ALARM: Spesialist i dokumentasjon, Stein Tore Johnsen mener at det går på sikkerheten løs og at det sløses med ressurser og midler i dokumentasjonen offshore. - Hvorfor ha bunkevis med dokumenter når det holder med noen få sider, sierhan. (Bilde: Anders J. Steensen)

Drukner i dokumenter

  • Industri

Kongsberg: – Offshoreindustrien er helt på villspor når de skal levere dokumentasjon. Det er ikke lenger ingeniørene og sluttbrukerne som bestemmer hva som skal leveres, men dokumentstyring. Da blir det forlangt mye unødvendig dokumentasjon som er svært kostbar og som er til ingen nytte, sier Stein Tore Johnsen.

Han er administrerende direktør i firmaet ibruk AS som er spesialister på å utvikle og produsere brukerdokumentasjon. På kundelisten har ibruk Aker Kværner, Kongsberg gruppen, Forsvaret og Siemens.





Gammel bekymring

I en Norsok-rapport fra 1995 blir det henvist til at det er et betydelig potensial å spare på dokumentasjonskrav og krav til inspeksjon ved leveranser til offshoreindustrien. Norsok-rapporten antyder at det er mulig å spare opp til 70 - 80 prosent av arbeidsinnsatsen ved å forenkle kravene.

Hele Norsok-prosessen var innrettet på å forenkle både krav og prosedyrer for leveranser offshore. Blant annet ble det lagt vekt på å forenkle dokumentasjonen, slik at sluttbruker fikk overlevert det som var nødvendig og ikke alle dokumentene som var produsert i forbindelse med fabrikasjon eller anskaffelse av utstyr.





Internasjonale standarder

Et annet element var også at det i større grad skulle brukes utstyr som var laget i henhold til internasjonale standarder og normer, hvor produsentens egenkontrollsystem skulle ivareta at det utstyret som ble levert, var iht. spesifikasjonene og kvalitetsstandardene.

Disse intensjonene innebar også at dokumentasjonen for dette ligger hos leverandøren.

– Alt for mange krever en full manufacturing record book, MRB. Det innebærer at alle produksjonsprosesser og kontroller skal dokumenteres og overleveres. Sluttbrukeren har behov for et sertifikat som viser at leveransen er iht. standarder normer og spesifikasjoner. Resten av dokumentasjonen blir arkivert hos leverandørene.





Feil organisert

– De fleste feil skjer i forbindelse med organisering av prosjektene. I stedet for å vurdere hvilke dokumentsjonsbehov det respektive prosjektet har, tar selskapene snarveien, og lar dokumentstyringsavdelingen kopiere listen fra forrige prosjekt, uten at det er foretatt en kritisk gjennomgang av om det virkelig var behov for denne dokumentasjonen, sier Johsen.

Han mener det både vil øke sikkerheten og at det er mye å spare ved å endre denne praksisen. Særlig feil som kan oppstå fordi det kopieres, kan være kritisk.

– Da mister bedriftene forbedringspotensialet.





Kunden må bestemme

Mye kan standardiseres. Normalt er rundt 20 prosent av leveransene prosjektspesifikke.

– Kunden må bestemme hva som er relevant dokumentasjon, og så må leverandørene følge dette. Det er ingen som spør etter sveisesertifikater på alle sveiste deler i en bil. Det vi ønsker er en rettledning i bruk og normalt vedlikehold av utstyret. Slik kan det i mye større grad gjøres for offshoreutstyr også. Da vil dokumentasjonen reduseres og sikkerheten øke, fordi sannsynligheten for å finne feil dokumentasjon redusereres, sier Johnsen.





Sier nei til krav

Bedriftseier og mesén, Trond Moen, høstet applaus da han refset StatoilHydro under et arrangement i Bergen nylig.

– Dere får ikke den dokumentasjonen dere forlanger. Vi gir ikke fra oss dokumenter som inneholder våre bedriftshemmeligheter. Da kan alle få tilgang til disse ved at StatoilHydro inkluderer våre spesialiteteter i sine spesifikasjoner inn i sin neste forespørsel og distribuerer denne til våre konkurrenter. Det er å stjele vår kompetanse. Vi kan ikke gi bort våre konkurransefortrinn, sier han.