difi allerede i februar, da en oversikt viste at bare 12 av de 280 statlige virksomhetene var klare til å håndtere eFaktura.

Siden har skippertaksmentaliteten sparket inn for fullt, og situasjonen er noe mindre dramatisk enn den først så ut.

– Det har skjedd mye siden februar, for å si det sånn – akkurat dét er vi fornøyde med. Det er nå akkurat 200 virksomheter som er klare innen fristen. De resterende 80 må vi følge opp spesielt, via blant annet E-handelsplattformen . Noen av dem som henger etter, opplever riktignok køproblemer med tanke på leverandørene, sier Difi-direktør Hans Christian Holte.

Bare begynnelsen

Statens delvis vellykkede sluttspurt fram mot fristen skyldes ikke minst hektisk aktivitet på nettopp leverandørsiden.

– Mange har allerede løsninger på plass, men fremdeles er det nok de færreste som i realiteten er klare for å håndtere elektroniske fakturaer. Og enda færre vet hva de nye kravene faktisk innebærer, sier Bjørn Røsten, salgsdirektør i Basware Norge.

I bransjen ser man også skjær i sjøen, spesielt når kommunal sektor og privat næringsliv nå står for tur.

– Det offentlige har basert seg på NESUBL, som også er akseptert i de andre nordiske land og i Storbritannia, mens i næringslivet opereres det også med flere andre standarder, sier han

Innen 1. juli 2012 skal nemlig alle offentlige – ikke bare statlige – virksomheter være i stand til å motta elektronisk faktura. Samtidig pålegges alle næringsvirksomheter å sende faktura i elektronisk form.

Ifølge Røsten er det et problem at det finnes en rekke ulike standarder for elektroniske fakturaer.

– For mange er utfordringen mangelen på interoperabilitet mellom de ulike efakturanettverkene man kan velge mellom, sier han.

Må lene seg på bykommunene

Å få statlige (og ikke minst de kommunale, som skal til pers om ett år – se fakta) virksomheter til å omfavne sentralstyrte it-prinsipper og nyvinninger, har i en årrekke vist seg å være mildt sagt vrient.

Denne erkjennelsen har i de siste årene resultert i en stadig sterkere tro på at – Sååå lite gevinst av IT Dette har også blitt melodien når det gjelder innføringen av eFaktura, noe 1. juli-fristen(e) viser.

Tross store utfordringer, regnes det nesten som en «lek» å gjennomføre store it-prosjekter i statlig sektor sammenlignet med kommunene. Hans Christian Holte ser problemet.

– Kommunene blir definitivt en krevende øvelse. Generelt er naturlig nok kompetansemiljøene i kommunene mindre, og kan slik sett sammenlignes med de minste statlige virksomhetene. Vi tenker vel der at dette blir en jobb der vi også må lene oss på de store kommunene som veivisere. Det at det finnes noen gode eksempler, hjelper, sier Holte.





Trenger næringslivet på laget

It-bransjen posisjonerer seg nå for et gryende stormarked.

Men suksess for staten er avgjørende for at kommuner og privat næringsliv følger etter i 2012, mener løsningsarkitekt Øyvind Skarelven i UNIT4 Agresso.

– Kommunene er naturligvis spent på om innføringen av e-faktura i de statlige virksomhetene gir de forventede positive resultatene. Og dersom privat næringsliv ser at det nye formatet i offentlig sektor benyttes og fungerer, er veien kort til at de også tar systemet i bruk. Vi har flere private aktører som ønsker å være med og teste ut løsninger for å sende på dette formatet, sier Skarelven.

For finske Basware er erfaringen fra hjemlandet (som innførte et lignende eFaktura-krav i fjor) at myndighetene så behovet for å subsidiere eFaktura-bruken, spesielt for mindre virksomheter.

Det resulterte i en kontrakt med den finske statskassen om å la leverandører av alle størrelser bruke e-faktura kostnadsfritt opp mot statlige virksomheter – subsidiert av staten selv.

– Suksessen eller fiaskoen for ethvert e-fakturainititativ avhenger av å få leverandørene ombord, uavhengig av størrelse, lokasjon eller industri, sier Bjørn Røsten.





Vil ha grenseløs e-handel

Det er altså behov for enighet om standarder, og ikke minst tilstrekkelig oppslutning rundt én løsning for å oppnå kritisk masse.

Dette er da også anerkjent av Difi – som må være å regne som en europeisk størrelse på e-handelsområdet.

Da det i vår ble klart at de statlige virksomhetene slet med tidsfristene, så Difi anledningen til å oppfordre statens virksomheter til å bruke prosessen til samtidig å støtte opp om et annet av Difis mest prioriterte og prestisjetunge prosjekter – det europeiske e-handelsprosjektet Peppol (se også faktaboks).

I april gikk Difi ut med en etter forholdene kraftig oppfordring til virksomheter som er meldingsformidlere og store fakturautstedere:

Ta i bruk Peppol, gjør dere klare for EUs infrastruktur for eFakturaer, og skaff dere status som «aksesspunkt» i Peppol.





To fluer i en smekk

Statlig nøling ga slik sett Difi muligheten til å kombinere den norske eFaktura-fristen med drahjelp til sitt eget Peppol-prosjekt.

– Har initiativet virket, Hans Christian Holte?

– Ja, vi ser at flere nå implementerer Peppol-standarden i sine systemer, og at vi begynner å få ting til med norske aksesspunkter, sier han.

Et «aksesspunkt» i Peppol er en aktør som bruker Peppols infrastruktur for å ta imot og videresende fakturaer og andre typer handelsmeldinger på en standardisert måte.

(For tekniske likheter/ulikheter mellom den norske e-handelsplattformen og Peppol, se boks til høyre)

– Vi er kommet over i operativ drift i Peppol, og nettopp e-fakturadelen av Peppol er nok den som har kommet lengst. I europeisk målestokk er Norge sånn sett godt plassert, på et område hvor Norden leder an i Europa. Andre land har helt andre, og ofte lovmessige, utfordringer, sier Holte.

Les også: Jobber gratis for å redde IT-prosjektene

E-handel skal bli enklere