FORNØYD BRUKER:Tingrettsdommer Nina Opsahl er fornøyd med det nye kunnskapsbaserte saksbehandlingssystemet, men ser frem mot en videreutvikling mot mer elektronisk kommunikasjon.

Dommere går digitalt til verks

Norske domsstoler har tatt i bruk avansert elektronisk saksbehandling. Nå forbereder de seg på en heldigital saksbehandling og kommunikasjon.

Det er Computas som sørger for at de som havner i rettssystemet får en så rettferdig og effektiv behandling som mulig.

IT-bedriften har levert et avansert saksbehandlingssystem til Domstoladministrasjonen som effektiviserer saksbehandlingen og sørger for at de som arbeider med den juridiske prosessen får de opplysningene de trenger.

Computas har sin bakgrunn i DNV – Veritas, men er i dag et frittstående selskap. På midten av 80-tallet blomstret visjonene rundt AI, eller kunstig intelligens. Slike systemer skulle revolusjonere hverdagen vår. Fullt så fort gikk det ikke, men det hele konkretiserte seg i en ny måte å representere kunnskap. Teknikken gikk ut på å skille kunnskap og de regler som behandlet kunnskapen. På den måten kunne de to elementene bearbeides uavhengig, og det kan forenkle vedlikehold og oppdatering.

Skomaker og lest

Computas har blitt ved sin kunnskapsbaserte lest. Nå utvikler selskapet kunnskapsbaserte informasjonssystemer for en rekke kunder. Norske dommere er sist ute med sitt nye system og det er enda mindre håp for håpefulle lovbrytere som gjerne skulle forsvinne i papirmølla.

Prosjektet som er blitt til et nytt saksbehandlingssystem for ting- og lagmannsrettene ble startet for fire år siden og er levert i flere faser til det nå er ferdig implementert.

Lovisa

I løpet av kort tid har Lovisa, som er en forkortelse for Lovinformasjonssystem, blitt innført i rettsinstansene hvor det har erstattet et eldre og konvensjonelt saksbehandlingssystem. Gamle data er blitt konvertert og 1600 brukere er lært opp i systemet.

Formålet med det nye systemer er først og fremst å øke informasjonssikkerheten og gjøre det enklere for saksbehandlere og dommere å få tilgang til og registrere informasjon. Lovisa holder rede på alle detaljer i saksgangen og hvem som skal få informasjonen som legges inn. I motsetning til det tidligere systemet er informasjonen i Lovisa lagret i en sentral database hvor dommere og saksbehandlere har tilgang.

- Det er nok noen dommere som misliker at andre skal bestemme hvordan de skal gjøre jobben sin, men det er nok en vanesak, sier prosjektleder for Lovisa Morten S. Hagedal i Domstoladministrasjonen.

Prosesser og regler

I motsetning til et klassisk saksbehandlingssystem skiller Lovisa mellom selve logikken, reglene og arbeidsflyten. Systemet forholder seg til konkrete ting som sak, dommer, anke, domsavsigelse osv. Hvis det gjøres endringer i lovverket, eller i gebyrer, er de øyeblikkelig tilgjengelig på riktig sted for alle som arbeider med slik informasjon.

I Lovisa har Computas skilt mellom prosesser og regler. Prosessene styrer arbeidsflyten og sørger for at de oppgavene som skal gjøres flyter korrekt, f. eks. mellom saksbehandler og dommer. Sammen med oppgavene følger det med detaljerte beskrivelser om hva som skal gjøres ofte med hjelpetekster. Arbeidsflyten er basert på kunnskap fra rettsvesenet og ”best practice”

- Mye av arbeidet med prosjektet ligger nettopp i denne innhentingen og modelleringen av kunnskap forutsetter et tett samarbeid med fagpersoner hos kunden over lang tid, sier salgssjef i Computas Tom A. Hanssen.

Reglene beskriver hvordan de ulike prosessene flyter gjennom rettsapparatet. De beskriver at det skal sendes brev, holdes møte, at det skal beregnes rettsgebyr osv. Fordi alle regler, prosesser og informasjon er lagret sentralt i en database bidrar systemet til en så lik behandling over hele landet som mulig.

Mindre dobbeltarbeid

For noen år siden pekte Andersen Consulting på at navnet til en tiltalt ble registrert hele elleve ganger fra pågripelse til vedkommende fikk dom i høyesterett. Lovisa bidrar allerede til mindre dobbeltregistrering mellom politiet og domstolene. Men på tross av det nye saksbehandlingssystemet lever papiret ennå i beste velgående i det norske rettsystemet. Det meste av kommunikasjonen med advokater og andre er det posten som tar seg av.

Det er meningen at Lovisa skal utvikles videre mot en mest mulig papirløs saksbehandling hvor kommunikasjon mot advokater og andre eksterne aktører skal skje elektronisk. I fremtiden skal det klare seg med å registrere et navn i en sak en gang.

God erfaring

- Det tidligere systemet ble stort sett benyttet av sekretærer og saksbehandlere. Veldig få dommere brukte det, sier tingrettsdommer Nina Opsahl. - Lovisa, derimot, er blitt et viktig verktøy i jobben vår. Her får vi rask tilgang til alle opplysningene i saken og de dokumentene vi trenger i forbindelse med den.

Tingrettsdommeren og hans kolleger kan glede seg over at gjenbruk av informasjon er mulig. I det tidligere systemet, som var basert på Word Perfect 5.0 på Unix, kunne ikke dommerne en gang lagre dokumenter elektronisk .

- Vi kunne ikke kopiere opplysninger mellom domsstoler når saker ble flyttet eller når noen anket. Vi kunne bare skrive ut. Nå kan vi hente opp dokumenter og gjenbruke formuleringer mellom saker, sier en storfornøyd Opsahl.

Jobb gir oversikt

Det er strenge krav til at alt som angår en rettsprosess skal journalføres.

- Systemet krever at vi gjør dette på en korrekt måte og selv om det krever en del jobb, gir det orden og god oversikt. Samtidig er det lett å sende over dokumenter til andre rettsdistrikter og vi kan hente opp saker når vi jobber hjemmefra, uten å trekke rundt på store papirbunker.

Ifølge Opsahl er ikke først og fremst effektivisering som har vært formålet med Lovisa i den første utgaven. Det er kravene til journalføring som har gjort det nødvendig å utvikle systemet. Systemet har ikke redusert papirmengdene. Dokumenter blir fremdeles brukt og tatt godt vare på, men etterspørselen er redusert. En viktig årsak til papirets overlevelsesevne er at all korrespondanse med advokater og andre eksterne foregår på papir, delvis på grunn av behovet for juridisk bindene underskrifter. I fremtiden vil elektroniske signaturer løse dette problemet og det vil både bidra til effektivisering og til reduksjon av papirmengden.