Ingeniørene skriver uforståelig

En av de viktigste årsakene til vår frustrasjon over de besværlige dokumentene er at vi må lese alt – og allikevel oppfatter vi ikke meldingen. Vi drukner i uforståelige rapporter og annen langhalm.

– Skriv ovenfra og nedover, fra det vesentlige og ned i detaljene. Lag konklusjonen, hovedbudskapet, først! oppfordrer Per Bjørnstad. Bjørnstad har utviklet Nivåmetoden, som effektiviserer skrivingen og sikrer at leserne raskt kan oppfatte hovedbudskapet.

Det er først når du vet hva du vil si, at du kan forklare dine synspunkter. Skill hovedargumentasjonen og detaljene fra hverandre og få klart frem om mottakeren skal gjøre noe eller ta stilling til noe.

Undersøkelser viser at informasjonsflommen vokser hurtig. Mange forteller at de skriver mer i dag enn de gjorde for to år siden. Ingeniører og forskere kan bruke over halvparten av arbeidstiden sin på skriving. Men alle klager over at de har mindre tid til å lese. De må sile informasjonen strengt, og selv viktige dokumenter rekker de bare å skumlese.

Skriver mer – leser mindre

– Skriftlig dokumentasjon har en sentral plass i beslutningsprosessene i arbeidslivet. I dag blir dokumentene raskt distribuert via Internett eller Intranett. Men dokumentene blir skrevet på tradisjonell måte. Argumentasjonens struktur, form og oppbygging er slik som den gang vi sendte dem i konvolutt, sier Bjørnstad.

Kommunikasjonsprosessene krever store ressurser. Hvis vi summerer tiden det tar å utarbeide et teknisk dokument, en forskningsrapport eller et saksdokument, og tiden mottakerne må bruke på å lese, forstå og behandle dokumentet, får vi store tall.

– Med dagens tidspress og resultatkrav er det grunn til å spørre: Hva gjøres for å rasjonalisere kommunikasjonsprosessen og sikre at et skriftlig budskap blir oppfattet korrekt så raskt som mulig?, spør Bjørnstad.

Drukner i detaljer

Dokumentets omfang henger sammen med oppgaven, og enkelte ganger har vi behov for å fremstille detaljerte beviskjeder.

–Derfor bør vi først og fremst tilrettelegge dokumentets struktur. Leserne må ikke drukne i detaljer, men inviteres til å fordype seg i det stoffet som de har behov for eller interesse av, sier Bjørnstad.

Mange bruker kronologi når de skriver. Først beskriver de hva som ble utført, og i neste avsnitt forteller de om hvilke resultater de fikk. Dermed kan leseren bli trukket inn i detaljene allerede midtveis på første side. Dette er en av årsakene til at så mange leser bakfra, i håp om å finne en overordnet konklusjon.

Både i tekniske rapporter og forskningsdokumenter kan det være satt av plass til et sammendrag. Men denne plassen blir ofte dårlig utnyttet fordi den bare brukes som en slags innholdsfortegnelse – eller rett og slett fordi den er for lang. Et sammendrag på to sider eller mer, er ubrukelig, mener Tormod Bjørnstad.

Må se målet

Før man begynner å skrive må man spørre seg: Hva skal dette budskapet brukes til, hva skal mottakeren gjøre? Forskningsavdelingen i en av våre største industribedrifter skrev faglig gode rapporter, men de hadde ikke sammenheng med beslutningsprosessene i bedriften. Resultatene var ikke vektlagt eller vurdert med tanke på praktiske løsninger. Det ble bare svart på hva som var funnet, ikke hva som burde gjøres.

Dette berører et ganske allment problem: Vi formulerer ikke tydelig hva vi mener mottakeren skal gjøre, men lar det ligge uskrevet mellom linjene. Allikevel forventer vi at leserne skal studere hele dokumentasjonen inngående og komme til det samme resultat som oss. Dette er kanskje en av de viktigste årsakene til vår frustrasjon over de besværlige dokumentene: Vi må lese alt, og allikevel er det ikke klart hva som forventes av oss.

Nye verktøy

– Det er gledelig å se hvor mange som er takknemlig for å få opplæring i effektive skriveverktøy, forteller Bjørnstad. Med Nivåmetoden blir skriveprosessen snudd på hodet.

Det er krevende å legge om skrivevanene, men denne metodens dataverktøy gir resultater på kort tid. Vi kan vanligvis alt for mye om det vi skriver om. Derfor må vi ha hjelp til å strukturere oss. Ved hjelp av noen dialogbokser kan vi klarlegge budskapets kjerne og strukturen på brødteksten.

Lederansvar

– Mange ledere lar den enkelte medarbeider skrive etter sitt eget hode. Men dokumentene er bedriftens ansvar og det bør stilles krav til både argumentasjon og struktur, mener Bjørnstad.

– Her er det et stort potensial for effektivisering. Vi har brukere som forteller at de skriver 30 prosent raskere med Nivåmetoden og at besparelsen for leserne er på over 50 prosent. Det betyr at dersom 20 medarbeidere bruker halvparten av tiden sin på å lese og skrive, så vil man kunne oppnå besparelser på mellom 500.000 kroner og 1,5 mill. per år!

Men aller viktigst er det å sikre at dokumentenes kvalitet holder mål slik at budskapet når frem. – Vi må gjøre noe med kommunikasjonsprosessen før vi drukner i uleselige budskap, sier Bjørnstad.